System ECRIS opiera się na elektronicznej wymianie informacji pomiędzy organami centralnymi państw członkowskich UE. W Polsce takim organem został wyznaczony Krajowy Rejestr Karny. Wymiana danych odbywa się poprzez szyfrowaną sieć teleinformatyczną. Przekazywane są m.in. informacje o skazaniach, dane personalne osób skazanych oraz treści zapadłego orzeczenia karnego.

Rodzaj przestępstwa i orzeczonej sankcji transmitowany jest w formie kodów, których znaczenie jest identyczne dla wszystkich państw członkowskich UE. W ten sposób zautomatyzowane zostało tłumaczenie najważniejszych informacji dotyczących orzeczenia.

Czytaj: Krajowy Rejestr Karny: wnioski także drogą elektroniczną

ECRIS stworzony został w celu ułatwienia wymiany informacji o skazanych pomiędzy państwami członkowskimi UE, ma mieć zastosowanie do postępowań karnych, administracyjnych. W ramach systemu mogą być przesyłane zapytania o karalność do celów zatrudnienia, zgłoszone przez uprawnionych pracodawców bądź zapytania od osób fizycznych.

Zgodnie z Decyzją ramową Rady UE 2009/315/WSiSW oprócz wniosków o udzieleniu informacji przedmiotem wymiany są zawiadomienia o skazaniu, tj. państwo członkowskie UE, które skazało obywatela innego państwa członkowskiego, ma obowiązek niezwłocznego przesłania do państwa obywatelstwa skazanego informacji o orzeczonym wyroku. Państwo obywatelstwa zobowiązane jest natomiast do gromadzenia takich informacji w swoim rejestrze karnym.

Czytaj: Księgi wieczyste online - 20 mln wglądów po roku