W tym artykule przeczytasz o:

• Harmonogramie wdrożenia KSeF i nowych terminach dla firm
• Etapach przygotowania przedsiębiorstwa do KSeF w 2025 roku
• Nowych funkcjach systemu, w tym możliwości dodawania załączników

Harmonogram wdrożenia KSeF 2026: najważniejsze terminy dla przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 r. 200 milionów złotych, natomiast dla pozostałych podmiotów – od 1 kwietnia 2026 roku.

• 1 lutego 2026 - obowiązkowy KSeF dla firm o sprzedaży powyżej 200 mln zł
• 1 kwietnia 2026 - obowiązkowy KSeF dla pozostałych przedsiębiorców
• Wrzesień 2026 - koniec okresu przejściowego dla firm "wykluczonych cyfrowo"
• Koniec 2026 - wprowadzenie trybu offline i faktur konsumenckich

Dodatkowo wprowadzony ma zostać okres przejściowy dla przedsiębiorstw „wykluczonych cyfrowo", których skala działalności i wartość wystawianych faktur są niewielkie. Oznacza to, że do września 2026 roku będą one mogły korzystać z dotychczasowych form wystawiania faktur.

Z kolei do końca 2026 roku ma zostać wprowadzony tryb offline dla wszystkich podatników, a system umożliwi także wystawianie faktur konsumenckich. Warto też wspomnieć o planie zmniejszenia kar za nieprzestrzeganie obowiązków dotyczących KSeF w początkowym okresie oraz o odroczeniu takich wymogów, jak numer KSeF na płatnościach czy fakturach z kas rejestrujących.

To, na co nadal czekamy, to doprecyzowanie zasad działania systemu w przypadku awarii. Obecnie wiadomo, że w takiej sytuacji możliwe będzie wystawianie faktur offline, ale na razie brak jest szczegółowych informacji technicznych na ten temat.

Pozytywnie oceniam zapowiedź uruchomienia infolinii KSeF z początkiem 2025 roku jako odpowiedź na postulaty przedsiębiorców o lepszy dostęp do informacji na temat nowych zasad i samego systemu.

Przygotowanie firmy do KSeF: krok po kroku plan wdrożenia na 2025 rok

Harmonogram przygotowań do KSeF:

• Q1 2025: Analiza procesów fakturowych w firmie
• Q2 2025: Wdrożenie zmian w procesach wewnętrznych
• Q3-Q4 2025: Udział w oficjalnych testach ministerialnych
• Q4 2025: Finalne dostosowanie systemów IT

Mimo że korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dopiero w 2026 roku, to dla przedsiębiorców kluczowy będzie przyszły rok. Oficjalne testy ministerialne KSeF planowane są bowiem na trzeci i czwarty kwartał 2025 roku, a więc wszystkie przygotowania warto zakończyć przed tą datą.

Aby dobrze się na to przygotować, firmy powinny rozpocząć działania już w pierwszym kwartale od analizy swoich procesów związanych z obiegiem faktur kosztowych. To pozwoli zidentyfikować, które obszary wymagają dostosowania do nowych reguł.

Kluczowe obszary wymagające uwagi:

• Integracja systemów IT z KSeF
• Automatyzacja obiegu dokumentów
• Przygotowanie procesów dla faktur B2B
• Dostosowanie formularzy i szablonów

Pamiętajmy, że wdrożenie e-faktur to duża szansa na dodatkowe usprawnienia w procesach związane z możliwością wykorzystania danych, które można automatycznie odczytać i wykorzystać, np. do pełnej automatyzacji dekretacji faktury w przedsiębiorstwie.

W drugim kwartale 2025 roku warto będzie wdrożyć niezbędne zmiany w procesach, np. zdecydować o sposobie dystrybucji faktur w firmie (przykładowo, specjalna ścieżka dla faktur B2B) lub wskazać, czy i które dane z e-faktury mają być odwzorowane na formularzu.

W drugim kwartale warto będzie też dostosować wykorzystywane już w firmie narzędzia IT do e-fakturowania, co w praktyce oznacza przygotowanie ich do integracji z KSeF, aby w pełni zautomatyzować proces przesyłania i odbierania faktur z sytemu.

Wprowadzenie takiego rozwiązania powinny rozważyć firmy, które dotychczas nie korzystały z elektronicznego obiegu dokumentów księgowych, a obsługują większy wolumen faktur. W przeciwnym przypadku będą zobowiązane ręcznie wprowadzać oraz pobierać faktury do i z krajowego sytemu.

Zdecydowanie rekomenduję też śledzenie publikacji Ministerstwa, aby być na bieżąco z aktualizacjami i informacjami na temat wymagań technicznych.

Nowe funkcje KSeF: załączniki do e-faktur i zmiany techniczne

Najważniejsze zmiany w funkcjonalności:

• Możliwość dodawania jednego załącznika do faktury
• Szczególne znaczenie dla branży energetycznej i telekomunikacyjnej
• Ograniczenia dotyczące zawartości załączników
• Monitoring wykorzystania funkcji przez Ministerstwo

Możliwość dodawania załączników do e-faktur to zmiana szczególnie istotna dla takich branż, jak energetyka czy telekomunikacja. Pozwala to na przekazywanie szczegółowych danych, takich jak rozliczenia związane z punktami poboru energii czy billingi. Ministerstwo zgodziło się na wprowadzenie tej funkcji, wychodząc naprzeciw potrzebom zgłaszanym w ramach konsultacji. Zaznaczono jednak, że jej stosowanie będzie monitorowane.

W projekcie ustalono, że można będzie przesyłać jeden załącznik na fakturę, pod warunkiem, że ma on służyć określonemu celowi, a nie np. promocji. Tego typu obostrzenia są zrozumiałe i potrzebne, aby przeciwdziałać przeciążeniom systemu.

Anna Puka, Dyrektor Działu Pre-sales Consulting w WEBCON

Ilustracja: Freepik