Business Process Management (w skrócie BPM) to zarządzanie procesami biznesowymi, które m.in. za pomocą narzędzi informatycznych, umożliwia menedżerom monitorowanie realizacji procesu w celu osiągnięcia lepszych efektów. Ponieważ każdy proces biznesowy podlega zarządzaniu, BPM można stosować we wszystkich procesach. W rzeczywistości najczęściej stosowane są one w firmach przy budowie systemów workflow. Często mają zastosowanie także dla procesów administracyjnych, finansowych oraz dla obsługi klienta.

BPM jest więc podejściem do zarządzania przedsiębiorstwem poprzez zarządzanie procesami biznesowym, monitorowanie przebiegu, jak i podnoszenie ich jakości. Dlatego mówiąc o BPM, często mamy na myśli bardziej filozofię podejścia do zarządzania niż wdrażanie konkretnych rozwiązań informatycznych. Dla małych organizacji możliwe jest wdrożenie BPM jako filozofii podejścia do zarządzania bez dodatkowych inwestycji w duże systemy informatyczne. Te ostatnie częściej wdrażane są w dużych organizacjach, gdzie można uzyskać podniesienie efektywności działania poprzez standaryzację przebiegu procesu.

W każdym przedsiębiorstwie możliwe jest uzyskanie zamkniętej pętli doskonalenia procesów – składają się na to poszczególne zadania:

• Zaprojektowanie procesu tak, by zawrzeć w nim przepływ wszystkich postępujących po sobie czynności wykonywanych przez pracowników. Proces ten powinien posiadać mechanizmy eskalacji, powiadomienia oraz alerty o odstępstwach w czasie realizacji zadań.
• Modelowanie procesu, którego celem jest sprawdzenie, czy wszystkie warianty przebiegu procesu mogące wystąpić w realnych zdarzeniach biznesowych są obsługiwane w zaprojektowanym przebiegu procesu.
• Wykonywanie procesów, których celem jest operacyjne wdrażanie zaplanowanych projektów.
• Monitorowanie przebiegu procesu, a szczególnie osiągania lub odstępstw od założonych progów efektywności.
• Optymalizacja procesów polegająca na przygotowaniu zestawu wytycznych gotowych do wykorzystania podczas projektowania kolejnych procesów uwzględniających doświadczenia poprzednich wdrożeń oraz nowych wymagań rynkowych lub właścicielskich.

Powyższe założenia są możliwe do osiągnięcia bez wdrożenia systemu klasy BPM, ale posiadanie takiego systemu skutecznie ułatwia kolejne etapy podnoszenia efektywności przedsiębiorstwa. Dla podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu informatycznego klasy BPM konieczne jest wykonanie analizy opłacalności pokazującej wszelkie koszty związane z wdrożeniem oraz wszystkie zalety takiego rozwiązania. Wiążą się one najczęściej ze zmniejszeniem ilości błędów w procesie, skróceniem czasu przebiegu procesu, wyeliminowaniem niepotrzebnych czynności lub przekazaniem ich do wykonywania automatycznego, a także z lepszym wykorzystaniem zasobów ludzkich poprzez dopasowanie czynności i ilości spraw, jaką może zająć się konkretny pracownik oraz zarządzaniem czynnościami podczas jego nieobecności.

Najczęściej rozwiązania klasy BPM obsługują procesy związane z przepływem dokumentów w przedsiębiorstwach, np. procesami akceptacji faktury zakupowej lub jej ekwiwalentów, a także obsługą dokumentów wewnętrznych, takich jak wnioski urlopowe lub delegacje. Z tego względu systemy te mają największe szanse wdrożeniowe w sektorze publicznym, we wszystkich centrach usług wspólnych oraz w dużych organizacjach niezależnie od sektora. Jednak część przedsiębiorstw, zgodnie ze swoją specyfiką, może o systemy klasy BPM oprzeć swoje procesy produkcyjne.

Joanna Jurkojć, ekspert sektora biznesowego Capgemini Polska