Podczas rozliczania delegacji kwestią sporną bywa ustalenie faktycznego czasu wykonywania obowiązków. Ważne jest w tej sytuacji miejsce świadczenia pracy. W przypadku zatrudnionych, którzy swoje obowiązki realizują np. w siedzibie pracodawcy, podróż służbowa ma zwykle charakter incydentalny. Inaczej przedstawia się sytuacja, w której podwładny wykonuje pracę mobilną w określonym obszarze geograficznym.

Po godzinach

Przykład: Pan Maciej pracuje na co dzień w siedzibie swojego pracodawcy w godzinach od 9-17 w Krakowie. Jego szef zlecił mu służbowy wyjazd do Warszawy, w związku z czym o godzinie 6 rano wsiada w pociąg i na miejscu jest o 8.30. U klienta jest o 9 i do 17.30 przeprowadza w jego siedzibie szkolenie. Następnie udaje się na dworzec, by o 18.30 wyruszyć w drogę powrotną. Podczas podróży do Krakowa tworzy dokument zdawczy i na miejscu jest o 21.

Zdarza się, że czas poświęcony wyjazdom służbowym znacznie przekracza godziny pracy podwładnego. W tej sytuacji faktyczny czas pracy Pana Macieja przypada na godziny od 9.00 do 17.30 oraz od 18.30 do 21. Zgodnie z wyrokiem SN czas podróży przypadający poza standardowe godziny pracy, czyli w przypadku Pana Macieja jest to od 6 do 8.30, nie można zaliczyć do czasu pracy – mówi Agnieszka Janowska, radca prawny i dyrektor prawa pracy w TGC Corporate Lawyers.

W związku z tym pracodawca nie ma obowiązku wypłacać pracownikowi wynagrodzenia z tytułu nadgodzin i w ten sposób zrekompensować mu czas podróży (wyrok SN z 23 czerwca 2005 r. II PK 265/04).

Za podróż, która wypadła w dzień wolny pracownika, także nie przysługują dodatkowe świadczenia. Pan Maciej z przykładu wykorzystał czas podróży (od 18.30 do 21) na stworzenie dokumentu zdawczego. W związku z tym, że wykonywał on swoje obowiązki, należy się mu wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach. Dowodem, który potwierdzi pracę w czasie podróży pociągiem, jest w tym przypadku dokument sporządzony przez Pana Macieja.

Odpoczynek w czasie wyjazdu służbowego

Przykład: Pan Andrzej pracuje w godzinach od 9-17. Z powodu wyjazdu służbowego musi wyruszyć pociągiem o 3 nad ranem, by po 6 godzinach dotrzeć na miejsce. Od godziny 10 ma spotkania z klientami, które kończą się o 19. Wraca do domu i na miejscu jest o 3 nad ranem.

Jeśli podróż służbowa wiąże się wielogodzinnym przejazdem, który dodatkowo odbywa się nocą, należy rozważyć, co w tej sytuacji z odpoczynkiem pracownika.

Podróż Pana Andrzeja trwała 12 godzin, a faktyczne wykonywanie obowiązków 9, w związku z tym przepracował 1 nadgodzinę. Choć okres podróży nie zalicza się do czasu pracy, to jednak pracownik nie może swobodnie nim dysponować i wykorzystać np. na odpoczynek. Pozostaje więc do rozwiązania kwestia zapewnienia 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Jeśli od zakończenia podróży służbowej do czasu rozpoczęcia pracy pozostało mniej niż 8 godzin, pracownik ma prawo nie przyjść w tym dniu do firmy. Musi jednak uprzedzić o tym fakcie pracodawcę w pisemnym oświadczeniu. Pozwala na to § 3 pkt 5 rozporządzenia ministra pracy z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Co ważne, podwładny może skorzystać z wolnego dnia, ale tylko na swój wniosek i jedynie w tym jednym dniu. Nie ma także możliwości, żeby go odebrać np. w późniejszym terminie.

Pracownik mobilny

Przykład: Pan Krzysztof jest zatrudniony w dziale handlowym. Swoją pracę wykonuje na terenie województwa dolnośląskiego. Na początku listopada szef zlecił mu wyjazd służbowy w jednym dniu do klienta w województwie mazowieckim.

Obowiązki pełnione przez Pana Krzysztofa wymagają stałego przemieszczania się po określonym terenie geograficznym (województwo dolnośląskie), które jest zdefiniowane jako miejsce świadczenia pracy. Dotyczy to również innych pracowników mobilnych np. serwisantów czy kierowców. W tym przypadku wyjazdy nie mają charakteru incydentalnego i należą do standardowych obowiązków służbowych w miejscu świadczenia pracy (wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 350/00). Pracodawca musi w tej sytuacji dokładnie określić geograficzny obszar miejsca pracy.

Sąd Najwyższy w wyroku z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/8) stwierdził, że kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na obszarze określonym w umowie jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77 5 § 1 k.p. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy pracownik musi wykonać zadanie poza geograficznym miejscem pracy, w tej sytuacji wyjazd będzie można zakwalifikować jako podróż służbową.

Miejsce pracy powinno być ustalone w taki sposób, aby zatrudniony miał możliwość wykonać swoje obowiązki, dojechać i wrócić w zakresie umówionej dobowej i tygodniowej normy pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Zwraca na to uwagę SN w wyroku z 11 kwietnia z 2001 r., (I PKN 350/00).

Praca w godzinach nadliczbowych nie powinna być normą, jeśli już się zdarza, to musi wynikać ze szczególnej potrzeby pracodawcy. SN w wyroku z 27 stycznia 2009 r., II PK 140/08 potwierdził, że nawet w przypadku przedstawicieli handlowych nadgodziny nie mogą być stałym elementem ich pracy. Nawet jeśli podróżują tylko w ramach swojego geograficznego miejsca pracy i samodzielnie organizują sobie pracę.

W godzinach pracy

Przykład: Pani Jolanta pracuje codziennie w godzinach od 9 do 17. Otrzymała polecenie służbowe i wyjechała do siedziby klienta w Poznaniu. Pociąg wyjeżdża z Wrocławia o 9 i jest na miejscu o 11. Udaje się taksówką do biura klienta i spędza tam czas do 14.30 i ok. 17 jest na miejscu.

Jeśli wyjazd służbowy ma miejsce w godzinach wykonywania obowiązków podwładnego, to w tej sytuacji zaliczamy w całości go do jego czasu pracy. Zarówno czas poświęcony realizacji zadań (np. spotkanie z klientem), jak również podróż służbowa.

Czytaj także: Jak efektywnie zarządzać czasem w pracy?