Usługi poligraficzne? Postaw na DrukMAX – sprawdzona drukarnia, która zadba o wysoką jakość Twoich projektów.

W dobie galopującej inflacji i wzrostu kosztów zatrudnienia przedsiębiorcy szukają oszczędności wszędzie, gdzie jest to możliwe. Jak wynika z badania Polskiej Przedsiębiorczości zrealizowanego na zlecenie firmy inFakt,

• 35% przedsiębiorców szuka tańszych dostawców,
• 33% wstrzymuje inwestycje,
• co czwarta decyduje się na zmniejszenie wydatków biurowych.

Dlaczego optymalizacja druku jest tak ważna?

Drukowanie dokumentów, mimo rosnącej cyfryzacji, nadal odgrywa ważną rolę w codziennej pracy biur. Warto jednak zadać sobie pytanie, czy aktualnie stosowane rozwiązania są kosztowo efektywne. Jak pokazują dane, przy odpowiednim zarządzaniu, możliwe jest znaczące obniżenie kosztów eksploatacyjnych – przez zmniejszenie zużycia papieru i tuszu, a także energii elektrycznej. Przykładowo, ustawienia drukarek na monochromatyczny druk jednostronny w formacie A4 mogą przynieść realne oszczędności.

Rozpoczynając poszukiwanie oszczędności w zakresie druku dokumentów, warto zlecić audyt obecnej infrastruktury drukującej w firmie. Pozwoli to zweryfikować funkcjonalność posiadanych urządzeń i dostosować je do realnych potrzeb organizacji.

• Starsze drukarki często nie dostarczają informacji niezbędnych do efektywnego zarządzania drukiem, przez co nie widać miejsc, gdzie następuje marnotrawstwo materiałów eksploatacyjnych.

Kluczowym aspektem jest także skonfigurowanie ustawień urządzeń tak, by domyślnie druk odbywał się w czerni, w formacie A4 oraz jednostronnie.

Chociaż wydaje się to oczywiste, bardzo często dokumenty są drukowane w kolorze, przez co firmy tracą środki na kolorowy tusz i papier. Według szacunków ekspertów z branży poligraficznej [źródło: https://www.printbear.pl/poradniki/koszty-druku-w-firmie], oszczędności z tytułu wyeliminowania druku kolorowego mogą sięgać nawet 75% w stosunku do zwykłych wydruków.

Ponadto warto wybierać urządzenia energooszczędne, które po okresie bezczynności przechodzą w tryb uśpienia.

• Dzięki temu zmniejsza się zużycie prądu, co ma istotne znaczenie wobec drastycznych podwyżek cen energii.

Równie ważny jest dobór odpowiednich drukarek do wielkości firmy i profilu działalności.

• Duże, wielofunkcyjne urządzenia mogą być nieoptymalne dla małych przedsiębiorstw o ograniczonej przestrzeni biurowej i niskim wolumenie druku.

Z kolei rozproszone zespoły docenią kompaktowe rozwiązania z intuicyjną obsługą.

W optymalizacji kosztów druku pomaga także nadanie odpowiednich uprawnień pracownikom.

• Ponad połowa firm nie monitoruje wykorzystania drukarek przez poszczególne działy [źródło: https://www.digitalhub.com/drukowanie-w-firmie-niekontrolowane-koszty/], więc bardzo często dochodzi do nieuzasadnionego marnotrawstwa materiałów. Wdrożenie odpowiednich polityk i przywilejów może przynieść oszczędności rzędu 20–30% w skali roku.

Podsumowując:

• Przeprowadź audyt infrastruktury drukującej w firmie - zidentyfikuj, które drukarki i urządzenia wielofunkcyjne są nieefektywne i generują dodatkowe koszty.

• Zoptymalizuj ustawienia drukowania. Skonfiguruj urządzenia do domyślnego druku czarno-białego, jednostronnego w formacie A4

• Wybieraj energooszczędne drukarki dostosowane do wielkości przedsiębiorstwa - zainwestuj w nowoczesne urządzenia. -Nowsze modele często oferują lepsze zarządzanie tuszem i energią, co przekłada się na oszczędności.

• Szkol pracowników – zwiększ świadomość korzystania z drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych w sposób odpowiedzialny i oszczędny.

• Nadaj odpowiednie uprawnienia pracownikom do korzystania z drukarek

• Monitoruj zużycie materiałów eksploatacyjnych i planuj – regularnie analizuj wydatki na druk i dostosowuj potrzeby oraz infrastrukturę do bieżących wymagań firmy.

• Analizuj i sprawdzaj zewnętrzne oferty druku - czasem bardziej opłaca się korzystać z usług firm zewnętrznych

Optymalizacja procesu drukowania w firmie to łatwa do złapania szansa na wymierne oszczędności finansowe i ekologiczne. W czasach wzrostu kosztów warto z niej skorzystać.

Foto: Freepik