Choć e-faktury kosztowe już na dobre zadomowiły się w świecie biznesu, pozostałe typy dokumentów wciąż w świadomości przedsiębiorców są głównie papierowe. Tymczasem elektronizować można w tej chwili niemal wszystko, od faktur po kompleksową dokumentację pracowniczą.

Akta pracownicze to zmora większości działów kadrowych. Nie ma się co dziwić, wszak szybkie znalezienie potrzebnych danych wymaga przekopania się przez papierową dżunglę. To samo dotyczy wszelkich umów, pism i decyzji - niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto na zawołanie i bez problemu odszukał w tradycyjnym archiwum konkretny świstek papieru. Elektronizacja tego rodzaju dokumentów jest już możliwa, a korzystanie z dóbr technologii może pomóc przedsiębiorstwom w uporządkowaniu organizacyjnego chaosu.

Elektronizuj i oszczędzaj czas 

Nie da się ukryć tego, że prowadzenie firmy to nierzadko wyścig z czasem. Gonitwa, której skutkiem są często zaniedbania związane z nieprawidłowym zarządzaniem dokumentacją. Raz pilnie potrzebna jest konkretna faktura dla kontrahenta, innym razem pracownik wnioskuje o wgląd do swoich akt i uzyskanie jakiegoś zaświadczenia. Mając na uwadze fakt, że każda taka sytuacja wymaga zanurkowania w papierowym oceanie, trudno połączyć efektywność pracy z korzystaniem z przestarzałych form archiwizowania dokumentów. 

A jak to wygląda w przypadku rozwiązań elektronicznych? Przede wszystkim szybko. Wystarczy cyfrowo odwzorować jakikolwiek dokument (np. za pomocą skanu i podpisu elektronicznego) i dodać go do e-archiwum, a potem błyskawicznie wyszukać posługująć się słowami kluczowymi lub tagami. Automatycznie tworzone backupy zabezpieczą każdy plik przed awarią, co więcej, swobodny dostęp do każdego dokumentu to dla uprawnionej osoby zaledwie jeden klik myszką. 

Nie taka technologia straszna

Cyfrowa transformacja zyskuje coraz więcej zwolenników. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas korzystali wyłącznie z cyfrowych faktur kosztowych, odważniej patrzą w stronę elektronizacji innych typów dokumentów. Nic dziwnego, wszak już same e-faktury pokazały, że digitalizacja jednego dokumentu przynosi firmie oszczędności czasu i pieniędzy. Rozszerzenie tego procesu na akta pracownicze, wszelkie pisma i umowy, jest dla przedsiębiorcy po prostu wygodne i ekonomicznie opłacalne.

Źródło: SaldeoSMART