W Dzienniku Internautów pisaliśmy już o tym, w jakich przypadkach pracodawca może żądać od pracownika odpowiadania na telefony, e-maile itd. Warto jednak odpowiedzieć na jeszcze jedno pytanie: czy pracodawca może żądać podania przez pracowników wybierających się na urlop wypoczynkowy danych teleadresowych umożliwiających wezwanie ich do pracy?

– Biorąc pod uwagę przepisy ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustanowioną w nich zasadę adekwatności nakazującą, aby każdy administrator danych przetwarzał tylko dane, które są adekwatne do celu, w jakim są przetwarzane, należy stwierdzić, że żądanie od wszystkich pracowników podania informacji o miejscu pobytu i numerze telefonu, pod którym można zastać pracownika w czasie urlopu wypoczynkowego, wydaje się nieuzasadnione – uważa Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

GIODO wskazuje na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 1 grudnia 2005 r. (sygn. akt II SA/WA 917/2005), w którym sąd orzekł, iż adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga między uprawnieniem osoby do dysponowania swoimi danymi a interesem administratora danych. Równowaga będzie zachowana jeżeli administrator zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są przetwarzane.

Dlatego pozyskiwanie od wszystkich pracowników wybierających się na urlop takich danych osobowych, jak miejsce pobytu i numer telefonu, na wypadek ewentualnej konieczności odwołania pracownika z urlopu, należy uznać za naruszające zasadę adekwatności przetwarzania danych.

Ponadto konieczność odwołania pracowników z urlopu dotyczy zapewne tylko części zatrudnionych, wobec tego niecelowe jest pozyskiwanie od każdego pracownika idącego na urlop jego numeru telefonu. Przekazanie pracodawcy takich informacji wydaje się uzasadnione jedynie w przypadku pracowników pełniących strategiczne funkcje w firmie lub urzędzie i co do których prawdopodobne jest, że może zaistnieć konieczność odwołania ich z urlopu.

– Ponadto warto, aby w tym przypadku pracodawca rozważył możliwość ewentualnego wyposażenia takich pracowników w telefony służbowe – doradza GIODO - Dzięki temu będzie miał możliwość łatwego skontaktowania się z nimi w czasie urlopu wypoczynkowego, a jednocześnie nie naruszy prawa do prywatności pracowników. Nie będzie bowiem miał potrzeby pozyskiwania prywatnych danych teleadresowych podwładnych.