Zmiany we wzorze zgłoszenia zaczną obowiązywać 10 lutego 2009. Zostały one wprowadzone - z inicjatywy GIODO - rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Jak mówi GIODO, potrzeba określenia nowego wzoru wynikała z oceny kilkuletniego stosowania dotychczasowego formularza zgłoszenia. Najwięcej problemów sprawiało wnioskodawcom prawidłowe wypełnienie części "E" zgłoszenia, która składała się z siedmiu punktów o charakterze opisowym. Administratorzy podawali w niej informacje o środkach zastosowanych w celu zabezpieczenia danych zgromadzonych w zbiorach.

Administratorzy danych, wypełniając tę część zgłoszenia, podawali często wiele informacji związanych z zabezpieczeniem zbiorów, jednak nieistotnych z punktu widzenia spełnienia wymogów ustawowych. Jednocześnie w wypełnionych formularzach brakowało informacji o zabezpieczeniach wymaganych wprost przepisami ustawy.

Stwierdzenie w zgłoszeniu takich nieprawidłowości obligowało GIODO do wydawania decyzji o odmowie rejestracji zbioru danych. Skutki błędnego wypełnienia formularza zgłoszenia miały negatywny wpływ na całą działalność wnioskodawcy, często wręcz uniemożliwiając jej kontynuowanie.

W nowym wzorze zgłoszenia opisowe punkty zostały zastąpione polami wyboru, w których wnioskodawca będzie składał oświadczenie o spełnieniu konkretnych wymogów ustawowych w zakresie zabezpieczeń poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru. Ponadto w tej części zgłoszenia dodany został jeden punkt o charakterze opisowym, w którym wnioskodawca będzie miał możliwość podania informacji o innych środkach zabezpieczeń, niewynikających wprost z ustawy, zastosowanych w celu zabezpieczenia danych.

- Zastosowanie nowego wzoru zgłoszenia powinno spowodować zmniejszenie liczby nieprawidłowo wypełnionych zgłoszeń, wymagających prowadzenia postępowania wyjaśniającego, które przedłuża proces rejestracji zbioru – mówi Michał Serzycki, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. - Jest to szczególnie istotne obecnie, gdy (...) wzrasta świadomość Polaków co do zasad ochrony danych osobowych. Skutkuje ona m.in. tym, że coraz więcej firm i instytucji dopełnia obowiązków związanych z zarejestrowaniem prowadzonych zbiorów danych osobowych, co oznacza zwiększenie liczby wpływających do GIODO zgłoszeń.

Wprowadzenie nowego wzoru zgłoszenia zostało bardzo pozytywnie ocenione także przez administratorów danych osobowych, szczególnie drobnych przedsiębiorców niedysponujących profesjonalną obsługą prawną. Taką opinię potwierdza pozytywna ocena organizacji Business Centre Club.

Wiecej o danych osobowych