Fragmenty listów nadesłanych przez Czytelników do Dziennika Internautów:

Mam do Państwa pytanie. Posiadam pakiet Office na laptopie, z którego również korzystam w pracy i nie jestem pewien, czy mogę go po prostu mieć na dysku w pracy, a nie chciałbym zapłacić żadnej kary. Nie będę korzystał z niego w godzinach pracy. Chodzi o to, by nie odinstalowywać go za każdym razem, kiedy wychodzę z domu.

(...)

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i po prostu przyniosłem swojego osobistego laptopa do pracy i szczerze mówiąc ten pakiet Office mi się nie przyda, ale zastanawiam się, co byłoby w ramach jakiejś kontroli.

Zastanawiając się nad tematem prywatnego oprogramowania w pracy, można zadać kilka ciekawych pytań. Jakie warunki muszą być spełnione, by legalnie używać prywatnego komputera w firmie? Czy fiskus lub BSA, w razie kontroli firmy, będą robić problemy, jeśli na takim komputerze znajdą oprogramowanie zarejestrowane na osobę prywatną?

Odpowiedzi na te pytania przygotował dla redakcji Dziennika Internautów Krzysztof Jarosiński, prawnik SLC, współautor bloga http://blaszyk-jarosinski.pl.

Prowadzisz działalność? Przestrzegaj postanowień licencji

Jeśli chodzi o osobę fizyczną, która wykonuje działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, raczej nie widzę problemu w korzystaniu z prywatnego laptopa w celu wykonywania tej działalności. To, co warunkuje bezpieczne z punktu widzenia prawa korzystanie ze sprzętu i zainstalowanych na nim programów, to przestrzeganie postanowień licencji tych aplikacji, które są wykorzystywane w działalności gospodarczej.

Korzystasz z prywatnego komputera w pracy? Zawrzyj umowę z pracodawcą

W sytuacji, gdy osobą wykorzystującą w pracy prywatny komputer i aplikacje jest pracownik, problem jest bardziej złożony. W takim przypadku zalecane jest zawarcie umowy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem regulującej zasady korzystania ze sprzętu i aplikacji oraz zasady wynagradzania za wykorzystywanie prywatnego sprzętu i aplikacji (należy mieć na uwadze przepisy podatkowe, w tym przepisy o ekwiwalentach pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu stanowiącego ich własność). Tu również należy zachować daleko idącą ostrożność, aby nie naruszyć warunków licencji określonych aplikacji.

Udostępniasz komputer pracownikowi? Wskaż, z jakich programów mogą korzystać

Jeśli to pracodawca udostępnia sprzęt i aplikacje pracownikom, wówczas dla własnego bezpieczeństwa powinien on w drodze umów z pracownikami czy też aktów wewnątrzzakładowych (np. polityki korzystania ze sprzętu komputerowego i zainstalowanego na nim oprogramowania) - przy czym tym ostatnim powinny jednak towarzyszyć pisemne zobowiązania pracowników - wskazać, z jakiego oprogramowania mogą oni legalnie korzystać i że używanie jakichkolwiek innych aplikacji jest zabronione.