Wydawałoby się, że znalezienie sali na wydarzenie w dowolnej części Polski nie powinno stanowić problemu. W wielu miastach funkcjonują duże centra konferencyjne, placówki szkoleniowe, firmy coworkingowe i inne wynajmujące przestrzeń na godziny oraz hotele. Mimo to wybranie oferty dopasowanej do potrzeb i jednocześnie przystępnej cenowo może sprawić trudność.

Wynika to głównie z faktu, że nie wszystkie obiekty oferujące wynajem sal korzystają z możliwości sprzedaży swoich usług online. O ile bez większych trudności znajdziemy w internecie sale w centrach konferencyjnych, hotelach lub innych dużych jednostkach, to znalezienie pomieszczenia w mniejszych obiektach lub firmach dla których wynajem stanowi jedynie dodatkową działalność może być problematyczne. Część z nich nie informuje na swoich stronach internetowych o takiej możliwości. Inni nie podejmują żadnych działań sprzedażowych w sieci. Sprawia to, że klient szukający sali szkoleniowej nie ma możliwości szybkiego porównania całego dostępnego w wybranym mieście spektrum ofert ani też opcji szybkiej rezerwacji online w tych obiektach, które wciąż opierają się na tradycyjnych metodach kontaktu.

Bukowanie sali szkoleniowej od teraz online

We wrześniu 2017 roku swój debiut miała platforma Spotello, która ma zapewnić możliwość wyszukania, porównania i dokonania szybkiej rezerwacji online wybranej sali szkoleniowej na terenie całego kraju – według schematu "Wyszukaj i zarezerwuj", przyjętego za slogan. Wprowadza to większą elastyczność na rynek, który bazuje na tradycyjnym kontakcie telefonicznym lub mailowym oraz daje klientom perspektywę bukowania sal nawet w środku nocy – poza godzinami funkcjonowania firm.

Portal podąża ścieżką, która została przetarta lata temu na rynku turystycznym. Wszyscy zdążyliśmy się przyzwyczaić do możliwości, które dają nam duże platformy rezerwacji noclegów (m.in. elastyczności, zaawansowanych opcji filtrowania ułatwiających wybranie najlepszej oferty na potrzeby spotkania, a przede wszystkim bezpośredniej rezerwacji online o dowolnej porze dnia i nocy). By udostępnić klientom wymienione korzyści, Spotello korzysta z silnika SmartRooms – systemu ERP, stworzonego dla polskiego rynku MICE i ułatwiającego zarządzanie obiektem konferencyjnym lub szkoleniowym.

Marketplace dla rynku sal szkoleniowych

Przykładowo jeśli nas interesują sale szkoleniowe w Warszawie, wystarczy wpisać w wyszukiwarce miasto, liczbę osób, a z kalendarza wybrać dzień i przewidywane godziny spotkania. W wynikach znajdziemy tylko te obiekty, które spełniają założone kryteria. Oferty możemy zawęzić, korzystając z dostępnych filtrów. Do dyspozycji mamy widełki cenowe, kubatury, wybór ustawienia stołów i krzeseł, typu sali (sale szkoleniowe, konferencyjne, komputerowe, gabinety coachingowe i na rekrutację) udogodnień w obiekcie (jak dostęp do bezprzewodowego internetu, klimatyzacji, opcji noclegowej) oraz usługi gastronomicznej (przerwa kawowa, serwis oraz lunch). Co ważne z perspektywy osób, które wolą osobno organizować sobie posiłek, Spotello wskazuje do których obiektów możemy wnieść swój własny katering.

Wyniki wyświetlają się w kolejności od najtańszych do najdroższych, co buduje przestrzeń do uczciwej konkurencji dla właścicieli obiektów konferencyjnych oraz poszerza możliwości klienta, który może w jednym miejscu porównać dziesiątki sal i wybrać wartościową ofertę w przystępnej dla niego cenie. Co istotne, system na bieżąco przelicza stawki ze wszystkimi wybranymi akcesorami oraz kateringiem. Wyświetlana cena jest zatem łączną sumą netto, jaką przyjdzie klientowi zapłacić za wynajem w danym dniu i z zaznaczonymi udogodnieniami.

Po dokonaniu rezerwacji klient otrzymuje potwierdzenie złożenia zamówienia wraz z voucherem. Zawiera on wszystkie najważniejsze informacje dla klienta, dotyczące wynajmu - m.in. mapkę z lokalizacją obiektu konferencyjnego oraz wskazówki dojazdu. W jednym pakiecie otrzymujemy także bliźniaczy dokument bez szczegółów płatności, który można z powodzeniem rozesłać uczestnikom spotkania.

Za salę zapłacisz online prosto ze smartfona

Platforma wciąż się rozwija i w przeciągu półtora roku pojawiło się kilka istotnych aktualizacji. Przede wszystkim znacząca wzrosła dostępna oferta pomieszczeń do wynajęcia. W tym momencie w ofercie Spotello znajdziemy setki sal szkoleniowych, konferencyjnych, coachingowych i rekrutacyjnych w 32 miastach Polski. Z czasem możemy spodziewać się większej liczby sal oraz miejscowości w ofercie.

Zauważalna jest także zmiana szaty graficznej – tak, by więcej kluczowych informacji znajdowało się na podglądzie wyników. Lista wyników wyszukiwania została przesunięta w lewo. Dzięki temu po prawej stronie mogła zmieścić się duża mapa ze wszystkimi lokalizacjami, dostępnymi do rezerwacji. Znacząco ułatwia to porównywanie ofert wynajmu oraz znalezienie sali w konkretnej dzielnicy.

Co istotne, platforma została dostosowana do potrzeb ruchu z urządzeń mobilnych – teraz bez problemu dokonamy rezerwacji sali szkoleniowej w dowolnym miejscu bez dostępu do laptopa czy komputera stacjonarnego. Strona jest w pełni responsywna, dzięki czemu nie ma trudności w korzystaniu z dostępnych funkcjonalności, w tym mapy. Ponadto za salę zapłacimy online – przelewem, Blikiem lub kartą płatniczą.

Społeczność trenerów biznesu

W nowej wersji Spotello stawia na tworzenie przestrzeni do wymiany doświadczeń i myśli dla osób, które zawodowo zajmują się szkoleniami, są trenerami biznesu lub prowadzą coaching. Twórcy zapraszają do korzystania z otwartej przestrzeni blogowej, na której każdy może zamieścić swój artykuł. Trenerzy dostają zatem do ręki narzędzie do promocji, budowania swojego wizerunku (dzięki możliwości stworzenia własnego profilu - wizytówki) oraz miejsce do publikacji własnych wpisów.

Dla organizatorów konferencji i szkoleń otwartych został przygotowany specjalny moduł eventowy „Tymczasem w salach Spotello”, gdzie można za darmo dodać ogłoszenie oraz promować swoje wydarzenie.

Fot. 1 Pexels.com (Public Domain) / Spotello

Fot. 2 Spotello