Odpowiedni tryb pracy i wdrożenie kilku nawyków do codziennego planu dnia może zwiększyć Twoją efektywność. Na czym jednak ten odpowiedni tryb polega? Jakie są skuteczne metody zarządzania czasem? Odpowiedzi na te pytania przygotowała firma Eden Springs.

Zarządzanie czasem – jak zaplanować pracę?

Jeśli masz problem z terminową realizacją zadań, ich liczba może Cię wkrótce przytłoczyć, przez co przestaniesz nad nimi panować. Jak do tego nie dopuścić?

Na początku każdego dnia powinieneś przygotować listę rzeczy do wykonania. Możesz ją zapisać na kartce, w kalendarzu lub w komputerze – to nie ma większego znaczenia. Najważniejsze, abyś mógł szybko do niej zajrzeć, więc miej ją zawsze pod ręką.

Spisanie listy zadań ułatwi Ci zaplanowanie pracy na cały dzień. Dzięki odznaczaniu kolejnych zadań będziesz mógł na bieżąco kontrolować postęp swojej pracy oraz zauważysz, które zadania są najbardziej czasochłonne.

Wydaje Ci się, że jesteś w stanie zapanować nad swoją pracą bez planu? Pamiętaj, że w natłoku obowiązków bardzo łatwo przeoczyć niektóre sprawy lub wykonać zadania niekompletnie.

Zarządzanie czasem pracy – jak ustalić priorytety?

Gdy udało Ci się spisać wszystkie zadania, możesz przejść do ustalania priorytetów. Przede wszystkim musisz wiedzieć, które projekty są danego dnia najważniejsze, a które można wykonać później. Dzięki temu ustalisz kolejność realizacji poszczególnych punktów i ile czasu będziesz musiał poświęcić na każdy z nich.

Zwróć też uwagę na stopień trudności wszystkich zadań. Te najbardziej zaawansowane powinieneś wykonać na samym początku dnia. Gdy się z nimi uporasz, realizacja drobnych projektów pójdzie Ci bardzo sprawnie. Jeśli jednak zaczniesz od tych najłatwiejszych zadań, a duże projekty wciąż będziesz odkładać na później, pod koniec dnia okaże się, że jesteś zbyt zmęczony, żeby się z nimi zmierzyć.

Zarządzanie czasem – jak zadbać o otoczenie w pracy?

Nawet skrupulatnie przygotowany plan nie zagwarantuje Ci szybszej realizacji zadań, jeśli w biurze będziesz czuć się niekomfortowo. Musisz więc zadbać o odpowiednie warunki pracy. Jak to zrobić?

Przede wszystkim uprzątnij biurko. Chaos nie sprzyja koncentracji, poza tym w bałaganie trudno znaleźć rzeczy potrzebne do pracy. Najważniejsze, byś utrzymywał porządek w dokumentach. Te, których aktualnie nie używasz, powinny trafić do teczek lub segregatorów.

Zadbaj też o swój kręgosłup. Usiądź wygodnie i zwróć uwagę, by krzesło znajdowało się na odpowiedniej wysokości (tak by ekran komputera znajdował się nieco poniżej wysokości oczu), a fotel miał regulowane oparcie. Pamiętaj też, aby nie wieszać na krześle grubych kurtek lub szali, ponieważ mogą źle oddziaływać na ułożenie kręgosłupa.

Zarządzanie czasem –  jak się nie rozpraszać?

Ulubiony utwór, spokojna muzyka, szum fal lub lasu – jeśli takie rzeczy wprawiają Cię w dobry nastrój, śmiało z nich korzystaj. Pamiętaj tylko, że mają one pomóc Ci w realizacji zadań, a nie przeszkadzać. Gdy słowa piosenki zbytnio skupiają Twoją uwagę, lepiej zrezygnować ze słuchania jej w pracy.

Uważaj też na wszystkie pochłaniacze czasu, które mogą Cię rozpraszać w ciągu dnia. Są to wszystkie portale społecznościowe, strony z wiadomościami lub nawet prywatna poczta. Pamiętaj, że praca nie jest dobrym miejscem na załatwianie innych spraw. Plotki przez telefon z przyjaciółką czy zakupy przez internet odłóż więc na później, a na pewno zyskasz znacznie więcej czasu na realizację zadań.

Zarządzanie czasem – czy tylko praca?

Choć w biurze najważniejsza jest praca i realizacja zadań, nie możesz zapominać o robieniu sobie drobnych przerw. Chwila odpoczynku od komputera przyniesie ulgę zmęczonym oczom. Rozluźni także wszystkie mięśnie. W trakcie przerwy będziesz mógł uporządkować w głowie to, co do tej pory zrobiłeś. Wiesz, że możesz zarządzać czasem pracy, nie siedząc przy biurku? Na blogu Eden dowiesz się, jak efektywnie wykorzystać przerwę w pracy.

Bez względu na to, czy masz do zrealizowania trzy proste zadania w ciągu dnia, czy pięć trudnych – raz dziennie musisz iść na 15-minutową przerwę. Przysługuje Ci ona, jeśli jesteś zatrudniony na cały etat na podstawie umowy o pracę – Twój przełożony nie może od Ciebie wymagać, abyś z niej nie korzystał.

Może to wydawać się oczywiste, ale przerwę na obiad poświęć na… obiad, a nie np. bierne siedzenie przy komputerze. Aby posiłek – najlepiej ciepły – dodał Ci energii, musi składać się z pełnowartościowych składników. Jeśli mimo zjedzonego obiadu nadal odczuwasz zmęczenie i spadek sił, wypij małą filiżankę kawy. W większości firm ekspresy do kawy stanowią już niemal obowiązkowe wyposażenie biur.

Dzięki tym prostym krokom wiesz już, jak zarządzać czasem w pracy. Więcej przydatnych porad dotyczących efektywnego wykonywania zdań i rozwijania swoich kompetencji odnajdziesz na blogu Eden Springs.