Nieodpowiednie przetwarzanie danych może mieć poważne konsekwencje. Jak podaje raport Ecopapyrus Document Management z 2017 roku 7,5% dokumentów ginie całkowicie w trakcie procesów organizacyjnych. W najlepszym przypadku skutkuje to jedynie spadkiem produktywności działu, gdyż pracę trzeba wykonać ponownie. W najgorszym – w zależności od ważności dokumentów – skutkiem mogą być straty finansowe lub problemy prawne.

Naturalne są obawy dotyczące bezpieczeństwa, szczególnie w perspektywie wchodzącego w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Tradycyjne środki zabezpieczania treści biznesowych, jak na przykład szafka na dokumenty, nie mają już racji bytu. Na szczęście obserwujemy znaczny wzrost zainteresowania rozwiązaniami chmurowymi do zarządzania operacjami biznesowymi czy łatwego przechowywania i wyszukiwania dokumentów, w których już na poziomie architektury zostały wdrożone odpowiednie funkcje ochronne.

Czytaj także: RODO puka do drzwi. Akredytowany kurs inspektora ochrony danych (IOD). Recenzja oraz sprawdź zapisy na najbliższe akredytowane kursy IOD >>

Wdrożenie systemu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie pozwala zautomatyzować obieg dokumentów i ograniczyć wydatki związane z wymianą informacji nawet o 50% . Rozwiązania wykorzystujące kompleksowe ścieżki audytu i proaktywne techniki raportowania mogą być użyte przez firmy do śledzenia podejrzanych zachowań, takich jak niestandardowe schematy korzystania bądź logowanie się po godzinach pracy. Zapewniają również bezpieczeństwo wszystkich zarządzanych treści dzięki rygorystycznej kontroli dostępu.

Autor: Mateusz Macierzyński, IT/ECM Services Portfolio Manager w Konica Minolta Business Solutions Polska