Państwo chce zmniejszyć wydatki na administrację publiczną, dlatego już wkrótce list polecony z urzędu i sądu dostaniemy mailem. Nad ich dostarczeniem będzie czuwał Narodowy Operator Cyfrowy, który stworzy nowy system do zarządzania takimi wysyłkami. Trudno optymistycznie patrzeć na te plany, widząc, jak w praktyce wygląda obowiązkowa realizacja elektronicznej korespondencji między podmiotami publicznymi.

Na 205 urzędów, których odpowiedzi zostały przeanalizowane, jedynie 52 radzi sobie z elektroniczną korespondencją z innymi podmiotami publicznymi. To zaledwie 25%. Więcej starostw, bo aż 61, nawet nie odpowiada na zwykłe maile wysłane jako wnioski o informację publiczną.

Na wysłany we wrześniu 2018 do wszystkich starostw powiatowych wniosek odpowiedziało 68% pytanych urzędów (214 z 314 starostw). Z tego przeanalizowanych zostało 205 odpowiedzi.

Elektroniczny obieg dokumentów

Choć z odpowiedzi wynika, że 80% zbadanych urzędów ma tzw. EOD czyli Elektroniczny Obieg Dokumentów (dokładnie 163 na 205 urzędów), to aż w 91% (148 na 163) z nich jest to tylko wspomagająca forma zarządzania dokumentami. Jedynie w 20 przypadkach był to główny kanał przesyłania dokumentów. Wygląda na to, że w polskich urzędach wciąż królują segregatory, teczki i sterty papierów.

A ile spośród tych 163 systemów EOD jest kompatybilnych z ePUAPem (Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej)? Nie jest źle, bo aż 136 (83%). Z drugiej strony, jeśli urząd ma sprawnie obsługiwać elektroniczną wysyłkę decyzji administracyjnych, to podstawą w każdym urzędzie powinien być Elektroniczny Obieg Dokumentów kompatybilny z platformą ePUAP. A zatem, jeśli odnieść się do potrzeb badanej grupy, będzie to mniejszy procent  – 66% urzędów ma w ogóle szansę bez problemów wysyłać decyzje elektronicznie.

Robi to jednak jedynie 25% urzędów (52 na 205 zbadanych). Zatem zaledwie ćwierć realizuje wymogi ustawy, przesyłając drogą elektroniczną wszystkie decyzje administracyjne do innych urzędów.

Dlaczego to nie działa?

75% urzędów (153) podało przyczyny, z powodu których nie jest w stanie realizować obowiązku nałożonego na nie przez artykuł 39 ust. 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, czyli wymieniać się z innymi urzędami korespondencją jedynie za pośrednictwem elektronicznych skrzynek podawczych.

Najczęstszy powód nieprzesyłania decyzji drogą elektroniczną, podany przez 27% (41) urzędów, które podzieliły się przyczynami trudności, to objętość dokumentów, której ePUPAP nie udźwignie albo brak wielkoformatowego skanera.

Są to problemy techniczne, które są związane ze zbyt dużym rozmiarem plików, które zostały wytworzone w ramach danej decyzji.

– odpisało Starostwo Powiatowe w Dąbrowie Tarnowskiej.

Urzędnicy z Bochni mają podobne problemy:

W przypadku, gdy pismo, postanowienie lub decyzja administracyjna zawierają załączniki wielkoformatowe, m.in. projekt budowlany, mapy, przedmiotowe dokumenty wraz z załącznikiem przesyłane są w formie papierowej, z uwagi na brak możliwości skanowania wielkoformatowych dokumentów.

W przypadku 12% (19) powiatów zgłaszających przyczyny niewypełniania przepisów ustawy, pojawia się twierdzenie, że problemem jest brak Elektronicznej Skrzynki Podawczej po stronie odbiorcy.

Kolejną częstą przyczyną rezygnowania z przesyłania dokumentów ePUAPem jest jego awaryjność. Taki powód podało 10% (15) urzędów z grupy, która wypowiedziała się w tym temacie.

Przekazywanie poza systemem elektronicznym spowodowane jest utrudnieniami technicznymi m.in. niemożnością dochowania terminów ze względu na prędkość przesyłu dokumentów przez platformę e-PUAP.

– pisze starosta z Nowej Soli.

Poznańscy urzędnicy dorzucają, że ze względu na problemy techniczne platformy ePUAP przekazywanie decyzji podmiotom publicznym za jej pomocą jest bardzo utrudnione, a czasami wręcz niewykonalne.

Zdaniem urzędów przeszkodą jest konieczność przesłania oryginalnych dokumentów, na przykład przy dokumentacji budowlanej (12 wskazań).

Pojawiają się też problemy takie, jak niewystarczającej ilości podpisów elektronicznych, które są drogie (6 wskazań). Czasem, zamiast czekać na przełożonego z podpisem elektronicznym, urzędnik woli wysłać decyzję tradycyjną pocztą, zwłaszcza że często to same urzędy życzą sobie, by odpowiedź przyszła do nich w takiej właśnie formie.  

Wszechmogący papier

Choć przerzucenie korespondencji między podmiotami publicznymi do internetu miało na celu zmniejszenie kosztów, wiele urzędów uważa, że efekt jest dokładnie odwrotny – skanowanie wielostronicowych dokumentów jest czasochłonne, a godzinę pracy urzędnika trudno porównać z kosztem znaczka pocztowego.

Z drugiej strony, gdyby nie grzech pierworodny w postaci przechowywania dokumentów w postaci papierowej i drukowanie ich tylko po to, by przystawić pieczątkę, nie byłoby takiego problemu.

Tymczasem starostwa dosyć często tłumaczą się brakiem Elektronicznego Obiegu Dokumentów czy jego niekompatybilnością z ePUAPem. Wygląda na to, że w wielu urzędach wciąż króluje papier.

Oporne wdrożenia

Choć niektórzy narzekają na brak środków na informatyzację urzędu, spora część melduje w swojej odpowiedzi, że ją wdraża. Jedni wdrażają EOD, inni podpisy elektroniczne czy obsługę ePUAPu. Jak się okazuje, przeszkodą we wdrażaniu bywają sami urzędnicy. Zdarzały się odpowiedzi, w których autorzy otwarcie narzekali na pracowników, którzy mimo szkoleń mają problemy z obsługą platformy. A Starostwo w Rzeszowie przyznaje, że niektórzy pracownicy są oporni na nowinki techniczne:

Istnieje czasem opór urzędników przed wprowadzaniem nowości i zmian w dotychczasowym sposobie załatwiania spraw, czasem zaś ich niechęć do obsługi urządzeń elektronicznych.

Pojawiają się też innego rodzaju obawa – brak tradycyjnego potwierdzenia odbioru dokumentu. Skąd urzędnik ma mieć pewność, że po drugiej stronie ktoś przeczytał decyzję? Wprawdzie po wysłaniu dokumentu nadawca otrzymuje elektroniczne potwierdzenie odbioru, ale to nie zawsze oznacza, że pismo rzeczywiście odebrano. Przekonali się o tym pracownicy jednego z urzędów, którzy otrzymali takie właśnie potwierdzenie, a potem okazało się, że w skrzynce odbiorcy ten dokument w ogóle się nie pokazał.

Przyglądając się odpowiedziom urzędów, nie da się nie zauważyć, że wysyłanie decyzji przez ePUAP raczej nie działa niż działa, skoro udaje się to w całości tylko niewielkiej części urzędów, a lista przeszkód wskazanych przez starostwa jest bardzo długa.

Czy urzędy zgłaszają problemy do Ministerstwa Cyfryzacji?

Na tak postawione pytanie na 153 urzędy, które w odpowiedzi na wniosek zgłaszały problemy, tylko 11 poinformowało o nich resort cyfryzacji. Może zatem ministerialni urzędnicy żyją w przekonaniu, że tylko nikły procent użytkowników ma problem z realizacją przepisów? Watchdog przekaże im wyniki badania i zachęci do wyjaśnienia wątpliwości, wprowadzenia koniecznych zmian po stronie państwa i aktywnego wspierania samorządów we wprowadzaniu zmiany.

Przeczytaj skrót raportu

Obejrzyj wyniki zbiorcze

Autor: Martyna Bójko, Watchdog Polska