E-faktury - oszczędność czasu i pieniędzy

Wystawiając elektroniczne faktury ustrukturyzowane dopełniasz wszystkich obowiązków prawnych, a jednocześnie sprawiasz, że proces wystawiania faktur i ich wysyłki jest znacznie krótszy, prostszy i tańszy. E-faktury to konkurencja dla faktur papierowych na wielu poziomach. Na początek warto oczywiście zwrócić uwagę na kwestię kosztów. Faktury papierowe generują ich znacznie więcej — trzeba kupić papier, drukarkę, tusz, opłacić wysyłkę, koperty. Wszystkie ewentualne korekty także przechodzą drogą listowną, co generuje kolejne problemy. Z przypadku e-faktur twój koszt to program do ich wystawiania oraz media do obsługi komputera. Faktury elektroniczne wystawia się szybciej, wysyłkę można od razu zrobić przez e-mail zapisany przy danych klienta. Programy do faktur dodatkowo umożliwiają wysyłkę monitów i przypomnieć o zaległościach.

Zalety faktur elektronicznych

Do przechowywania faktur ustrukturyzowanych elektronicznych nie potrzebujesz wielkiej szafy, która z czasem okazuje się za mała. Do faktur wystawionych online wystarczy dobry dysk, a często wszystko masz także w koncie na platformie księgowej, z której korzystasz. To kolejna oszczędność, tym razem miejsca. Także większe bezpieczeństwo. Dzięki programom i platformom do faktur możesz je także wystawiać w dowolnym miejscu, dostęp do nich także możesz mieć niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz. To ogromne ułatwienie np. dla osób, które dużo podróżują, często są w trasie, a jednocześnie muszą mieć dostęp do własnej księgowości. Warto jednak sprawdzić, czy wszystkie informacje, które wprowadzasz do systemu, są przechowywane w bezpiecznej chmurze, a same dane przesyłane dzięki protokołowi SSL.

Takie rozwiązania przy coraz powszechniejszej pracy zdalnej gwarantują efektywność wykonywanych zadań, możliwość podejmowania ich w bardzo różnych miejscach, a jednocześnie program do faktur jest bezpieczny i nie generuje obaw o bezpieczeństwo twoich danych. Wybierając jednak program do fakturowania online, warto przygotować się na zmiany, które zaczną obowiązywać w 2023 roku.

Krajowy system e-faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. To kolejne rozwiązanie z zakresu uszczelnienia systemu podatkowego w Polsce i poprawę kontroli państwa nad działaniami podatników. KSeF służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dostęp do niego możliwy jest od 1 stycznia 2022 roku. Na razie jednak jest to rozwiązanie dobrowolne. To ma się jednak zmienić, gdy  Polska otrzyma decyzję derogacyjną Komisji Europejskiej. Wtedy KSeF stanie się obowiązkowy. Ma tak się stać od 2023 roku. Elektroniczne fakturowanie będzie wówczas wymagane w przypadku każdego podmiotu, który posiada uprawnienia do wystawiania faktur. Jeśli w tej chwili szukasz programu do wystawiania faktur, upewnij się, że zapewnia on integrację z KSeF i umożliwienie wystawienia faktury strukturyzowanej. Unikniesz dzięki temu stresującej zmiany programu na początku przyszłego roku. E-faktura staje się powoli naszą codziennością, warto więc zadbać, aby procesy z nią związane przebiegały maksymalnie szybko i efektywnie.