Bez względu na to, czy uzyskujesz przychód z działalności wykonywanej osobiście (np. działalność publicystyczna, artystyczna), z działalności gospodarczej, czy pracujesz na etacie, możesz go zmniejszyć o uzyskane koszty. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie wlicza się jednak do nich kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli na przykład kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań czy kosztów reprezentacji. Jednocześnie dla niektórych źródeł przychodów ustawa wprost wskazuje, co jest kosztem. I tak np. pracownikom przysługują kwotowo określone koszty uzyskania przychodu związane z dojazdem do pracy (np. maksymalnie 1 335 zł rocznie dla osób zatrudnionych na podstawie jednej umowy, gdy zakład pracy znajduje się w tej samej miejscowości, co miejsce zamieszkania). Przedsiębiorcy mają znacznie większe możliwości. Powinni w zasadzie pilnować, by wydatek służył ich działalności gospodarczej i nie znajdował się we wspomnianym katalogu wyłączeń.

Nie łącz kosztów i przychodów z różnych źródeł

Dochód ustalamy dla konkretnego źródła przychodów. Stanowi on nadwyżkę sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągniętą w roku podatkowym. Jeżeli koszty przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów. Chociaż podatek jest jeden, rozliczany rocznie, to trzeba go oddzielnie wyliczać dla każdego ze źródeł przychodów, przyporządkowując każdemu z tych źródeł oddzielne koszty. Może się więc zdarzyć sytuacja, w której przedsiębiorca z prowadzonej działalności poniesie stratę, a z pracy na etacie dochód do opodatkowania. W takiej sytuacji nie ma jednak możliwości pomniejszenia dochodu z pracy etatowej o stratę z działalności gospodarczej.

Przykład: Firma Pani Moniki w 2011 roku uzyskała przychód w wysokości 30 000 zł przy kosztach w wysokości 40 000 zł. Poniosła więc stratę 10 000 zł. Pani Monika jednocześnie pracowała na etacie. Po dokonanych możliwych odliczeniach dochód z tego tytułu, jaki został do opodatkowania, wynosi 95 000 zł. Pani Monika nie może zmniejszyć uzyskanego dochodu z pracy o poniesioną stratę z działalności. Musi więc do części dochodu (przekraczającej 85 528 zł) zastosować stawkę 32%.

Strata obniży dochód

Przedsiębiorca, który poniósł stratę z działalności gospodarczej, bo na przykład w danym roku dużo inwestował lub osiągnął niewielki przychód, może jednak poniesioną stratę podatkową rozliczyć w kolejnych latach. Dokona tego, obniżając dochód uzyskany z działalności gospodarczej o wysokość poniesionej straty. Ma na to pięć najbliższych kolejno po sobie następujących lat. Ale uwaga! Wysokość obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50% kwoty straty. Nie ma natomiast przeszkód, by jednocześnie rozliczać straty z kilku wcześniejszych lat.

Przykład: Firma Pana Adama w latach 2009-2010 dokonywała inwestycji i w efekcie poniosła stratę podatkową w wysokości 200 000 zł w 2009 roku i 50 000 zł w 2010 roku. W 2011 roku przedsiębiorca odnotował już dochód na poziomie 150 000 zł. Składając rozliczenie za 2011 rok, Pan Adam może obniżyć dochód z działalności gospodarczej (tylko i wyłącznie z tego źródła!) w następujący sposób: 150 000 zł – 100 000 zł (maksymalne odliczenie straty z 2009 roku) - 25 000 zł (maksymalne rozliczenie straty z 2010 roku). W ten sposób za 2011 rok zapłaci podatek od kwoty 25 000 zł, a nie od 150 000 zł, w przypadku gdyby straty nie rozliczał. Do rozliczenia pozostało jeszcze 100 000 zł z 2009 roku i 25 000 zł z 2010 roku. Pan Adam ma czas na odliczenie straty z 2009 roku do momentu, gdy będzie składał zeznanie za 2014 rok, i odpowiednio straty z 2010 roku do czasu rozliczenia za 2015 rok.

Nowa firma, stara strata

Trzeba jednak pamiętać, że strata jest przyporządkowana do konkretnego źródła przychodu i można ją rozliczyć tylko i wyłącznie w ramach tego źródła, np. stratę z działalności gospodarczej można odliczyć tylko od dochodu z działalności, a o stratę z prywatnego najmu można obniżyć dochód w następnych latach tylko z tego tytułu. O ile jednak nie ma możliwości odliczenia straty poniesionej z jednego tytułu – na przykład z działalności – od dochodu z innego tytułu (np. pracy etatowej), to jest taka możliwość w przypadku prowadzenia kilku biznesów opodatkowanych PIT. Nie ma przy tym znaczenia, czy są one prowadzone w ramach jednej czy różnych działalności gospodarczych, o ile wykonuje je ten sam podatnik.

Przykład: Pani Marta prowadzi jednocześnie sklep z artykułami dla dzieci, sklep papierniczy i kwiaciarnię. Firma sprzedająca artykuły dla dzieci uzyskała dochód w kwocie 170 000 zł, firma papiernicza również przyniosła zysk i dochód do opodatkowania w wysokości 40 000 zł. Prowadzenie kwiaciarni wiązało się jednak z powstaniem straty w kwocie 27 000 zł. Pani Marta może o nią zmniejszyć dochód osiągnięty z dwóch pozostałych biznesów.

Na tym nie koniec. Jeśli przedsiębiorca zawiesi działalność, która przynosiła straty, a nawet ją zlikwiduje i po jakimś czasie ponownie uruchomi, będzie mógł odliczyć stratę. Co więcej, będzie mógł to zrobić, nawet jeśli zmieni profil swojej firmy. Warunkiem jest jednak, aby z odliczeniem „starej” straty zmieścił się w okresie 5-letnim i aby odliczenie w jednym roku nie przekraczało 50% powstałej straty.

Zmieniasz formę opodatkowania, odliczasz stratę

Ustawa nie wyklucza też możliwości odliczenia straty w przypadku zmiany formy opodatkowania. Nie każda forma jednak na to pozwoli. Odliczyć straty nie można, decydując się na opodatkowanie kartą podatkową. Obniżenie jest natomiast możliwe w przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (ale tylko działalności gospodarczej). W takiej sytuacji o wysokość straty obniża się przychód. Analogicznie, zmiana opodatkowania z zasad ogólnych na podatek liniowy, czy na odwrót, nie wyklucza obniżenia dochodu o stratę powstałą w latach ubiegłych. Trzeba tylko trzymać się wskazanych zasad – rozliczać w ramach tego samego źródła, pilnować pięciu lat i nie przekraczać w żadnym z nich 50%.

Katarzyna Rola-Stężycka, Tax Care

Czytaj także: Składki ZUS zapłacone za współpracowników zmniejszą dochód do opodatkowania