Mnogość zadań może przytłoczyć

Brrrr. Bardzo to skomplikowane nie tylko w definicji. W biznesowym, realnym życiu to może być jeszcze bardziej pokręcone. Projekt, czyli nic innego jak zaplanowane zadanie do wykonania w określonym czasie przez określony zespół ludzi i przy określonych środkach. W małych i dużych firmach, od lokalnej cukierni czy piekarni, przez biura projektowe, agencje reklamowe, firmy programistyczne i doradcze po wielkie korporacje produkujące samochody czy statki. I wszędzie podobne problemy z wprowadzaniem nowego. Na początku jest pomysł, a potem zderzamy się z, często chaotyczną, codziennością.  Zaczyna się od stworzenia harmonogramu prac, zaplanowania i ciągłego pilnowania reżimu wydatkowania budżetu, kontroli czasu i przestrzegania terminów zamykania poszczególnych etapów projektu, przydzielania zadań pracownikom i kontrolowania ich wykonania. A jeszcze trzeba planować spotkania zespołów, które często pracują w różnych miejscach i jakoś się z nimi komunikować przekazując polecenia, sugestie, czy dzieląc się wątpliwościami. Współpracownicy coraz częściej działają na odległość, co sprawia, że kontakt z nimi jest utrudniony. I ta denerwująca konieczność planowania urlopów, zastępstw za chorujących.

Ułatwienia zbyt liczne

Ludzie kierujący projektami (Project Manager) mają do dyspozycji wiele narzędzi porządkowania swojej pracy i pracy zespołów. Poczta elektroniczna z wieloma  adresami, kilka komunikatorów, różne systemy do zarządzania, narzędzia pomocnicze, jak Excel. Przydają się notatki w telefonach, wreszcie tablica z przypiętymi karteczkami, byle niczego nie zapomnieć, nie przeoczyć. Rozproszone informacje w mail’ach, zapomniane informacje w komunikatorach, niearchiwizowane spotkania na Skype… Te liczne ułatwienia w pewnym momencie pracę utrudniają, bo są… zbyt liczne. A przecież można inaczej.

Efektywne zarządzanie z ograniczeniami

Zarządzanie projektami ułatwiają oprogramowania specjalnie do tego celu tworzone. Dostępnych jest wiele takich programów będących efektem pracy zespołów programistów w różnych miejscach świata, ale w dobie Internetu to przecież nie problem. Pojawiają się jednak inne niedogodności: od ceny po dostosowanie funkcjonalności. Wiele spośród obecnych od lat na rynku mają wady okresu pionierskiego. Programy są często wyspecjalizowane, nieuniwersalne, przeznaczone dla jednej lub kilku branż. Po przeciwnej stronie są oprogramowania zbyt ubogie do prowadzenia w miarę rozwiniętych projektów. Mniej biegli w posługiwaniu się informatycznymi narzędziami narzekają na stopień skomplikowania programów, brak wielu przydatnych, dopasowanych do współczesnych wymogów prowadzenia projektów funkcji. No i rzecz z punktu widzenia planowania całego przedsięwzięcia może najważniejsza: te niedoskonałe programy są zwykle drogie.

Na zysk IC Project

Jest taka polska firma z siedzibą w Kielcach, NGroup System, która ze swoim produktem wyrywa się w świat. Stworzyła uniwersalne oprogramowanie działające w przeglądarce internetowej, które pozwala na kompleksowe prowadzenie i realizowanie różnych projektów. Nazywa się IC Project. Przeznaczony jest dla bardzo szerokiego wachlarza odbiorców: firm świadczących usługi (lokalne piekarnie, punkty naprawy sprzętu, siłownie, ale także duże firmy telekomunikacyjne), agencji marketingowych, software house’ów, firm doradczych, projektowych, obsługujących projekty Unii Europejskiej. W dużych firmach dzięki IC Project można kontrolować i monitorować postęp prac w poszczególnych projektach, a w małych funkcjonowanie całej firmy. Przełóżmy to jednak na język konkretów.

Wszystko pod ręką i z klientem

W tym systemie wszystkie dane i zasoby są w sposób uporządkowany gromadzone w jednym miejscu i przechowywane w chmurze. W ten sposób użytkownik nie musi drżeć o serwery i pamięć komputerów. I o niczym i nigdy nie zapomina. Zawsze przecież można wrócić do systematycznie archiwizowanych danych. I słowo klucz: zarządzanie. IC Project pozwala skutecznie zapanować nad chaosem w firmie rozwijającej nowy projekt. Przydzieli zadania poszczególnym pracownikom, pozwoli na bieżąco śledzić, na jakim etapie jest praca, przypomni o terminach. Kontroluje też na bieżąco budżet. Zaplanuje spotkania i czaty, stworzy kalendarz urlopowy. Dla Project Managera to narzędzie w znakomity sposób ułatwiające pracę i zarządzanie. A jednocześnie przy zleconych zadaniach klient może w prosty sposób włączyć się w realizację projektu i komunikować z zespołem. Wystarczy, że ma dostęp do Internetu, co oznacza, że może również komunikować się używając tabletu, czy telefonu mając odpowiednią aplikację.

Sprawne zarządzanie zadaniami

IC Project w zarządzaniu zadaniami wykorzystuje metodę tablic Kanban. Najogólniej, to wymyślona w Japonii w latach pięćdziesiątych metoda sterowania produkcją. „Kanban dziś oznacza także system informacyjny, system planowania, rozdziału oraz kontroli czynności i zadań produkcyjnych. Tak organizuje się proces wytwórczy, aby każda komórka organizacyjna produkowała dokładnie tyle, ile w danej chwili jest potrzebne” – czytamy definicje pojęcia. Japoński Kanban to w tłumaczeniu szyld, tabliczka, ogólnie „spis widoczny”. Ogromna zaleta tej metody to graficzna i bardzo zrozumiała wizualizacja postępów w danym zadaniu. To taka informatyczna metoda tradycyjnego zostawiania na lodówce karteczek z informacjami w zapracowanej rodzinie, gdzie – z braku czasu i ograniczonych kontaktów – planuje się zadania, przekazuje informacje, przydziela obowiązki.  Wszyscy pracownicy są „podpięci” pod tablice. Aktualizacja danych, wszelkie zmiany są widoczne natychmiast. To na kanbanowych karteczkach wpisuje się wszystkie zadania, przydziela się je poszczególnym członkom zespołu, sprawdza na jakim etapie jest ich realizacja. I przesuwa z etapu „zlecone” do „w trakcie realizacji”, wreszcie „zrobione”. Można je przesuwać także do innych działów. W tym miejscu są też podane i weryfikowane terminy wykonania (prezentacja na systemowym kalendarzu) i planowany czas pracy. Dołącza się także checklist’y umożliwiające kontrolowanie poprawności i oceniające stopień ukończenia danego przedsięwzięcia. System automatycznie wysyła powiadomienia o zbliżającym się terminie wykonania zadania. Wszelkie modyfikacje są oczywiście na bieżąco archiwizowane. I co ważne w dobrze funkcjonującym zespole, to komentarze: można je zostawiać na karteczce kanbanowej, czy rozmawiać przez wbudowany w system komunikator.

Zasoby, ludzie i koszty

Wszystko pod kontrolą, nie dla samej kontroli, ale dla osiągania zaplanowanych efektów. W IC Project można planować i kontrolować na bieżąco zużycie materiałów, towarów i maszyn. I kontrolować finanse projektu, czas pracy pracowników, co pozwala na obserwowanie bieżących wydatków. Poprzez logowanie się w kanbanowej tablicy lub w module „Czas pracy”. Od pracownika nie wymaga to wielkiego wysiłku, jest proste i przejrzyste, kierownikowi projekt daje pełny obraz (poprzez automatyczne raportowanie czasu pracy) włożonego wysiłku w wykonanie powierzonego zadania. Z punktu widzenia managera, niezwykle przydatną funkcją ułatwiającą kierowanie zespołem, jest moduł do zarządzania urlopami pracowników. Składa się tu wnioski urlopowe (widząc oczywiście swoją urlopową pulę), które zatwierdza kierownik projektu mając graficznie przedstawiony i raportowany obraz urlopowego (także chorobowego) planu.

Raporty to kolejne słowo-klucz oprogramowania. Założenia budżetowe muszą być na bieżąco weryfikowane, w innym przypadku trzeba tylko dopłacać. Mechanizm stałego raportowania kosztów przedsięwzięcia w dowolnym momencie realizacji projektu, daje skuteczne narzędzie kontrolowania budżetu. I niezwykle ułatwia planowanie wydatków. Kierujący może otrzymać raporty budżetowe w dowolnym momencie ich realizacji, a także automatycznie raporty i konieczne zestawienia miesięczne, kwartalnie i roczne. Można też dowolnie skonfigurować kryteria czasowe. Na koniec system bez problemu wystawi fakturę.

Komunikacja z kalendarzem

Bez dobrego zespołu i zapewnienia mu sprawnych narzędzi komunikacyjnych (również dla ludzi pracujących zdalnie) trudno wróżyć innowacyjnym przedsięwzięciom powodzenie. IC Project ma skuteczne kanały porozumiewania się. Wbudowany komunikator umożliwia prowadzenie dyskusji między poszczególnymi ludźmi z zespołu, także grupowych i z klientami (ci mają możliwość zalogowania się do systemu). Wszystko jest oczywiście zapisywane, co umożliwia powrót do wymiany informacji i ustaleń na czacie. Można też dołączyć pliki, wysyłać e-mail’e. A gdyby i to nie wystarczyło, mamy pod ręką kalendarz jak najsprawniejszą sekretarkę.  Umówi spotkanie, zorganizuje, powiadomi, pokaże wszystkie wydarzenia. Jest precyzyjny, przejrzysty i skuteczny. Wystarczy dołączyć osoby, podać termin, a kalendarz sprawdzi, czy wszyscy mają wolny termin, roześle zaproszenia (co nie jest trudne dzięki wbudowanej bazie kontaktów).

System kompletny

IC Project jest oprogramowaniem kompletnym, uniwersalnym (dopasowanym do różnych branż i różnej wielkości firm). Przechowywanie danych w chmurze zapewnia ich bezpieczeństwo. Mimo polskiego pochodzenia jest projektem globalnym działającym w modelu internetowym z zastosowaniem stref czasowych. W zasadzie może objąć nielimitowaną liczbę projektów. Działa w sposób intuicyjny, nie odstrasza nawet podchodzących sceptycznie do informatycznych nowinek, gdyż nowi użytkownicy szybko uczą się systemu w trakcie użytkownika.