Państwo chce zmniejszyć wydatki na administrację publiczną, dlatego
już wkrótce list polecony z urzędu i sądu dostaniemy mailem. Nad ich
dostarczeniem będzie czuwał Narodowy Operator Cyfrowy, który stworzy
nowy system do zarządzania takimi wysyłkami. Trudno optymistycznie
patrzeć na te plany, widząc, jak w praktyce wygląda obowiązkowa
realizacja elektronicznej korespondencji między podmiotami publicznymi.
Na 205 urzędów, których odpowiedzi zostały przeanalizowane, jedynie 52 radzi sobie z elektroniczną korespondencją z innymi podmiotami publicznymi. To zaledwie 25%. Więcej starostw, bo aż 61, nawet nie odpowiada na zwykłe maile wysłane jako wnioski o informację publiczną.
Na wysłany we wrześniu 2018 do wszystkich starostw powiatowych wniosek odpowiedziało 68% pytanych urzędów (214 z 314
starostw). Z tego przeanalizowanych zostało 205 odpowiedzi.
Elektroniczny obieg dokumentów
Choć z odpowiedzi wynika, że 80% zbadanych urzędów ma tzw. EOD czyli
Elektroniczny Obieg Dokumentów (dokładnie 163 na 205 urzędów), to aż w
91% (148 na 163) z nich jest to tylko wspomagająca forma zarządzania
dokumentami. Jedynie w 20 przypadkach był to główny kanał przesyłania
dokumentów. Wygląda na to, że w polskich urzędach wciąż królują
segregatory, teczki i sterty papierów.
A ile spośród tych 163 systemów EOD jest kompatybilnych z ePUAPem
(Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej)? Nie jest źle,
bo aż 136 (83%). Z drugiej strony, jeśli urząd ma sprawnie obsługiwać
elektroniczną wysyłkę decyzji administracyjnych, to podstawą w każdym
urzędzie powinien być Elektroniczny Obieg Dokumentów kompatybilny z
platformą ePUAP. A zatem, jeśli odnieść się do potrzeb badanej grupy,
będzie to mniejszy procent – 66% urzędów ma w ogóle szansę bez
problemów wysyłać decyzje elektronicznie.
Robi to jednak jedynie 25% urzędów (52 na 205 zbadanych). Zatem
zaledwie ćwierć realizuje wymogi ustawy, przesyłając drogą elektroniczną
wszystkie decyzje administracyjne do innych urzędów.
Dlaczego to nie działa?
75% urzędów (153) podało przyczyny, z powodu których nie jest w
stanie realizować obowiązku nałożonego na nie przez artykuł 39 ust. 2
Kodeksu postępowania administracyjnego, czyli wymieniać się z innymi
urzędami korespondencją jedynie za pośrednictwem elektronicznych
skrzynek podawczych.
Najczęstszy powód nieprzesyłania decyzji drogą elektroniczną, podany
przez 27% (41) urzędów, które podzieliły się przyczynami trudności, to
objętość dokumentów, której ePUPAP nie udźwignie albo brak
wielkoformatowego skanera.
Są to problemy techniczne, które są związane ze zbyt dużym rozmiarem plików, które zostały wytworzone w ramach danej decyzji.
– odpisało Starostwo Powiatowe w Dąbrowie Tarnowskiej.
Urzędnicy z Bochni mają podobne problemy:
W przypadku, gdy pismo, postanowienie lub decyzja
administracyjna zawierają załączniki wielkoformatowe, m.in. projekt
budowlany, mapy, przedmiotowe dokumenty wraz z załącznikiem przesyłane
są w formie papierowej, z uwagi na brak możliwości skanowania
wielkoformatowych dokumentów.
W przypadku 12% (19) powiatów zgłaszających przyczyny niewypełniania
przepisów ustawy, pojawia się twierdzenie, że problemem jest brak
Elektronicznej Skrzynki Podawczej po stronie odbiorcy.
Kolejną częstą przyczyną rezygnowania z przesyłania dokumentów
ePUAPem jest jego awaryjność. Taki powód podało 10% (15) urzędów z
grupy, która wypowiedziała się w tym temacie.
Przekazywanie poza systemem elektronicznym
spowodowane jest utrudnieniami technicznymi m.in. niemożnością
dochowania terminów ze względu na prędkość przesyłu dokumentów przez
platformę e-PUAP.
– pisze starosta z Nowej Soli.
Poznańscy urzędnicy dorzucają, że ze
względu na problemy techniczne platformy ePUAP przekazywanie decyzji
podmiotom publicznym za jej pomocą jest bardzo utrudnione, a czasami
wręcz niewykonalne.
Zdaniem urzędów przeszkodą jest konieczność przesłania oryginalnych
dokumentów, na przykład przy dokumentacji budowlanej (12 wskazań).
Pojawiają się też problemy takie, jak niewystarczającej ilości
podpisów elektronicznych, które są drogie (6 wskazań). Czasem, zamiast
czekać na przełożonego z podpisem elektronicznym, urzędnik woli wysłać
decyzję tradycyjną pocztą, zwłaszcza że często to same urzędy życzą
sobie, by odpowiedź przyszła do nich w takiej właśnie formie.
Wszechmogący papier
Choć przerzucenie korespondencji między podmiotami publicznymi do internetu miało na celu zmniejszenie kosztów, wiele urzędów uważa, że
efekt jest dokładnie odwrotny – skanowanie wielostronicowych dokumentów
jest czasochłonne, a godzinę pracy urzędnika trudno porównać z kosztem
znaczka pocztowego.
Z drugiej strony, gdyby nie grzech pierworodny w
postaci przechowywania dokumentów w postaci papierowej i drukowanie ich
tylko po to, by przystawić pieczątkę, nie byłoby takiego problemu.
Tymczasem starostwa dosyć często tłumaczą się brakiem Elektronicznego
Obiegu Dokumentów czy jego niekompatybilnością z ePUAPem. Wygląda na
to, że w wielu urzędach wciąż króluje papier.
Oporne wdrożenia
Choć niektórzy narzekają na brak środków na informatyzację urzędu,
spora część melduje w swojej odpowiedzi, że ją wdraża. Jedni wdrażają
EOD, inni podpisy elektroniczne czy obsługę ePUAPu. Jak się okazuje,
przeszkodą we wdrażaniu bywają sami urzędnicy. Zdarzały się odpowiedzi, w
których autorzy otwarcie narzekali na pracowników, którzy mimo szkoleń
mają problemy z obsługą platformy. A Starostwo w Rzeszowie przyznaje, że
niektórzy pracownicy są oporni na nowinki techniczne:
Istnieje czasem opór urzędników przed wprowadzaniem
nowości i zmian w dotychczasowym sposobie załatwiania spraw, czasem zaś
ich niechęć do obsługi urządzeń elektronicznych.
Pojawiają się też innego rodzaju obawa – brak tradycyjnego
potwierdzenia odbioru dokumentu. Skąd urzędnik ma mieć pewność, że po
drugiej stronie ktoś przeczytał decyzję? Wprawdzie po wysłaniu dokumentu
nadawca otrzymuje elektroniczne potwierdzenie odbioru, ale to nie
zawsze oznacza, że pismo rzeczywiście odebrano. Przekonali się o tym
pracownicy jednego z urzędów, którzy otrzymali takie właśnie
potwierdzenie, a potem okazało się, że w skrzynce odbiorcy ten dokument w
ogóle się nie pokazał.
Przyglądając się odpowiedziom urzędów, nie da się nie zauważyć, że
wysyłanie decyzji przez ePUAP raczej nie działa niż działa, skoro udaje
się to w całości tylko niewielkiej części urzędów, a lista przeszkód
wskazanych przez starostwa jest bardzo długa.
Czy urzędy zgłaszają problemy do Ministerstwa Cyfryzacji?
Na tak postawione pytanie na 153 urzędy, które w odpowiedzi na wniosek zgłaszały problemy, tylko 11 poinformowało o nich resort
cyfryzacji. Może zatem ministerialni urzędnicy żyją w przekonaniu, że
tylko nikły procent użytkowników ma problem z realizacją przepisów? Watchdog przekaże im wyniki badania i
zachęci do wyjaśnienia wątpliwości, wprowadzenia koniecznych zmian po
stronie państwa i aktywnego wspierania samorządów we wprowadzaniu
zmiany.
Autor: Martyna Bójko, Watchdog Polska
