Koordynatorem działań jest Aleksandra Latek-Mastalerz (Pałac i Folwak Łochów) oraz Grzegorz Orzełowski (Zamek Janów Podlaski).

Ponadto, każdy z hoteli, wytypował koordynatora, który będzie zbierał informację o pilnych potrzebach zakwaterowanych, takich jak: środki higieny, leki, żywność dla dzieci, pampersy czy ubrania. Wszystkich, którzy chcą włączyć się do pomocy, Arche zaprasza do śledzenia konta na Facebooku Fundacji Leny Grochowskiej, gdzie publikowane będą komunikaty o tym zbiórkach. Darczyńcy mogą się także zgłasza pod specjalnym numerem telefonu 535 579 491.

Jak mówi prezes Grupy Arche, Władysław Grochowski jeśli będzie taka potrzeba, przygotujemy także miejsca noclegowe w naszych salach konferencyjnych, zamówiliśmy w tym celu dodatkowe 1500 materacy.

Obecnie w Hotelach już zakwaterowano ponad 1000 osób, a kolejne miejsca są przygotowywane.

Grupa Arche posiada obecnie 16 obiektów ulokowanych w całej Polsce, tj. 4 hotele w Warszawie, Górze Kalwarii, Lublinie, Łochowie, Janowie Podlaskim, Siedlcach, 2 obiekty w Łodzi, Częstochowie, Wrocławiu, Żninie, Pile, Gdańsku. Dodatkowo w skład Grupy wchodzi Arche Siedlisko – rozlokowane w Polsce domki 4-osobowe zaadoptowane z morskich kontenerów, ulokowane w miejscowości Ujny w województwie świętokrzyskim i Piłka w śląskim.