Aby przygotowywać dokumenty w najpopularniejszych formatach, obecnie wystarczy wyłącznie przeglądarka oraz dostęp do internetu. Nic więcej, może poza odrobiną cierpliwości i chęcią do nauki. Tym razem przyjrzymy się więc, jakie zalety i wady niesie ze sobą przygotowywanie i przechowywanie dokumentów w usługach dostarczanych ze zdalnych serwerów.

Czytaj także: Czym jest cloud computing i jakie usługi obejmuje?

Zalety biura w chmurze

Na początek warto sobie zadać pytanie, po co właściwie przenosić zarządzanie dokumentami w biurze do chmury. Czy nie lepiej po prostu zainstalować na dysku twardym nową wersję pakietu Office bądź LibreOffice i zabrać się do pracy?

Jedną z największych zalet oprogramowania chmurowego jest fakt, że zwykle nie wiąże się ono z jednorazowym ponoszeniem dużych kosztów. O ile licencja na pakiet narzędzi biurowych instalowanych na lokalnej maszynie może kosztować stosunkowo dużo, o tyle za aplikacje chmurowe zapłacimy maksymalnie kilka dolarów miesięcznie.

Inną ważną zaletą jest niezależność od sprzętu i miejsca pracy. Przypomnę, że najpopularniejsze pakiety chmurowe do zarządzania dokumentami można obsługiwać z poziomu interfejsu webowego. Oznacza to więc, że nawet jeśli wszystkie komputery w biurze zostaną uszkodzone np. w wyniku burzy, nasze pliki pozostają bezpieczne. 

Dzięki przechowywaniu wszelkich danych na zdalnych serwerach, nie ma również większego znaczenia, z jakiego miejsca chcemy rozpocząć pracę. Identyczne środowisko aplikacji mamy bowiem w biurze, jak i leżąc na plaży z uruchomionym laptopem. 

Czytaj także: Właśnie tak wykorzystuję cloud computing, by ułatwić sobie życie

Wady biura w chmurze

W dualistycznym świecie niestety niektóre zalety oznaczać mogą również i poważne ograniczenia dla technologii chmurowej. Przede wszystkim do pracy niezbędne będzie nam ciągłe połączenie z siecią, bez którego nie uruchomimy nawet webowego narzędzia do wpisywania tekstu.

W związku z tym, że aplikacje chmurowe do zarządzania dokumentami uruchamiane są przede wszystkim w przeglądarce (choć mogą być zintegrowane również z "normalnymi" programami), najczęściej będziemy musieli się liczyć również z mniejszą wydajnością tego typu programów.

Dla niektórych mogą okazać się problemem również regularne opłaty, o których wspominałem na początku. Choć zwalniają nas one z konieczności ponoszenia jednorazowo dużych kosztów zakupu licencji, dodatkowe comiesięczne rachunki z pewnością na dłuższą metę również nie spodobają się wszystkim.

Dobrze też pamiętać, że w przypadku Dokumentów Google, Zoho Docs czy Office 365, jeśli nie zdecydujemy się na zastosowanie dwuetapowego logowania, wystarczy nasz e-mail i hasło, by uzyskać dostęp do wszelkich dokumentów opracowywanych na firmowym koncie. 

Czytaj także: Moc obliczeniowa w chmurze. Same zalety?

Dokumenty Google

Jednym z najpopularniejszych narzędzi do przygotowywania dokumentów online są Dokumenty Google (ang. Google Docs). Umożliwiają one tworzenie dokumentów tekstowych, prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych, rysunków oraz formularzy.

Warto zauważyć, że już od jakiegoś czasu usługa połączona jest z Dyskiem Google, co pozwala na przechowywanie w jednym miejscu niemal dowolnych formatów plików. Obecnie Dokumenty wyszukiwarkowego giganta pozwalają na podgląd formatów narzędzi takich, jak Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, OpenDocument Format, Adobe Portable Document Format (PDF), Apple Pages, Adobe Illustrator, Autodesk AutoCad czy archiwów ZIP oraz RAR.

Bez wątpienia dużą zaletą pakietu jest fakt, że z wszystkich narzędzi w usłudze można korzystać za darmo przez nieograniczoną ilość czasu. Zwalnia nas to więc z jakichkolwiek kosztów licencyjnych, chyba że chcemy wykorzystywać całość w ramach Google Apps (we własnej domenie), dla dużej liczby użytkowników.

Zalety: 

• Duża popularność.
• Darmowe w przypadku niewielkiej liczby użytkowników.
• Obsługa najpopularniejszych formatów plików i archiwów.
• Dostępność dysku, gdzie przechowywać można dowolny rodzaj plików.

Zoho Docs

Mniej znanym pakietem, który jednak pozwala na obróbkę dokumentów w sposób niemal identyczny, jak w przypadku Dokumentów Google, jest zestaw Zoho. W tym przypadku narzędzia do przygotowywania tekstu czy arkuszy kalkulacyjnych są tylko dodatkiem do większego zestawu usług dla firm.

Wśród narzędzi oferowanych przez Zoho dla firm można znaleźć na przykład rozwiązanie CRM, liczne projekty ułatwiające pracę w grupie oraz wymienianie się informacjami. Z usług firmy korzysta już ponad 6 milionów użytkowników, jednak wciąż jest to prawdopodobnie znacznie mniej, niż w przypadku konkurencyjnego rozwiązania od Google.

Zalety:

• Łatwy w obsłudze w przypadku edycji prostych dokumentów.
• Duża liczba dodatkowych narzędzi ułatwiających pracę w grupie i zarządzanie relacjami z klientami.
• Darmowy w podstawowej wersji.

Office 365

Jednym z najatrakcyjniejszych pakietów do obróbki dokumentów online jest zestaw Office 365 od Microsoftu. Niestety w tym przypadku za wykorzystywanie programów z poziomu przeglądarki będziemy musieli każdego miesiąca płacić. 

Poza możliwością wykorzystywania podstawowych narzędzi komunikacyjnych, otrzymujemy również dostęp do chmurowego Excela, Worda, OneNote oraz PowerPointa. Dużą zaletą tego typu programów jest fakt, że zachowały one interfejs znany z instalowanych na biurkowych komputerach aplikacji. Dzięki temu nasi pracownicy nie będą mieli prawdopodobnie żadnych trudności z obsługą narzędzi z poziomu przeglądarki.

Microsoft dość dobrze wykorzystał popularność swojego pakietu biurowego i również wydanie biurkowe wyposażył w wiele elementów, które można powiązać z cyfrowymi chmurami. Możliwość automatycznego zapisywania dokumentów w chmurze czy praca nad jednym plikiem z kilkoma współpracownikami to tylko niektóre z zalet, jakie czekają na nas w przypadku pakietu Office 365.

Zalety: 

• Interfejs bardzo podobny do tego, jaki znamy z instalowanych na dysku lokalnym narzędzi.
• Oferuje zaawansowane funkcje związane z tworzeniem dokumentów.
• Możliwość powiązania standardowego pakietu Office z chmurową wersją, by zyskać dodatkowe funkcje.
• Dodatkowe narzędzia, które mogą usprawnić pracę i komunikację.

Wady:

• Dostępny jedynie w wersji płatnej bądź kilkunastodniowej edycji testowej.
• Bardziej skomplikowany dla osób, które nie miały do czynienia z narzędziami Microsoftu.

Czytaj także: Zaczynasz przygodę z cloud computing? Zobacz na co zwrócić uwagę

Partnerem cyklu artykułów o Cloud Computing jest: