Dlaczego określenie budżetu już na etapie wysyłania zapytania ofertowego jest tak istotne i daje wymierne korzyści obu stronom? Nad każdą z ofert pracuje architekt rozwiązania. Stworzony przez niego materiał przekształca się w taki, który bezpośrednio adresuje pytania przyszłego zleceniodawcy. Uwzględnia się w nim testy, pomyłki i otoczkę formalną. Tak właśnie powstaje estymacja – żadnych automatycznych odpowiedzi. Tylko praca zespołu technicznego, który uznaje rozwiązania jakościowe nie budżetowe.

Spośród zapytań ofertowych zdecydowana większość pochodzi z niewiadomego źródła albo od osób pracujących w firmach, które z różnych powodów nie chcą się ujawniać, o wiele mniej zgłasza się małych firm, a skromna reszta to znane marki lub solidne przedsiębiorstwa.

Większość zapytań skupia się na prośbie o wycenę aplikacji, a czas przygotowania ofert jest różny. Wiele z nich pochłania więcej niż 8 godzin plus zapytania, które nie doczekały się oferty, bo mimo starań nie dało się ich stworzyć na podstawie zbyt skąpych informacji. Dla przykładu firma itCraft w sumie poświęciła na to około 4320 godzin pracy różnych ekspertów. W przeliczeniu to aż 540 dni roboczych. Ponad 60% umów firma ta zawarła z organizacjami, które w analizie przedsprzedażowej określiły ramy budżetowe.

Dlaczego to takie ważne? Bo pozwala wszystko wyliczyć i już podczas wstępnej rozmowy oszacować, ile maksymalnie warto zainwestować w dane rozwiązanie, by się opłacało. Niestety, pełne informacje i określenie możliwego budżetu przez potencjalnych klientów to wciąż rzadkość. A bez nich trudno trafić z ofertą zgodną z ich oczekiwaniami. Bywa też, że zamawiający - ambitnie lub nieświadomie - twierdzi, że budżet nie gra roli, by po poznaniu propozycji rozwiązania, na które poświęcono wiele czasu, energii i know-how, zwyczajnie zerwać kontakt. Dlatego rozmawiajmy o budżecie – dzięki temu dostawca będzie w stanie zaproponować odpowiednie podejście technologiczne, alternatywne rozwiązania (doradzi, jak zrobić to inaczej, z czego zrezygnować, a co uwypuklić, żeby mieszcząc się w kosztach utrzymać cel) lub odmówi, jeśli na podstawie doświadczenia uzna, że „się nie da”. Takie podejście oszczędza czas obu stronom i eliminuje z obiegu oferty nie mające szans realizacji.

Co zyskam, jeśli podam budżet?

• Zwiększysz swoją wiarygodność jako potencjalnego klienta, przez co więcej firm odpowie na Twoje zapytanie profesjonalną ofertą.
• Zaczniesz porównywać przez pryzmat jakości (co jest bardzo ważne), a nie ceny.
• Od razu dowiesz się, czy realizacja pomysłu we wskazanym budżecie ma w ogóle sens. Dzięki temu unikniesz godzin spotkań, których efektem będą oferty w nietrafionym pułapie finansowym. Innymi słowy: oszczędzisz czas i szybciej podejmiesz decyzję, czy ruszać z realizacją. Tylko tyle i aż tyle.

 Autor: Bartosz Pieślak, itCraft