Zwolnienie podmiotowe w VAT pozwala sprzedawać towary i świadczyć usługi bez zwiększania ceny o odpowiednią stawkę VAT (23%, 8%, 5%). Jednocześnie pozbawia prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w cenie nabywanych towarów i usług, które są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Jest korzystnym rozwiązaniem, gdyż pozwala przedsiębiorcy na sprzedawanie produktów (świadczenie usług) po niższej cenie (niezwiększonej o kwotę VAT), co sprawia, że jest bardziej konkurencyjny na rynku. Jednak gdy profil działalności wiąże się z dokonywaniem licznych zakupów, atrakcyjność zwolnienia mocno spada, gdyż VAT-u od zakupów nie można odliczyć.

Jedno zwolnienie w dwóch odsłonach

Zwolnienie podmiotowe zostało uregulowane w dwóch przepisach (art. 113 ust. 1 i ust. 9 ustawy o VAT). Chociaż jest to jedno i to samo zwolnienie(w obu przypadkach sprzedaż następuje bez VAT, a zakup bez prawa do odliczenia), to jednak pewne różnice przy ustalaniu prawa do jego wykorzystania wynikają z tego, czy przedsiębiorca rozpoczyna działalność, czy ją kontynuuje. Ze zwolnienia mogą skorzystać przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży opodatkowanej (nie wlicza się do niej kwoty VAT) nie przekroczyła w poprzednim roku 150 000 złotych. Jest to więc konstrukcja przewidziana dla tych firm, które kontynuują swoją działalność gospodarczą. Nowi przedsiębiorcy, którzy chcą uzyskać status podatnika zwolnionego z VAT, muszą dokonać tego, co przy stawianiu pierwszych kroków w biznesie jest bardzo trudne – przewidzieć wartość sprzedaży. Skorzystają ze zwolnienia, gdy przewidywana wartość nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności, w danym roku kwoty 150 000 złotych, tzn. jeśli działalność jest rozpoczynana w połowie roku pilnujemy kwoty 75 000 złotych.

Uwaga! Przedsiębiorca, który rozpoczyna działalność gospodarczą i korzysta ze zwolnienia nie musi (ale może) składać zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R.

W ewidencji pilnuj limitu zwolnienia

Ze zwolnienia można korzystać do momentu, aż firma przekroczy limit sprzedaży w danym roku (ewentualnie sami z niego zrezygnujemy).

Do wartości sprzedaży nie wlicza się jednak dostawy towarów oraz świadczenia usług zwolnionych od podatku (przedmiotowo), a także towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez przedsiębiorcę do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Limitu tego trzeba więc pilnować. Służy do tego ewidencja sprzedaży. Prowadzi się ją za każdy dzień, a zapisów trzeba dokonać najpóźniej przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Jest to bardzo ważny obowiązek podatników zwolnionych. W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi takiej ewidencji albo prowadzi ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, trzeba się liczyć, że fiskus oszacuje wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Co więcej, jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu stawki 23%.

Zanim przekroczysz, zarejestruj

Ustawa o VAT ma jeszcze jedną niespodziankę – zanim przekroczy się limit sprzedaży, trzeba zarejestrować się jako podatnik VAT czynny. O limicie trzeba więc pamiętać i gdy sprzedaż zbliża się do kwoty granicznej, uważnie śledzić wartości, jakie wpisujemy do ewidencji, tak by zdążyć w porę złożyć zgłoszenie VAT-R. Zmiana statusu z podatnika zwolnionego na czynnego obowiązuje od dnia, jaki zostanie wskazany w zgłoszeniu.

Obowiązek podatkowy z momentem przekroczenia limitu

Kiedy trzeba więc doliczyć do sprzedawanych towarów lub świadczonych usług VAT? Jeżeli wartość sprzedaży u przedsiębiorców zwolnionych z podatku przekroczy kwotę uprawniającą do zwolnienia, zwolnienie traci moc w momencie przekroczenia tej kwoty. Opodatkowaniu podlega nadwyżka sprzedaży ponad tę kwotę. Dokonując wcześniej zakupów, przedsiębiorca zwolniony z VAT nie korzystał z prawa do odliczenia, teraz takie prawo nabywa.

Uwaga! Za zgodą naczelnika urzędu skarbowego można pomniejszyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą np. z faktur dokumentujących zakupy dokonane przed dniem utraty zwolnienia. Muszą być jednak spełnione warunki:

1. trzeba sporządzić spis z natury zapasów tych towarów posiadanych w dniu, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty,
2. sporządzony spis musi trafić do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 14 dni, licząc od dnia utraty zwolnienia.

Przekroczyłeś bez rejestracji

Może się jednak zdarzyć, że przedsiębiorca w natłoku różnych zajęć nie zwróci uwagi na przekroczoną wartość sprzedaży (w szczególności, gdy ustalał tę kwotę w proporcji do okresu prowadzenia działalności gospodarczej) albo błąd wkradł się do ewidencji sprzedaży. W takiej sytuacji trzeba jak najszybciej naprawić całą sytuację, składając jednocześnie tzw. czynny żal (czyli informację o popełnionym czynie wraz z wyjaśnieniem okoliczności), by uniknąć odpowiedzialności karnej skarbowej. Trzeba będzie więc złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R (lub jego aktualizację, wskazując na zmianę statusu podatnika z VAT zwolnionego na VAT czynnego) i niestety zapłacić zaległy podatek wraz z odsetkami (chyba że czas przekroczenia jest jeszcze na tyle krótki, że zmieścimy się w terminie płatności podatku), chociaż do sprzedanych towarów już go nie doliczymy.

Katarzyna Rola-Stężycka, Tax Care

Czytaj: Chcesz być zwolniony z VAT? Nie musisz składać zgłoszenia VAT-R