Sytuacja, w której firma traci zaufanie do księgowego, jest dotkliwa dla całej organizacji. Aby uniknąć strat związanych z występowaniem nadużyć, warto rozważyć wdrożenie działań prewencyjnych.

Utrata zaufania do służb księgowo-finansowych może skutkować m.in. tym, że korzystający
ze sprawozdań finansowych nie będą mieli pewności, na ile odzwierciedlają one sytuację firmy i czy księgowy nie jest zaangażowany w oszustwo, które ukryte jest w zawiłych księgowaniach. Wreszcie nierzetelnie prowadzone księgi rachunkowe, stanowiące podstawę rozliczeń z fiskusem, mogą być w przyszłości źródłem zaległości podatkowych. Równie niekorzystna dla firmy może okazać się utrata reputacji wśród kontrahentów.

Przed, czyli lepiej zapobiegać

Jest wiele narzędzi, które firmy mogą stosować, by utrzymywać zdrowe i etyczne środowisko pracy ograniczające znacznie możliwość występowania nadużyć:

• systemy kontroli wewnętrznej i procedury, które po pierwsze jasno określają zakres odpowiedzialności i zapewniają odpowiedni rozdział obowiązków, przez co eliminują okazję, która jest podstawą większości nadużyć występujących w firmach (na przykład fałszowanie wysokości sprzedaży przy jednoczesnym ukrywaniu wpłat od klientów),

• regularne inwentaryzacje (aktywów rzeczowych i finansowych) oraz procedury potwierdzania sald i sumienne ich rozliczanie z wyjaśnieniem wszelkich zidentyfikowanych różnic,

• umiejętność czytania i analizowania sprawozdań finansowych przez kierowników bezpośrednio niezaangażowanych w procesy księgowe – monitorowanie jakości przygotowywanych sprawozdań i kompetencji księgowego (podstawowe wskaźniki ekonomiczne i finansowe oraz przeglądy analityczne),

• przykład z góry i modelowanie w firmie postaw etycznych przy jednoczesnym braku tolerancji dla jakichkolwiek przykładów oszustw czy nadużyć (nawet na niewielką skalę),

• pisemne potwierdzanie przez pracowników zapoznania się z obowiązującymi procedurami, które uniemożliwi zasłanianie się nieświadomością co do funkcjonujących w firmie zasad,

• budowanie w firmie atmosfery odpowiedzialności, zaufania i pracy zespołowej – nie tylko z uwagi na zwiększenie wydajności, ale w myśl zasady, że osobie rozważającej skorzystanie z okazji nadużycia trudniej będzie się na nie zdecydować, gdy lubi i szanuje współpracowników, kierowników czy właściciela firmy,

• systemy motywacyjne, gdzie wynagrodzenia nie są uzależnione wyłącznie od wyników finansowych, co zwiększa ryzyko ich fałszowania.

Ufaj, ale sprawdzaj

Ważnym elementem systemu ograniczającego występowanie oszustw i nadużyć jest audyt wewnętrzny, którego zadaniem jest badanie skuteczności realizowanych w firmie systemów kontroli wewnętrznej oraz identyfikowanie obszarów ryzyka, które powinny, ze względu na interes firmy, być minimalizowane. Jeżeli w firmie nie ma wydzielonej funkcji audytu wewnętrznego, można rozważyć zatrudnienie firmy świadczącej takie usługi i przeprowadzenie projektu, który skoncentruje się na wybranych obszarach działalności.

- Niestety przed oszustwami nie można się zabezpieczyć całkowicie. Nie ma możliwości wyeliminowania ryzyka powstania nadużycia do zera. Jest to spowodowane tym, że niezależnie od tego, jak doskonałe systemy kontroli wewnętrznej i zarządczej funkcjonują w firmie, zawsze najsłabszym ogniwem w tym systemie pozostaje człowiek - mówi Agnieszka Koperska, menedżer w Baker Tilly Poland.

Jeśli systemy wewnętrzne w firmie okażą się nieskutecznym narzędziem w walce z nierzetelnymi pracownikami lub też istnieje uzasadnione podejrzenie wystąpienia nadużycia, przedsiębiorstwo powinno rozważyć zatrudnienie wyspecjalizowanej firmy zajmującej się wykrywaniem oszustw. Pozwoli to nie tylko zidentyfikować osobę odpowiedzialną za nadużycie, ale również oszacować skalę zjawiska. Ponadto specjaliści zabezpieczą odpowiedni materiał dowodowy, który w postępowaniu przeciwko oszustowi pozwoli zmaksymalizować szanse firmy na odzyskanie utraconych dóbr - finansowych czy rzeczowych.

Czytaj także: Ile szef może wiedzieć o pracowniku?