Jak działa system?

System elektronicznego obiegu dokumentów odpowiada za płynną wymianę informacji. Narzędzie to daje możliwość szybkiego przekazywania danych, do których mogą mieć dostęp wszyscy pracownicy posiadający uprawnienia do systemu. Sprawne zarządzanie dokumentami oraz efektywna obsługa różnych procesów biznesowych przekłada się na redukcję kosztów, wzrost wydajności pracowników i szybki dostęp np. do elektronicznych faktur. Nie bez znaczenia są także zagadnienia związane z ochroną informacji. Zachowanie właściwego porządku w dokumentacji
i systemowe wsparcie jej obiegu pozwala skutecznie zoptymalizować cykl obsługi klienta. Argumenty te przekonują coraz więcej managerów firm do wdrożenia systemowych rozwiązań w zakresie przepływu informacji, które pozwalają zredukować do minimum udział dokumentów papierowych (skróceniu ulega czas wyszukiwania potrzebnych informacji). Ponadto znika problem archiwizowania wersji papierowych dokumentów, dzięki czemu firma nie musi wynajmować kolejnych powierzchni biurowych (do celów archiwizacyjnych). Wiele osób zadaje sobie pytania, jak działa system elektronicznego obiegu. Zainteresowanych zachęcamy do zapoznania się z animacją prezentującą ten proces:

Dlaczego warto?

Ponad połowa przedsiębiorstw, w których wdrożono system elektronicznego obiegu dokumentów, akceptuje faktury już następnego dnia po ich otrzymaniu. Wpływa to na obniżenie kosztów administracji oraz służy do weryfikacji jakości zadań wykonywanych przez pracowników, dając większą kontrolę terminowości i rzetelności. Implementacja systemu workflow pozwala również jasno określić zakres odpowiedzialności konkretnych osób. Pracownicy, których praca jest monitorowana, są bardziej zmotywowani, a ewentualne błędy są szybciej zauważane i eliminowane. System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala również generować przydatne raporty. Dodatkowo elektroniczna forma przekazywania i archiwizacji dokumentów rozwiązuje m.in. problem ich zagubienia lub zniszczenia.

Bezpieczeństwo na pierwszym miejscu

Wdrożeniowcy z poznańskiej spółki Primesoft Polska zapewniają, że system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk to rozwiązanie pozwalające zastosować najwyższy poziom bezpieczeństwa. Dane dostępne w systemie workflow są chronione przed niekontrolowanym dostępem nieuprawnionych użytkowników.Ma to szczególne znaczenie dla instytucji publicznych lub sektora finansowego, w których wysokie wymogi dotyczące dostępu do informacji są priorytetem.

Implementacja rozwiązania DMS to duży krok w stronę bezpieczeństwa i nowoczesności. Naszymi klientami są przedsiębiorstwa z różnych branż. Ze względu na krytyczny charakter systemu, jak również archiwizowanych danych, nasza firma kluczową rolę przypisuje zapewnieniu bezpieczeństwa systemu. Zastosowanie kilku rodzajów zabezpieczeń daje naszym klientom pewność ochrony zasobów – mówi Dorota Szajek z Primesoft Polska.

Decydując się na wybór systemu elektronicznego obiegu dokumentów należy pamiętać o dogłębnej analizie kosztów oraz zysków, jakie można uzyskać dzięki implementacji. Z punktu widzenia kadry zarządzającej, priorytetem jest przecież wzrost wartości i rozwój firmy. Tradycyjne rozwiązania są dziś nieefektywne i nieopłacalne. Tylko sprawnie działające przedsiębiorstwa są dziś konkurencyjne.

Znajdź rozwiązanie optymalne dla Twojego przedsiębiorstwa, wspomagające wszystkie obszary Twojej firmy: www.primesoft.pl