Fakt 1. Najefektywniej pracujemy przez 75% czasu przeznaczonego na zadanie. Przy planowaniu kolejności działań warto pamiętać o tym, że człowiek najlepiej koncentruje się na zadaniu w środkowym etapie wykonywania pracy. To znaczy: jeśli planujemy pracować przez 2 godziny, to pierwsze 15 minut przeznaczymy na wdrożenie się w temat, a ostatnie 15 minut będzie oczekiwaniem na zakończenie czasu pracy. Gdy znamy tę zależność, możemy odpowiednio manewrować naszymi działaniami w czasie, aby osiągnąć jak najlepsze rezultaty.

Fakt 2. Każde zadanie możesz wykonać szybciej, niż to zaplanowałeś. Według prawa Parkinsona praca rozszerza się tak, aby wypełnić cały czas dostępny na jej ukończenie. Na przykład na ten sam projekt możesz poświęcić godzinę lub cały dzień – wszystko zależy od tego, jakie ramy czasowe sobie narzucisz. Spróbuj przeznaczyć mniej czasu niż zwykle na wykonanie danego zadania i sprawdź, czy zdążysz.

Fakt 3. Wydajność znacząco spada po pojawieniu się dystraktora. W efektywnym zarządzaniu czasem kluczowe znaczenie ma odpowiedni poziom koncentracji – dzięki temu szybciej wykonujemy daną czynność i osiągamy lepsze rezultaty. Każdy pojawiający się rozpraszacz znacząco wydłuża czas wykonywania zadań. To tzw. efekt piły, czyli zjawisko spadku efektywności po pojawieniu się czynnika rozpraszającego. Zakłada się, że straty wydajności sięgają nawet 30%.

Fakt 4. Wystarczą niecałe 2 godziny, aby wykonać najważniejsze zadanie dnia. Jeśli znasz zasadę Pareta, to pewnie słyszałeś o tym, że już 20% wszystkich podejmowanych przez nas działań prowadzi do 80% rezultatów. Pozostałe aktywności przynoszą mało zauważalne efekty. Co to oznacza w praktyce? Jeśli umiejętnie wyodrębnisz najważniejsze zadania i im poświęcisz swój czas, osiągniesz lepsze efekty, niż gdy skupisz się na każdym zadaniu w takim samym stopniu. Co ciekawe, na podstawie zasady Pareta powstała też inna zależność – reguła 96, która konkretyzuje, ile czasu w ciągu 8-godzinnego dnia pracy powinno się przeznaczyć na najważniejszy projekt. Jest to dokładnie 96 minut nieprzerwanej pracy.

Fakt 5. Niedopasowana technika zarządzania czasem powoduje efekt organizacyjnego jo-jo. Jeśli zdarzyło Ci się kiedyś wprowadzić w życie którąś z metod zarządzania sobą w czasie, a mimo to po kilku dniach wróciłeś do starego, chaotycznego trybu dnia, to dopadł Cię syndrom organizacyjnego jo-jo. Polega on na tym, że mimo starań i stałej kontroli działania pod koniec dnia i tak zostaje mnóstwo niezałatwionych spraw. Winę za to może ponosić niedopasowanie stosowanych technik do własnych upodobań, stylu pracy i temperamentu.

Autor: Monika Pikor, They.pl. Źródło: HRS.com