fot. Paweł Wolniewicz - Feng Office: rozbudowany edytor dokumentów tekstowych (to jedyna dostępna funkcja typowego pakietu biurowego)

Aktualnie Feng Office jest dostępne w dwóch wersjach. Oprócz aplikacji oferowanej na zasadach open source, darmowej oraz instalowanej na własną rękę przez użytkownika, można również skorzystać z drugiej opcji – usługi płatnej. Czym różni się ona od wersji Community? Po opłaceniu abonamentu – ceny zaczynają się od 10 dolarów miesięcznie – użytkownik otrzymuje wsparcie techniczne, może także korzystać z aplikacji zainstalowanej na serwerach producenta.

Co potrafi Feng Office?

W aktualnej wersji (1.7.0) wirtualne biuro posiada już całkiem sporo modułów. Użytkownik otrzymuje dostęp do:

• klienta poczty,

• spersonalizowanego pulpitu,

• bazy kontaktów,

• notatek,

• edytora dokumentów tekstowych i prostego edytora prezentacji,

• kalendarza,

• bazy odnośników,

• listy zadań,

• modułu raportowania i śledzenia czasu pracy.

fot. Paweł Wolniewicz - Feng Office porozumiewa się z użytkownikiem w języku polskim (pulpit użytkownika)

Brak zaawansowanych opcji niekoniecznie musi jednak stanowić wadę. Jeśli przedsiębiorstwo lub grupa osób pracujących nad tym samym zadaniem poszukuje prostego w obsłudze narzędzia, które nie wymaga długiej nauki i nie przytłacza mnogością opcji, to Feng Office stanowi w takiej sytuacji atrakcyjną propozycję. Zwłaszcza że w najnowszych wydaniach aplikacji znanej wcześniej jako OpenGoo znacząco poprawiono obsługę poczty elektronicznej (nie ma już problemów z załącznikami), rozbudowano moduły ułatwiające zarządzanie projektami, dodano też generator raportów.

Zaletę Feng Office stanowi też bardzo dobry panel administracyjny. Osobne ikony pozwalają między innymi na:

• dodawanie użytkowników, grup, firm klienckich,

• tworzenie projektów i podprojektów,

• konfigurowanie kont poczty elektronicznej,

• zarządzanie szablonami,

• wyłączanie wybranych modułów,

• aktualizację systemu,

• tworzenie zdarzeń demona Cron.

Instalacja

fot. Paweł Wolniewicz - Feng Office: Instalator wirtualnego biura. Ekran powitalny

fot. Paweł Wolniewicz - Feng Office: Instalator kończy z sukcesem swoją pracę

fot. Paweł Wolniewicz - Ekran logowania do Feng Office

Konfiguracja, czyli co administrator musi zrobić

fot. Paweł Wolniewicz - Feng Office: Panel administracyjny

Kilka ważnych ustawień jest także ukrytych pod ikoną Konfiguracja. Link Ogólne pozwala między innymi na określenie sposobu przechowywania plików, opcji blokowania plików podczas edycji, a także na zarządzanie koszem. Karta Moduły umożliwia z kolei wyłączenie zbędnych funkcji systemu, a Hasła – zarządzanie bezpieczeństwem.

Kilka dodatkowych opcji (między innymi narzędzie do wykonywania kopii zapasowych) dostępnych jest w postaci osobnych wtyczek. Należy je pobrać ze strony domowej projektu oraz zainstalować poprzez skopiowanie na serwer. Szczegółowe instrukcje znajdują się w plikach załączonych do wtyczek.

Jak korzystać z Feng Office?

fot. Paweł Wolniewicz - Pulpit Feng Office tuż po zainstalowaniu i pierwszym zalogowaniu

Wszystkie moduły aplikacji wyświetlone są w postaci ikon na belce umieszczonej w górnej części okna. Z lewej strony widoczna jest natomiast listwa Projekty. Przenosząc się pomiędzy projektami, użytkownik błyskawicznie uzyskuje dostęp do plików oraz informacji związanych z konkretnym zadaniem. Wszystkie elementy mogą zostać otagowane, a następnie filtrowane pod względem wystąpienia wybranych słów kluczowych. Dodatkowo dostępna jest wyszukiwarka. Użytkownicy mogą porozumiewać się za pomocą poczty elektronicznej, komentarzy, a także zamieszczając nowe pliki w dowolnym formacie. W przypadku małych grup roboczych i niewielkich projektów taki sposób przekazywania informacji sprawdza się dość dobrze.

Bardzo pomocna w pracy jest również funkcja tworzenia własnych właściwości obiektów. Dzięki temu wszystkie dane mogą być opisane cechami innymi niż tylko tagi. Ułatwia to późniejsze przeszukiwanie i sortowanie informacji. Podobną funkcję oferują znacznie bardziej rozbudowane aplikacje służące do zarządzania dokumentami oraz wiedzą. Dzięki spersonalizowanym właściwościom możliwe jest wykorzystanie Feng Office w roli bazy wiedzy, którą dzielą się członkowie grupy roboczej.

Od niedawna aplikacja pozwala także na archiwizowanie starszych materiałów. Dokumenty takie nie pojawiają się w bieżących projektach, są jednak cały czas dostępne wewnątrz platformy. Przyspiesza to wyszukiwanie istotnych i aktualnych informacji. Użytkownicy korzystający z Feng Office przez co najmniej kilka miesięcy z pewnością docenią opisywaną funkcję.

Wady i błędy

Feng Office nie jest pozbawione błędów i luk w funkcjonalności. Producent aplikacji zdołał załatać najbardziej dokuczliwe braki, wprowadzając między innymi obsługę załączników w e-mailach oraz moduł raportujący. Nie zmienia to faktu, że w systemie brakuje prostego nawet edytora arkuszy kalkulacyjnych, a wszystkie moduły oferują dosyć podstawowy zasób funkcji.

Jeżeli jednak Feng Office posiada, mimo swoich braków, wszystko to, czego potrzebuje dany zespół roboczy, to należy spodziewać się owocnej i wydajnej pracy. Aplikacja pozbawiona jest dokuczliwych wad. Jeśli do nowego wydania przedostaną się błędy, to są one szybko korygowane. (Z tego względu dość często pojawiają się wersje oznaczone jako 1.x.1.)

Po dłuższej pracy z Feng Office można mimo wszystko wskazać pewne, niekiedy dość dokuczliwe błędy. Doświadczają ich przede wszystkim administratorzy. Moduł wykonujący kopie zapasowe nie zawsze działa poprawnie. Dużo większy problem stanowią jednak aktualizacje systemu. Bardzo często kończą się one niepowodzeniem. Koniecznie trzeba więc wykonać pełną kopię zapasową przed rozpoczęciem automatycznej aktualizacji! Z doświadczenia autora wynika, że w niektórych przypadkach nie uda się uniknąć samodzielnego aktualizowania bazy danych MySQL. Błędy w skryptach odpowiedzialnych za migrację do najświeższego wydania to zdecydowanie najpoważniejszy problem związany z korzystaniem z Feng Office. Może się okazać, że po zgromadzeniu setek dokumentów trudno będzie przenieść je do nowszego wydania aplikacji.

Podsumowanie

Jeżeli potrzebujemy prostej, sieciowej aplikacji pozwalającej na zarządzanie niezbyt dużą kolekcją firmowych plików, to Feng Office stanowi dobry wybór. Trzeba jedynie liczyć się z trudnościami podczas aktualizacji, a zatem – z dodatkowym czasem poświęconym na utrzymanie zainstalowanego już oprogramowania. Jeśli natomiast poszukujemy zaawansowanych funkcji pozwalających za zarządzanie kontaktami z klientami lub kontrolę obiegu dokumentów bądź procesów produkcyjnych, to zdecydowanie powinniśmy skorzystać z bardziej wyspecjalizowanych aplikacji typu CRM, ERP lub innych, w zależności od potrzeb. W niewielkich projektach Feng Office może jednak okazać się w pełni wystarczające, a bardzo łatwa oraz intuicyjna obsługa ułatwia szybkie wdrożenie programu.