RODO a obowiązek informacyjny

Artykuł 13 rozporządzenia nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przekazania osobie, której dane dotyczą, informacji dotyczących:

• danych firmy przedsiębiorcy oraz danych kontaktowych;

• danych kontaktowych inspektora danych osobowych, jeżeli jest powołany w firmie (mikro i małe firmy zwykle nie są zobowiązane do powoływania takiej osoby);

• celu przetwarzania oraz podstawy prawnej;

• okresu, przez który dane osobowe będą przetwarzane – czyli w przypadku danych zbieranych wyłącznie dla celów rozliczeń księgowych, będzie to przedawnienie podatkowe lub przedawnienie roszczeń z faktury;

• informacji o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;

• informacji o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;

• kwestii takich jak to, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym, lub też warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych.

Dane wykorzystywane do rozliczeń podatkowych, w tym wystawiania faktur, przedsiębiorca najczęściej pozyskuje od osoby, której one dotyczą, stąd w obowiązku informacyjnym nie musi wskazywać źródła pozyskania danych.

Informacja RODO na fakturze – czy jest konieczna?

Wielu przedsiębiorców po wejściu w życie RODO, zamieszcza obowiązek informacyjny na fakturach sprzedaży. Czy jest to konieczne? Nie. Nie ma ustawowego obowiązku zamieszania klauzul RODO na fakturach. Co więcej, niekiedy zamieszczenie go w takiej formie zamazuje inne informacje na fakturze. Oczywiście nie zwalnia to przedsiębiorcy z wywiązania się z przekazania obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dane przetwarza, jednak nie musi tego robić na fakturze.

Jak można wypełnić obowiązek informacyjny RODO?

Przepisy nie określają wprost formy wykonania obowiązku informacyjnego, stąd pozostawia się tu administratorowi danych pewną dowolność. W praktyce najczęściej wypełniany jest poprzez:

• zamieszczenie dedykowanej strony internetowej i wykorzystywanie przekierowania w procesie dokonywania zakupu,

• utworzenie dedykowanej stopki lub załącznika do maila,

• zamieszczenie odpowiednich klauzul na zamówieniu,

• wywieszenie jej w formie papierowej, w miejscu składania zamówień/dokonywania zakupów – np. w sklepie stacjonarnym.

Obowiązek informacyjny RODO należy więc wypełnić, ale nie koniecznie umieszczając go na fakturze. Forma nie jest określona przepisami. Ważne, aby nie zapomnieć o udokumentowaniu spełnienia tego obowiązku, dlatego jego ustne przekazywanie nie jest najlepszym z możliwych rozwiązań.

Autor: Ewa Szpytko-Waszczyszyn - ekspert wFirma.pl