Nowe zwolnienia elektroniczne

Chory pracownik nie zawsze jest w stanie wykonywać swoje obowiązki, dlatego (jeśli tak zaleci mu lekarz) powinien zostać w domu. Takie czasowe zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy dokumentowane jest zwolnieniem lekarskim, które pracownik jest zobowiązany dostarczyć do miejsca pracy. Od nowego roku nie będzie musiał przedstawiać go pracodawcy osobiście - zrobi to lekarz, wprowadzając L4 do systemu.

Zmiany te z pewnością usprawnią przepływ dokumentów między pracownikiem, pracodawcą oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Pracownik nie będzie miał też możliwości sfałszować zwolnienia lekarskiego, zaś pracodawca będzie mógł (również online) wystąpić do zakładu Ubezpieczeń Społecznych o kontrolę prawidłowości jego wystawienia. Zmniejszy się więc liczba nadużyć, popełnianych w tym zakresie.

Jeśli chodzi o elektroniczne L4, pracodawca ma szczególnie ważny obowiązek - powinien on założyć profil informacyjny na platformie ZUS.

Wystawianie e-zwolnień a obowiązki pracodawcy

Płatnik składek, który zgłasza powyżej 5 ubezpieczonych, ma obowiązek założyć profil informacyjny nie później niż do 31 grudnia 2015 roku. Samo założenie konta nie jest skomplikowane - zakłada się je dla osoby fizycznej, przez internet i bezpłatnie. Dokonuje się tego za pomocą Platformy Usług Elektronicznych - systemu udostępnionego przez ZUS. Płatnik powinien jednak posiadać także profil zaufany, a do tego ma obowiązek utrzymywać go również wtedy, gdy nie będzie miał obowiązku wysyłania dokumentów elektronicznych (np. w sytuacji, gdy zmniejszy się liczba zatrudnianych przez niego osób). Jeżeli pracodawca założy profil do 31 grudnia 2015 roku, nie musi informować o tym fakcie osób zatrudnianych.

Pracodawcy, którzy nie zatrudniają więcej niż 5 osób, nie muszą zakładać profilu informacyjnego. Będą więc oni wówczas otrzymywać wydruk elektronicznego zwolnienia lekarskiego, a pracownicy będą im je dostarczać w ciągu 7 dni od momentu wystawienia. Nie oznacza to, że mają zakaz tworzenia kont w systemie ZUS - jeżeli się na to zdecydują, będą mieli takie uprawnienia, jak więksi pracodawcy, którzy posiadają profil zaufany. Jeżeli płatnik, niezależnie od tego, ilu pracowników zgłasza do ubezpieczenia, nie założy konta w systemie ZUS do końca roku 2015, ma obowiązek poinformować na piśmie swoich pracowników o konieczności dostarczania papierowych zwolnień lekarskich od 1 stycznia 2016 r. W przypadku zatrudnienia nowej osoby w trakcie roku 2016 pracodawca powinien poinformować ją o tym najpóźniej w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu.

Gdy płatnik dopełni już obowiązku i założy profil po 31 grudnia 2015 r., jest zobowiązany do poinformowania pracowników o ustaniu konieczności dostarczania papierowych wersji zwolnień.

Procedura wystawiania elektronicznego L4

Dzięki cyfryzacji procesu wystawiania zwolnień lekarze zyskają większy dostęp do informacji zgromadzonych na kontach ubezpieczonych i płatników składek w zakresie niezbędnym do wystawienia L4. Będzie ono miało formę dokumentu elektronicznego, uwierzytelnionego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Odbiorcami takiego zaświadczenia będą zarówno ZUS, jak i pracodawca.

Lekarz przekazuje wystawiony dokument do elektronicznej skrzynki podawczej ZUS, który z kolei udostępni je bezpłatnie płatnikowi składek na jego profilu informacyjny. Powinno to odbyć się nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego. L4 w formie elektronicznej będzie traktowane tak samo, jak to wydane tradycyjnie. Dokładniejsza kontrola zwolnień lekarskich

Wprowadzone od nowego roku zmiany pozwolą skuteczniej kontrolować proces wystawiania zwolnień lekarskich i ograniczyć liczbę nadużyć w tym zakresie, zwłaszcza jeśli chodzi o zwolnienia krótkotrwałe. Do tej pory, ze względu na stosunkowo długi czas dostarczania L4, niełatwo skontrolować, czy zwolnienie z obowiązku pracy jest realizowane zgodnie z przeznaczeniem. Krótszy będzie też czas oczekiwania na wypłatę świadczeń z ZUS.

Pracodawca nie zawsze otrzyma e-zwolnienie

Płatnik składek może otrzymać zwolnienia elektroniczne tylko, jeśli posiada zaufany profil. Utrudniony dostęp będzie miał też do nich, gdy lekarz wystawiający zwolnienie nie ma dostępu do internetu lub wystawia L4 w trakcie wizyty domowej. W takim przypadku, a także na wyraźne żądanie pacjenta, dozwolone jest wystawienie zwolnienia tradycyjnego, jednak lekarz ma obowiązek każdorazowo wprowadzić je do systemu ZUS w ciągu trzech dni od wystawienia dokumentu lub od ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zaświadczenia. Wystawianie zwolnień lekarskich na formularzu ZUS ZLA będzie jednak możliwe tylko do 31 grudnia 2017 roku. Do tego czasu nawet płatnik, który posiada profil w systemie ZUS, może odbierać L4 pracowników dwiema drogami: online i w formie papierowej.