Elektroniczne zarządzanie dokumentami zmienia już polskie urzędy. Za pomocą profilu zaufanego online można załatwić nawet 500 rodzajów spraw urzędowych, a wiele kolejnych projektów, takich jak mDowód czy mPrawo jazdy, jest w trakcie realizacji. Na system elektronicznej identyfikacji danych rząd przeznaczył 5 mln zł, a jego utrzymanie będzie kosztowało kolejne 8 mln zł rocznie. W praktyce takie inicjatywy nie zawsze przekładają się na wyeliminowanie papierowych dokumentów. Powodem częściowo jest… sam petent.

Potencjał do wykorzystania

Mimo że e-usług przybywa, w 2016 roku skorzystało z nich jedynie 18,8% obywateli. Według planów do 2020 roku odsetek ten ma wzrosnąć do 32%, jednak to wciąż niewiele. Badanie e-Administracja w oczach Internautów przeprowadzone w 2016 roku wykazało, że niemal co trzeci respondent nie był wówczas przekonany do skuteczności załatwiania spraw urzędowych online. Przy tym prawie 20% ankietowanych nie wiedziało, na jaką wejść stronę, aby załatwić swoją sprawę przez internet, bo usługi były zbyt rozproszone.

Duże wyzwanie stanowi także rozdrobnienie systemów i rejestrów należących do administracji publicznej. Obecnie jest ich ponad 680, nawet kilkadziesiąt w przeciętnym urzędzie gminy. Często nie jest możliwe zapewnienie komunikacji pomiędzy istniejącymi systemami, więc w niektórych placówkach dane wciąż trzeba przepisywać ręcznie z jednej bazy do drugiej. Wydłuża to oczekiwanie na decyzję i może powodować gubienie przetwarzanych wielokrotnie dokumentów.

Źródło: Konica Minolta