Faktury muszą być dostarczone do odbiorcy bezpośrednio lub pocztą. Dodatkowo obowiązuje ustawowy pięcioletni okres przechowywania faktur. W praktyce oznacza to sześć lat kosztownej dla przedsiębiorców archiwizacji ponad 100 tysięcy ton dokumentów, które muszą być przechowywane w segregatorach na 600 tysiącach standardowych regałów, które stanowią ponad 2500 km akt. Do wyprodukowania takiej ilości papieru musi zostać ściętych ponad 1,5 mln drzew.

>> Czytaj też: Tylko faktury papierowe uprawniają do ulgi internetowej

Biorąc pod uwagę szacunki Unii mówiące, że koszt obsługi faktury może sięgać 2 EUR, i uwzględniając jednocześnie opinię firmy HEUTHES twierdzącej, że w Polsce jest to tylko 1 EUR, otrzymuje się przynajmniej 1,5 mld EUR (6 mld PLN) rocznie na obsługę papierowych faktur. Jest to kwota porównywalna z planowanymi dodatkowymi wpływami do budżetu po obecnym podniesieniu stawki podatku VAT.

Szerokie rozpowszechnienie stosowania faktur elektronicznych to dla firm oczywiste oszczędności czasu, pieniędzy, zasobów i szybszy obrót gotówki, gdyż przesyłki pocztowe z fakturami są dostarczane po kilku dniach.

Najnowsza nowelizacja unijnej dyrektywy 112 dotyczącej faktur stanowi, że faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo, bez konieczności stosowania przez podatników jakiejkolwiek szczególnej technologii fakturowania elektronicznego.

HEUTHES informował już o wyroku z 3.11.2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08, w którym NSA uznał, że to do podatnika należy decyzja, w jakiej formie, elektronicznej czy wydrukowanej, chce przechowywać kopie faktur oraz o wyroku z 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK 1444/09, gdzie NSA uznał, że firmy mogą wystawiać faktury za pomocą programów komputerowych, wysyłać je pocztą elektroniczną w postaci plików.

Po powyższych rozstrzygnięciach prawnych w sprawie faktur i szerokim odzewie mediów komunikaty z Ministerstwa Finansów mówią o tym, że wkrótce Minister Finansów wyda rozporządzenie, zgodnie z którym nie tylko będzie można wysyłać faktury zwykłym mailem, ale nie trzeba będzie ich nawet drukować dla siebie.

Pozostaje mieć nadzieję, że ministerstwo nie będzie czekało z nowym rozporządzeniem dwa lata, czyli tyle, ile wynosi dopuszczalny okres czasu implementacji zapisów dyrektywy do polskiego prawa.

>> Czytaj też: IT Fiction: Prawdziwa papierowość faktury

Wyroki NSA są w Polsce tylko swego rodzaju wskaźnikami dla podobnych spraw rozpatrywanych przez inne sądy i nie tworzą powszechnego prawa. Tym niemniej wskazują kierunek, w którym powinny iść uwzględniające postęp technologiczny przepisy tworzone przez Ministerstwo Finansów. Wobec ostatnich rozstrzygnięć NSA i UE szerokie rozpowszechnienie stosowania faktur elektronicznych zależy od sposobu podejścia do tego zagadnienia Ministra Finansów.

- Szkoda, że pomimo korzystnych dla przedsiębiorców rozstrzygnięć NSA fiskus wciąż oficjalnie wspiera przepisy, które nie uwzględniają postępu technologicznego i tworzą firmom niepotrzebne obciążenia finansowe i organizacyjne, będące w istocie sześciomiliardowym podatkiem od zapóźnienia technologicznego, który na dodatek jest szkodliwy dla środowiska naturalnego - powiedział Wojciech Grzybek, Prezes Zarządu HEUTHES Sp. z o.o.