94% firm, które wzięły udział w badaniu “Komunikacja SMS w firmach”, samodzielnie buduje swoje bazy. Robią to poprzez własny system online, stacjonarnie przy kontakcie, rejestracji, zakupach, zapisie do newslettera czy klubu lojalnościowego. Wartość wnoszona przez komunikację prowadzoną przez firmę może skutecznie przezwyciężyć obawy przed wykorzystaniem danych personalnych. Dowodzą tego m.in. badania uniwersytetów w Muenster i Groningen z 2017 roku na grupie 1397 respondentów. Zbadano m.in. jakie czynniki wpływają na uzyskanie zgód na przetwarzanie danych przez firmy. Model pokazuje, że treści wartościowe dla odbiorcy wpływają na jego mniejszy opór w udzieleniu zgody.

W budowaniu profesjonalnej bazy danych podstawą jest uczciwość oraz jasne intencje w zbieraniu i przetwarzaniu danych. RODO podkreśla znaczenie tych elementów. Każe także przemyśleć proces przepływu danych w firmie, by uczynić go jak najbezpieczniejszym dla danych klienta. Najlepszą wskazówką marketingową przy budowaniu baz jest tzw. permission marketing. Komunikujemy się tylko z klientem, który tego chce i udostępnia dane kontaktowe, ponieważ widzi w tym wartość dla siebie.

Po wejściu w życie RODO nie będzie już konieczne m.in. zgłaszanie baz danych osobowych do GIODO czy regularna zmiana haseł do baz. Pojawi się natomiast wymóg myślenia o ochronie danych w dłuższej perspektywie, już na etapie tworzenia nowych rozwiązań. Zgodnie z wypływającą z RODO zasadą minimalizacji danych, będą mogły być zbierane tylko te dane, które są niezbędne do realizacji celu, dla którego je zebrano (zasada celowości). Przykładowo do zrealizowania kampanii SMS potrzebne są tylko numery telefonów, więc pobieranie adresów zamieszkania do tego celu będzie niezgodne z wytycznymi.

Ważne jest stworzenie rejestru czynności przetwarzania, czyli dokumentu zawierającego cel przetwarzania danych, ich rodzaj oraz wskazany administrator. Kontekst wykorzystania bazy także jest ważny, ponieważ firma, która przygotowuje bazę, przekazuje ją następnie do twórcy oprogramowania. W ten sposób w procesie przetwarzania danych osobowych pojawia się podmiot przetwarzający (procesor). Informacje o tym komu będą udostępniane dane osobowe muszą znaleźć się w klauzuli informacyjnej. Administrator powinien przedstawić ją klientowi jeszcze przed udzieleniem przez niego zgody (żeby mogła ona zostać udzielona w pełni świadomy).

Budowanie baz w oparciu o wcześniejszą relację z klientem pozwala osiągać lepsze wyniki w kampaniach SMS. Trudno się temu dziwić - kto lubi nieznanego, nachalnego telemarketera lub akwizytora? Niechciana wiadomość tekstowa budzi negatywne emocje i zwykle trafia do kosza. Czy stara baza jest do wyrzucenia? UODO wymagała na tyle precyzyjnych rozwiązań, że dotychczasowe stosowanie się do niej ułatwi polskim firmom wdrożenie RODO. W przypadku stałego kontaktu z klientami i samodzielnego tworzenia aktualnie wykorzystywanej bazy, wystarczy przedstawić klientom informacje, o które RODO rozszerza obowiązek informacyjny w stosunku do wymagań UODO. Między innymi RODO wymaga, aby administrator informował klientów, których dane przetwarza o okresie przechowywania ich danych. Jeżeli pozyskana od klienta w trakcie obowiązywania UODO zgoda została udzielona w sposób dobrowolny, konkretny, świadomy i jednoznaczny, nie będzie konieczne zbieranie nowych zgód. Podsumowując, jeśli wcześniej sumiennie podeszliśmy do zebrania danych, nie powinno być żadnego problemu w zakresie korzystania z już posiadanych przez administratora zgód. RODO to nie rewolucja.

Autor: Andrzej Ogonowski, PR & brand manager w SMSAPI; źródło: Profeina.pl