Bałagan cyfrowy tworzą pliki, dokumenty oraz dane przy braku pełnego wglądu czy kontroli firmy nad tym, w jaki sposób są one przechowywane i kto ma do nich dostęp. Jako zagrożenie dla bezpieczeństwa można uznać fakt, że według badania 72% pracowników przechowuje w pracy dokumenty, które zawierają wrażliwe dane lub informacje pozwalające na zidentyfikowanie konkretnych osób, które w przypadku ujawnienia mogłyby zaszkodzić wizerunkowo lub finansowo firmie, jej pracownikom oraz potencjalnym klientom.

Uporządkowanie bałaganu cyfrowego stanowi wyzwanie dla firm, a jednym z najważniejszych kroków do pokonania go jest zrozumienie, kto odpowiada za ten stan rzeczy. Niemal trzy czwarte (71%) pracowników uważa, że to nie oni, lecz kierownictwo firmy lub personel ds. IT lub ds. bezpieczeństwa powinien odpowiadać za udzielanie odpowiednich praw dostępu do wiadomości e-mail, plików oraz dokumentów. Problem polega na tym, że o ile personel ds. IT oraz bezpieczeństwa może kontrolować dostęp udzielany pracownikom do plików i folderów, nigdy nie można wykluczyć błędu ludzkiego. Przypadkowo bądź celowo, pracownicy mogliby przekazać swoim kolegom lub osobom spoza firmy dane uwierzytelniające dostęp lub pominąć administratorów IT, używając nowych narzędzi do współpracy. Ponieważ pracownicy tworzą i wspólnie pracują nad wieloma dokumentami jednocześnie, wszyscy muszą wziąć na siebie odpowiedzialność za swoje działania prowadzące do bałaganu cyfrowego.      

Jak wynika z raportu, w codziennym życiu pracowników można zidentyfikować nawyki, które korelują z tworzeniem bałaganu cyfrowego. Poza tym, że większość ludzi ma podobne nawyki jeśli chodzi o organizowanie swojej lodówki oraz życia cyfrowego, 88% osób, które reorganizują swoją lodówkę przed świętami, robi coś podobnego w przypadku swoich plików związanych z pracą.  

Zdaniem Maksima Frołowa, wiceprezesa ds. sprzedaży globalnej, Kaspersky Lab, biorąc pod uwagę wykładniczy wzrost ilości danych, kierownictwo firm powinno zwrócić uwagę na bałagan cyfrowy i potencjalne zagrożenia, jakie niesie ze sobą. To prawda, że uporządkowanie swojej lodówki nie gwarantuje ochrony przed incydentami naruszenia bezpieczeństwa, jednak przyjęcie tego samego podejścia w stosunku do bałaganu cyfrowego uczyni nas bardziej odpornymi wobec cyberzagrożeń. Pracownikom należy wyjaśnić, jaki jest najlepszy sposób zarządzania swoimi zasobami cyfrowymi. Należy ponadto stosować proste, a zarazem skuteczne sposoby, które zamiast potęgować redukują złożoność.       

Źródło: Kaspersky Lab