Po pierwsze – określ swoje potrzeby

Punktem wyjścia w procesie doboru dostawcy usług IT jest precyzyjne określenie własnej potrzeby w tym zakresie. Warto, by firma była świadoma, jakiego typu rozwiązań oczekuje – czy dedykowanego systemu wsparcia sprzedaży, czy np. profesjonalnej hurtowni danych. Dominująca cześć projektów informatycznych opiera się na założeniu, że klient, po uprzednim precyzyjnym określeniu swoich potrzeb, poszukuje zewnętrznej firmy informatycznej, która kompleksowo go obsłuży. Dlatego też niezwykle istotne jest udzielenie przez przedsiębiorstwo odpowiedzi na pytania: czego potrzebuje moja firma, by się rozwinąć? Jakie systemy będą dla niej najodpowiedniejsze? Jakiego typu rozwiązań w związku z tym poszukujemy?

Szukaj partnera dla swojego biznesu

Warto zaznaczyć na początku, że firma informatyczna powinna być dla swojego klienta przede wszystkim partnerem biznesowym. Kluczowe jest przedstawienie pewnej koncepcji dotyczącej proponowanych rozwiązań IT, a nie jedynie ich wdrożenie. Ważne jest nie tylko opracowanie konkretnego systemu informatycznego, ale również poprawne jego zastosowanie w środowisku przedsiębiorstwa oraz późniejsze wspieranie klienta podczas użytkowania oprogramowania. Pewna i godna polecenia firma informatyczna będzie wyróżniała się zarówno podejściem od strony technologicznej, jak również biznesowej. Charakteryzowała ją będzie postawa probiznesowa, a zatem pełne zrozumienie potrzeb klienta i kontekstu samego wdrożenia danego rozwiązania informatycznego. Stąd powszechne jest w branży IT stosowanie określenia „rozwiązanie”, a nie „technologia” czy „produkt”. Z punktu widzenia biznesowego bowiem produkt jest tylko metodą wyjścia z pewnych problemów biznesowych, rozwiązanie jest z kolei sposobem na optymalizację i rozwój przedsiębiorstwa.

Liczy się odpowiedzialność

Kolejnym istotnym czynnikiem jest odpowiedzialność firmy informatycznej. Pewny partner biznesowy daje swojemu klientowi nie tylko gwarancję dostarczania kompletnego rozwiązania IT, ale również nie wycofuje się z projektu po napotkaniu bardziej złożonych problemów. Dzięki temu klient ma pewność, że w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, np. zmieniających się uwarunkowań gospodarczych, firma IT przedstawi mu adekwatne rozwiązania dla danego stanu rzeczy. Jeśli np. nastąpią znaczne zmiany budżetu przedsiębiorstwa, dostawca IT zaproponuje stosowne metody dostosowania zakresu projektu lub wdrożenie rozwiązania literacyjnie, krok po kroku.

Na czym jednak przedsiębiorstwo może opierać zaufanie, jakim obdarzy potencjalnego dostawcę rozwiązań IT? Jednym z najważniejszych czynników jest zespół, a zatem ludzie stojący za daną firmą. Warto zapytać kandydata, kim są osoby dedykowane do realizacji danego projektu, czy posiadają doświadczenie w opracowywaniu podobnych rozwiązań dla innych przedstawicieli branży. Zespołu nie powinno się budować dopiero po zawarciu kontraktu, nawet w perspektywie gwarancji realizacji projektu dawanej przez firmę informatyczną.

>> Czytaj także: To zarządzający wybierają narzędzia informatyczne

Nie są odosobnione przypadki, w których duże koncerny decydują się na wybór mniejszego partnera. Warunkują to zarówno względy ekonomiczne, a zatem możliwość negocjacji ceny rozwiązania, ale przede wszystkim bezpośredni kontakt z osobami decyzyjnymi i tymi, na których spoczywa odpowiedzialność za przebieg projektu. W przypadku dużych firm informatycznych, o mocno rozbudowanych strukturach, przez co nieco rozmytych, może nastąpić początkowe przewartościowanie projektu, jak również – na etapie opracowywania lub wdrożenia konkretnego systemu – przedłużanie procesów wykonawczych oraz wdrożeniowych.

Trzeba mieć ponadto świadomość, że w przypadku braku bezpośredniego kontaktu z osobami decyzyjnymi z ramienia firmy IT informacje pomiędzy poszczególnymi strukturami mogą być źle przekazywane, przez co nieprawidłowo zrozumiane. Liczy się zatem owa odpowiedzialność, o której już było wspominane. Współpraca z konkretną osobą, lub dedykowanym zespołem gwarantuje, że będzie się ona uczyła biznesu klienta, stając się niejako adwokatem jego potrzeb informatycznych. Dzięki temu wdrażane rozwiązania będą precyzyjnie dostosowane do uwarunkowań, w których znajduje się firma, a nie jedynie do dostępnych produktów informatycznych.

Pieniądze to nie wszystko

Istotnym kryterium wyboru dostawcy usług IT jest zawsze cena. Pytając o koszty wdrożenia konkretnego rozwiązania nie należy jednak oczekiwać, że dobra firma informatyczna poda je precyzyjnie na samym początku. Jeśli taka sytuacja będzie miała miejsce, klientowi powinna zapalić się przysłowiowa czerwona lampka. Rozwiązania IT wymagają bowiem głębokiej analizy potrzeb i biznesu przedsiębiorstwa; podanie konkretnej ceny projektu od razu może zatem oznaczać, że dostawca traktuje potencjalnego klienta jak kopię innej firmy lub nie bierze pod uwagę wszystkich istotnych czynników w przypadku tego typu projektów. Pamiętać należy również, że koszty wdrożenia rozwiązania to po pierwsze cena licencji, ale również cena jego wdrożenia i kosztów z tym związanych. Jeśli firma informatyczna zaproponuje nieadekwatnie niską cenę, może oznaczać to, iż docelowo chce uzależnić klienta od swoich usług, w przyszłości uzupełniając lukę finansową powstałą przy pierwszym projekcie. Ponadto warto zwrócić uwagę, czy firma wychodzi z inicjatywą podzielenia współpracy na mniejsze etapy, nawet jeśli docelowo będzie ona trwała dłuższy czas, np. kilka miesięcy.

Zapytaj o referencje

Jeśli przedsiębiorstwo wie, z jakiego produktu lub technologii chce skorzystać, wówczas warto zwrócić się o rekomendacje dotyczące firm informatycznych do dostawców takich technologii, np. firmy Microsoft. Dostawca nie wskaże konkretnego partnera, ale pewną listę sprawdzonych i rekomendowanych firm, zawężając w ten sposób krąg poszukiwań. Branża IT jest bowiem jak swoisty ekosystem – niezwykle łatwo zauważyć, który jego element zawodzi. Jeśli firma IT niewłaściwie zrealizowała kilka projektów, będzie to dostrzeżone przez innych graczy z tej branży, w tym dostawców technologii. Poza rekomendacjami z ich strony, klient powinien zwrócić się do samej firmy informatycznej z zapytaniem o referencje. Pamiętać jednak należy, że rozwój systemów informatycznych w przedsiębiorstwach jest procesem ciągłym, zatem referencje w postaci dokumentu nie zawsze będą odzwierciedlały rzeczywisty poziom zadowolenia klientów firmy. Rozwiązaniem w takim przypadku są spotkania referencyjne, które zainicjować powinien sam dostawca usług IT.

Małe i średnie firmy informatyczne bardzo często podpisują kontrakty z przedstawicielami kluczowych dla gospodarki firm, obracających wielomilionowym kapitałem. Można zastanawiać się, co jest przyczyną takiego stanu rzeczy. Odpowiedź wydaje się dość prosta. Dostawcy IT tych rozmiarów posiadają wszystkie cechy wskazane w artykule. Dla nich każdy klient jest klientem kluczowym, któremu poświęcają uwagę oraz wykorzystują w pełni posiadane doświadczenie oraz kompetencje. Dlatego też z takimi partnerami biznesowymi warto nawiązywać współpracę.

Daniel Arak
Business Development Director
ITMAGINATION sp. z o.o.