Przedsiębiorcy, którzy nie dokonują rocznego rozliczenia podatku w imieniu swoich pracowników, muszą do końca lutego przekazać im oraz urzędom skarbowym imienne informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za poprzedni rok. Służy do tego formularz PIT-11.

Rozliczenie na podstawie PIT-11

PIT-11 musi trafić do wszystkich pracowników, którzy nie korzystają z możliwości rocznego rozliczenia ich podatku przez pracodawcę.

Te osoby, które przez cały rok pracowały u jednego pracodawcy, mogły uniknąć samodzielnego rozliczania podatku dochodowego i składania rocznego zeznania. Rozliczy ich pracodawca, jeśli do 10 stycznia otrzymał oświadczenie na druku PIT-12, w którym została wyrażona taka wola oraz wskazane informacje o niekorzystaniu z ulg i preferencji podatkowych oraz o braku innych dochodów (z wyjątkiem wskazanych w ustawie, jak np. ze sprzedaży nieruchomości).

Podatnicy, którzy chcą jednak dokonać samodzielnego rozliczenia, potrzebują danych, które pozwolą im na właściwe wypełnienie zeznania. Są to informacje dotyczące w szczególności wysokości osiągniętego przychodu, poniesionych kosztów, uzyskanego dochodu, dochodu wolnego od podatku czy pobranych zaliczek. PIT-11 zawiera także dane o składkach na ubezpieczenie społeczne, które odlicza się od dochodu oraz na ubezpieczenie zdrowotne, które zmniejszają podatek.

Nie tylko pracodawcy

Formularz PIT-11 sporządza i przekazuje szereg płatników. Poza pracodawcami można wskazać także np. spółdzielnie pracy, banki (od wypłaconych emerytur i rent z zagranicy), uczelnie (od wypłaconych stypendiów).

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, która musi obliczyć i pobrać od podatnika podatek i wpłacić go fiskusowi.

Do urzędu według miejsca zamieszkania

Informację PIT-11 należy przekazać zarówno podatnikowi, jak też urzędowi skarbowemu. Właściwość określa się według miejsca zamieszkania podatnika, a nie jego zameldowania. W sytuacji, gdy pracownik przeprowadzał się w trakcie roku, właściwość ustala się według ostatniego dnia roku podatkowego. Oznacza to, że decydujące jest miejsce zamieszkania w dniu 31 grudnia. Pamiętajmy, że warto rozliczać się w mieście, w którym faktycznie mieszkamy, bo z naszych podatków finansowane są lokalne inwestycje (drogi, szkoły, biblioteki itp.).

Inaczej sytuacja wygląda z osobami, które wyjechały za granicę i 31 grudnia nie mieszkały w Polsce. Dla nich właściwym pozostanie urząd według ostatniego miejsca zamieszkania w kraju. Natomiast w przypadku osób, na których ciąży tzw. ograniczony obowiązek podatkowy (przebywają na stałe za granicą, ale osiągają też dochód w Polsce), PIT-11 powinien trafić do urzędu obsługującego osoby zagraniczne.

Ograniczony obowiązek podatkowy dotyczy tych osób, których miejsce zamieszkania znajduje się za granicą (czyli przebywają w innym państwie dłużej niż 183 dni w ciągu roku lub ich ośrodek interesów życiowych znajduje się w innym kraju). Podlegają one opodatkowaniu w Polsce tylko od uzyskanych tu dochodów.

Do końca lutego

Koniec lutego to podstawowy termin przekazania informacji PIT-11. Uwaga! Dochowany będzie, jeśli do dnia 29 lutego PIT zostanie nadany w placówce Poczty Polskiej, nawet jeśli do urzędu faktycznie wpłynie później. Trzeba pamiętać, że terminu tego nie uda się przesunąć. Nawet jeśli właściciel małej firmy np. trafi do szpitala.

Ale uwaga! Jeżeli powstanie opóźnienie, tzn. informacja zostanie wysłana lub przekazana po tym dniu, trzeba liczyć się z odpowiedzialnością za wykroczenie skarbowe. Jednak ponieść ją może tylko taka osoba, której można przypisać winę i przed wymierzeniem kary okoliczności opóźnienia powinny być dokładnie zbadane, a wina udowodniona. W podanym przykładzie można bronić się okolicznością pobytu w szpitalu.

W 2012 r. najniższa grzywna za wykroczenie skarbowe wynosi 150 zł, a najwyższa 30 tys. zł. Przy opóźnieniu w złożeniu informacji PIT-11 można liczyć na dolne granice kary. Górne dotyczą czynów o większej społecznej szkodliwości, jak np. niepłacenie podatków w terminie.

Termin ten może nie mieć zastosowania, gdy pracownik zmienił pracę w trakcie roku i złożył pisemny wniosek o sporządzenie informacji PIT. Wtedy czas na wywiązanie się z obowiązku to tylko 14 dni liczone od dnia złożenia wniosku. W tym samym czasie informacja musi trafić do urzędu skarbowego.

Można przez internet

Składanie dokumentów do urzędu przez internet to znaczna oszczędność czasu i pieniędzy. Koszt wysyłki to nie tylko opłata za list polecony (opłata za taką wysyłkę to 3,75 zł), ale także koszt materiałów biurowych. PIT-11 to kłopotliwy dokument, w szczególności dla tych pracodawców, którzy zatrudniają wielu pracowników. Muszą liczyć się z koniecznością wysłania wielu listów do wielu urzędów.

Niestety PIT-11 mogą złożyć przez internet tylko te podmioty, które posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli ktoś go jeszcze nie ma, to za późno, by w tym roku zdążył go uzyskać. Warto jednak pomyśleć nad tym rozwiązaniem na przyszłość gdyż pozwoli, zdalnie załatwiać wiele spraw urzędowych. Poza PIT-11 kwalifikowanego podpisu wymagają także inne dokumenty, np. deklaracje VAT. Oczywiście pracownikowi PIT-11 trzeba dostarczyć osobiście lub pocztą.

Błędy można skorygować

Błędy rachunkowe i inne pomyłki mogą zdarzyć się także w przekazywanej informacji PIT-11. Jeśli zostaną zauważone, muszą być skorygowane. W tym celu wypełnia się ponownie formularz PIT-11, zaznacza okienko wskazujące, że cel składania tego dokumentu to korekta. Trzeba pamiętać, żeby dołączyć pisemne wyjaśnienie przyczyny składania korekty. Nie trzeba obawiać się odpowiedzialności karnej, gdyż za złożenie korekty organ nie może karać. Korektę trzeba przekazać fiskusowi i pracownikowi.

Katarzyna Rola-Stężycka, Tax Care

Czytaj także: Źle obliczyłeś podatek? Złóż korektę