Zanim wyślesz JPK_VAT

Jednolity Plik Kontrolny VAT (JPK_VAT) - plik zawierający informacje o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT za dany okres - musi być wysyłany raz w miesiącu, nie później niż 25. dnia każdego miesiąca (chyba, że 25 wypada w dzień wolny - wtedy do najbliższego pracującego dnia).

• Plik JPK_VAT przesyła się wyłącznie elektronicznie w formacie .xml (przeczytaj, jak przygotować plik JPK_VAT).
• Plik przygotowany samodzielnie jako arkusz kalkulacyjny należy zapisać jako .csv. Można go przesłać przez aplikację Ministerstwa Finansów Klient JPK 2.0, która przekształci go w plik .xml.

Co (oprócz pliku JPK_VAT) przygotować przed wysyłką JPK

Wysyłka pliku JPK_VAT wymaga autoryzacji (opcja dostępna tylko do końca 2018 roku!) lub podpisu elektronicznego:

• przy autoryzacji musisz podać: imię, nazwisko, datę urodzenia, NIP albo PESEL oraz kwotę przychodu lub dochodu za rok 2016.
• podpisem elektronicznym jest bezpłatny Profil Zaufany (zobacz w DI, jak założyć Profil Zaufany za pośrednictwem bankowości elektronicznej lub metodą "tradycyjną", która wymaga wizyty w urzędzie) lub płatny certyfikat kwalifikowany.

Wysyłka JPK_VAT bez podpisu (tylko do końca 2018 roku!)

Ministerstwo Finansów umożliwia mikroprzedsiębiorcom, którzy wygenerowali samodzielnie plik .xml, jego wysyłkę bez podpisu elektronicznego i bez pobierania aplikacji na komputer. Do tego celu służy e-bramka JPK_VAT. Przy wysyłaniu swojego pliku musisz podać imię, nazwisko, datę urodzenia, NIP albo PESEL oraz kwotę przychodu lub dochodu za rok 2016.
Możliwość podpisania pliku "danymi autoryzacyjnymi" dają też tymczasowo niektóre programy księgowe.

Wysyłka JPK_VAT bezpośrednio z programu księgowego

Programy księgowe - i firmowe, i stosowane przez biura księgowe - powinny zapewniać obsługę pliku JPK_VAT. W programie można zarówno stworzyć, jak i wysłać JPK_VAT. Wysłać możesz plik podpisany elektronicznie, a więc potrzebny będzie:

• podpis elektroniczny przedsiębiorcy, jeśli JPK_VAT wysyła przedsiębiorca lub

• podpis elektroniczny księgowego oraz nadane mu przez przedsiębiorcę pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1) , jeśli JPK_VAT wysyła biuro księgowe.

Wysyłka JPK_VAT a podpisywanie pliku Profilem Zaufanym

Uwaga! Aplikacje i programy księgowe służą do wysyłki już podpisanego JPK_VAT! Nie umożliwiają samego podpisania pliku podpisem elektronicznym! Możliwości podpisania gotowego pliku JPK_VAT elektronicznie nie znajdziesz też w systemie e-PUAP.

Jeśli jednak dysponujesz Profilem Zaufanym, możesz skorzystać z usługi Ministerstwa Cyfryzacji. Musisz już mieć przygotowany plik .xml (przeczytaj, jak przygotować plik JPK_VAT). Próba wgrania innego pliku do podpisu skończy się niepowodzeniem.

Wysyłanie pliku JPK_VAT przez aplikacje Ministerstwa Finansów

Uwaga! Bezpłatne aplikacje Ministerstwa Finansów nie służą do podpisywania pliku, a tylko do jego wysyłki. Przed wysyłką zatem podpisz plik (opis wyżej).

Aplikacje musisz pobrać na swój komputer (pobieranie aplikacji Ministerstwa Finansów). Masz dwie możliwości:

• e-mikrofirma. Choć nie jest to program księgowy, można w nim wystawić faktury krajowe, zapisywać faktury zakupu i tworzyć ewidencję VAT - na tej podstawie można stworzyć i wysłać JPK_VAT.
• Klient JPK_VAT 2.0. Program umożliwia przekształcenie pliku .csv i wysłanie go do Ministerstwa Finansów.

Teraz już możesz wysłać podpisany plik do Ministerstwa Finansów. Koniecznie pobierz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru - musi mieć status 200, by plik uznać za wysłany prawidłowo. 

W lutym 2018 roku masz czas na wysyłkę JPK_VAT do 26.02.2018 (poniedziałek).
Nie czekaj ze wszystkimi zwlekającymi do ostatniej chwili!