Według obowiązujących jeszcze przepisów każdy pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres aż 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Polska jest tu jednym z niechlubnych rekordzistów. Dla porównania we Francji taki obowiązek to maksymalnie 5 lat, a w Kanadzie tylko 3 lata. W Holandii w ogóle nie ma nakazu prawnego przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych.

Zdaniem specjalistów  rozwiązanie, jakie obowiązuje w Polsce nie jest efektywne. Przede wszystkim przepisy w tej formie nie są żadną gwarancją dla ubezpieczonych, że będą mogli przedstawić w ZUS dokumenty niezbędne do przyznania emerytury lub renty. Obowiązek ten generuje także duże komplikacje i koszty dla pracodawców. Dokumenty muszą być bowiem przechowywane w formie papierowej w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W przypadku nierealizowania tego obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Aby sprostać przepisom, firmy obecnie często korzystają z usług zewnętrznych. Przyjmuje się, że miesięczny koszt utrzymania akt pracowniczych to rząd wielkości od 10 zł do nawet kilkuset złotych. Zależy to od m.in. liczby zatrudnionych czy objętości teczki pracowniczej. Jeśli pomnożymy te wskaźniki przez maksymalny okres 50 lat, to robi się już bardzo duże obciążenie dla firmy.

Na szczęście dla przedsiębiorców ten przepis ulega zmianie. Od 1 stycznia 2019 roku będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika już nie 50 a 10 lat, w wybranej przez siebie formie - papierowej lub elektronicznej. Jest to niewątpliwie duże ułatwienie dla prowadzących biznes.  Archiwum będzie można prowadzić za pomocą dedykowanych platform internetowych.

Źródło: EBI24