W badaniu wzięto pod uwagę ponad 2,3 mln skrzynek e-mail, które działają na serwerach home.pl. Przeważająca większość z nich należy do małych i średnich przedsiębiorców oraz ich pracowników. Dane pochodzą z 2020 roku. 

Tysiące maili rocznie w pojedynczej skrzynce

Badani użytkownicy poczty e-mail w 2020 roku wysłali i odebrali łącznie 6 mld wiadomości. Według danych home.pl pojedynczy użytkownik skrzynki wysyła i odbiera rocznie 2524 wiadomości. Daje to wynik prawie 50 e-maili tygodniowo i około 7 dziennie. Do przyjęcia? To zależy, jak spojrzeć na przedstawione dane. Realnie przeciętny przedsiębiorca i pracownik najprawdopodobniej musi sobie radzić z większą liczbą wiadomości dziennie.

– Trzeba mieć na uwadze, że część z przebadanych skrzynek e-mail jest wykorzystywana do niszowych zadań i akcji specjalnych. Niektóre z nich powstają jedynie po to, by obsługiwać pewne procesy techniczne, na przykład instalację certyfikatu SSL, która wykonywana jest raz do roku. Jeśli weźmiemy to pod uwagę, liczba maili w przeciętnej, używanej na co dzień skrzynce przedsiębiorcy, może wzrosnąć do nawet 20 dziennie. Oczywiście zdarzają się też skrzynki firmowe, w ramach których liczba wysłanych i odebranych maili w typowy dzień roboczy przekroczy 100 – podkreśla Agnieszka Wojsznis, Head of Customer Development w home.pl.

Godzina dziennie na odbieranie i wysyłanie maili

Wydarzenia z 2020 roku w wielu branżach wymusiły zmianę w podejściu do prowadzenia własnej działalności. Dynamikę zmian napędzały newsy o koronawirusie i bieżące wytyczne związane z lockdownem. Przedsiębiorcy poświęcali sporo czasu na dostosowanie się do nowej rzeczywistości.

To dlatego jeden z wniosków, które pozwala postawić raport home.pl, wydaje się niepokojący. Użytkownicy poczty e-mail aż 1 godzinę dziennie spędzają na czytaniu, edytowaniu, odbieraniu i wysyłaniu wiadomości. W przypadku pracy biurowej byłaby to ilość nierobiąca szczególnego wrażenia. Inaczej jest, gdy weźmiemy pod uwagę, że tyle czasu na obsługę skrzynki e-mail poświęcają pracownicy sektora MŚP, którzy zajmują się handlem, sprzedażą czy produkcją. Każda godzina ich pracy poświęcona na maile to mniej czasu na główne obowiązki.

Skąd 1 godzina dziennie? W 2020 roku było 253 dni roboczych. Jeśli odejmiemy od tego 26 dni standardowego urlopu, uzyskamy liczbę 227 dni roboczych. W przeliczeniu na dzień przeciętny użytkownik badanej skrzynki e-mail otrzyma i wyśle dziennie 11 wiadomości e-mail. Jeśli przyjmiemy, że jednej z nich poświęci 5 minut swojego czasu, otrzymamy 1 roboczogodzinę. 

Najwięcej korzystamy z poczty e-mail na początku tygodnia

Niespodzianką nie jest zapewne fakt, że najwięcej maili polscy przedsiębiorcy i ich pracownicy wysyłają i odbierają na początku tygodnia. Moment kulminacyjny następuje we wtorek. W ten dzień skrzynki przetwarzają 19,3% maili. W drugiej części tygodnia firmy komunikują się nieco mniej. Warto zwrócić uwagę, że pomimo najniższych wartości w sobotę i niedzielę, używanie skrzynek mailowych w tych dniach nie zamiera. Pokazuje to, że spora część przedsiębiorców pracuje także w weekendy.

Wykres: Wysłane i odebrane wiadomości e-mail w ramach serwerów home.pl w 2020 r. w poszczególnych dniach tygodnia.

Początek i koniec roku najproduktywniejsze

Polski przedsiębiorca lub jego pracownik w 2020 roku najwięcej wiadomości e-mail wysłał w listopadzie, choć skrzynki działały intensywnie w całym ostatnim kwartale zeszłego roku. Podobnie jak w styczniu i lutym, ale wtedy jeszcze niewiele podmiotów myślało o masowym przechodzeniu na pracę zdalną.

Na niższym poziomie utrzymują się liczby od marca do czerwca. Odzwierciedla to sytuację związaną z pandemią koronawirusa. Trzeba pamiętać, że w dużej liczbie firm marzec i kwiecień 2020 r. były miesiącami przejścia ze standardowej komunikacji na komunikatory wideo i czaty. Duża część działalności gospodarczych została wtedy zamrożona. 

Wykres: Wysłane i odebrane wiadomości e-mail w ramach serwerów home.pl w 2020 r. Dane z podziałem na miesiące.

Wciąż większość z nas pracuje od 8 do 15

Według badania home.pl w typowy dzień roboczy największą aktywność w korzystaniu ze skrzynek e-mail wśród przedsiębiorców i pracowników odnotowuje się między 8 a 15. 

Pomimo przejścia wielu osób na pracę zdalną utrzymała się tendencja do wykonywania obowiązków w tradycyjnych godzinach.

Wykres: Wysłane i odebrane wiadomości e-mail w ramach serwerów home.pl w 2020 r. w poszczególnych godzinach.

– Postanowiliśmy sprawdzić, w jaki sposób Polacy, głównie przedsiębiorcy i pracownicy sektora MŚP, wykorzystują pocztę e-mail. Jak się okazuje, rola firmowej skrzynki jest wciąż bardzo znacząca, a czas poświęcany na wysyłanie i odbieranie wiadomości stanowi dużą część dnia roboczego w przeciętnej firmie. Nie będzie przesadą stwierdzenie, że jesteśmy zasypywani wiadomościami – podsumowuje Anna Grzelak, Head of Marketing w home.pl.