Niski stopień wdrożenia wśród firm

Według danych portalu Prawo.pl, do tej pory skrzynki do doręczeń elektronicznych założyło zaledwie 69 tysięcy podmiotów na 729 tysięcy zobowiązanych. Oznacza to, że mniej niż 10 procent obowiązanych przedsiębiorstw zrealizowało ten wymóg. Od 1 kwietnia 2025 roku adres do doręczeń elektronicznych muszą posiadać wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Dotyczy to między innymi:

• spółek prawa handlowego,
• fundacji,
• stowarzyszeń,
• innych organizacji zarejestrowanych w KRS.

Brak sankcji w przepisach może tłumaczyć, dlaczego tylu przedsiębiorców zwleka z założeniem skrzynki. Nie ma bowiem kar finansowych ani administracyjnych za niewypełnienie tego obowiązku. Mimo to eksperci przekonują, że zwlekanie z wdrożeniem e-doręczeń to strata dla samej firmy.

Czym jest Krajowy System Doręczeń Elektronicznych?

Krajowy System Doręczeń Elektronicznych to cyfrowy odpowiednik listu poleconego. W praktyce działa to tak: jeśli podmiot A chce wysłać dokument do podmiotu B i oba mają założone skrzynki do e-doręczeń, mogą wymienić się korespondencją elektronicznie. System zapewnia pewność doręczenia oraz potwierdzenie odbioru przesyłki, podobnie jak tradycyjny list polecony. Różnica polega na tym, że całość odbywa się online – bez wychodzenia z biura i bez kolejek na poczcie.

„Wskutek braku założenia skrzynki do e-doręczeń przedsiębiorca pozbawia się możliwości szybszego, bardziej elastycznego i oszczędnego sposobu komunikowania się z podmiotami publicznymi. E-doręczenia pozwalają uniknąć kolejek na poczcie, dają możliwość odebrania przesyłki i odpowiedzi na nią o dowolnej porze i z dowolnego miejsca."

– Justyna Burska, radca prawny, GKR Legal

Praktyczne konsekwencje braku skrzynki

Choć brak sankcji może sugerować, że założenie skrzynki jest opcjonalne, przedsiębiorcy, którzy jej nie mają, mogą napotkać rzeczywiste utrudnienia. Jednym z najważniejszych jest wydłużenie czasu załatwiania spraw urzędowych. W sytuacji, gdy urząd lub inna instytucja publiczna będzie chciała doręczyć pismo firmie bez skrzynki do e-doręczeń, będzie musiała skorzystać z tradycyjnej formy doręczenia – listu poleconego lub usługi hybrydowej.

„Bowiem podmiot publiczny podejmie próbę doręczenia korespondencji drogą tradycyjną lub za pomocą publicznej usługi hybrydowej."

– Marcin Sejdak, radca prawny, Kancelaria Prawnicza Maciej Panfil i Partnerzy

Tego rodzaju opóźnienia mogą mieć znaczenie zwłaszcza w sprawach wymagających szybkiej reakcji, np. przy postępowaniach sądowych czy kontaktach z urzędami skarbowymi. Z kolei założenie skrzynki eliminuje to ryzyko i umożliwia natychmiastowy odbiór korespondencji, bez względu na porę dnia.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Według przedstawicieli Ministerstwa Cyfryzacji, e-doręczenia mogą przynieść firmom wymierne oszczędności. Monika Gembicka z ministerstwa podkreśla, że korespondencja urzędowa w ramach e-doręczeń jest bezpłatna. Oznacza to, że firmy nie muszą ponosić kosztów związanych z wysyłką listów poleconych, a także oszczędzają czas, który w przeciwnym razie poświęciłyby na wizyty na poczcie.

Ponadto, elastyczność systemu pozwala na:

• odebranie pisma w dowolnym momencie, także poza godzinami pracy urzędów,
• szybką odpowiedź bez konieczności drukowania i wysyłania papierowych dokumentów,
• przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej, co ułatwia archiwizację i wyszukiwanie.

Z drugiej strony: nie wszystko jest idealne

Warto jednak spojrzeć na e-doręczenia również przez pryzmat potencjalnych wad i ograniczeń. Po pierwsze, system jest stosunkowo nowy, co oznacza, że nie wszyscy urzędnicy i przedsiębiorcy czują się w nim komfortowo. Może to prowadzić do początkowych problemów technicznych lub organizacyjnych.

Po drugie, nie wszystkie podmioty są zobowiązane do stosowania e-doręczeń. W praktyce oznacza to, że część korespondencji nadal będzie prowadzona w formie tradycyjnej, co może powodować pewien chaos i konieczność równoległego monitorowania obu kanałów komunikacji.

Po trzecie, brak sankcji może być postrzegany jako sygnał, że przepisy są niepełne lub nieprzemyślane. Jeśli ustawodawca uznał e-doręczenia za tak istotne, dlaczego nie wprowadzono choćby symbolicznych kar za ich brak? Część przedsiębiorców może wręcz odczytać to jako zachętę do zwlekania z wdrożeniem systemu. Z perspektywy długoterminowej, taka sytuacja może opóźnić pełną cyfryzację obiegu dokumentów w polskiej administracji.

Alternatywą dla e-doręczeń pozostaje tradycyjna poczta, która mimo wszystko nadal funkcjonuje sprawnie w wielu obszarach. Dla małych firm, które mają niewielką liczbę kontaktów z urzędami, koszt i czas związane z założeniem oraz obsługą skrzynki elektronicznej mogą wydawać się nieproporcjonalne do zysków.

Dlaczego przedsiębiorcy zwlekają?

Niska liczba założonych skrzynek – zaledwie niespełna 10 procent – wskazuje, że wiele firm wciąż zwleka z wdrożeniem e-doręczeń. Przyczyn może być kilka. Brak kar sprawia, że kwestia ta nie jest postrzegana jako pilna. Dodatkowo, część przedsiębiorców może nie być świadoma korzyści płynących z e-doręczeń albo obawia się trudności technicznych związanych z ich obsługą.

W praktyce założenie skrzynki nie jest skomplikowane – wymaga jedynie rejestracji na platformie e-doręczeń i potwierdzenia tożsamości. Cały proces można przeprowadzić online, a samo korzystanie z systemu jest intuicyjne. Mimo to, opór przed zmianą i przyzwyczajenie do tradycyjnych form komunikacji mogą być silniejsze niż racjonalne argumenty.

Wnioski: czy warto założyć skrzynkę?

Choć brak sankcji za nieposiadanie skrzynki do e-doręczeń może sugerować, że to kwestia opcjonalna, w praktyce założenie jej leży w interesie przedsiębiorcy. System pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i upraszcza kontakty z administracją publiczną. Firmy, które go zignorują, mogą napotkać opóźnienia w załatwianiu spraw urzędowych oraz utracić możliwość korzystania z wygodniejszej formy komunikacji. Z drugiej strony, niewielki procent wdrożeń pokazuje, że system wymaga jeszcze lepszej promocji i edukacji przedsiębiorców. W dłuższej perspektywie, e-doręczenia mają szansę stać się standardem – pytanie tylko, czy firmy zdecydują się na nie dobrovolnie, czy dopiero wtedy, gdy pojawią się realne sankcje.

Najczęściej zadawane pytania

Czy brak skrzynki do e-doręczeń wiąże się z karą?

Nie. Obecnie przepisy nie przewidują żadnych sankcji finansowych ani administracyjnych za brak założenia skrzynki do e-doręczeń, mimo że jest to obowiązek dla podmiotów wpisanych do KRS.

Ile kosztuje wysłanie e-doręczenia?

Korespondencja urzędowa w ramach systemu e-doręczeń jest całkowicie bezpłatna, co stanowi jedną z głównych korzyści tego rozwiązania.

Kto musi mieć adres do e-doręczeń?

Obowiązek dotyczy wszystkich podmiotów niepublicznych wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, w tym spółek prawa handlowego, fundacji i stowarzyszeń. Termin wejścia w życie tego wymogu upłynął 1 kwietnia 2025 roku.

Czy e-doręczenia zastąpią tradycyjną pocztę?

Nie całkowicie. E-doręczenia mają uzupełniać tradycyjną pocztę i stopniowo stawać się główną formą komunikacji z administracją publiczną. Jednak część podmiotów nadal będzie korzystać z listów poleconych, zwłaszcza tam, gdzie druga strona nie posiada skrzynki elektronicznej.

Foto: Freepik