Obowiązek osobistego stawiennictwa nie obejmie obywateli państw UE, EFTA, Szwajcarii oraz niektórych Brytyjczyków. Nowe zasady oznaczają konieczność podróży do Polski i udziału tłumacza przysięgłego.

• W praktyce może to wymusić powoływanie do zarządów osób z polskim PESEL.

Wprowadzenie tych regulacji oznacza istotne komplikacje proceduralne dla firm i osób fizycznych spoza UE, które chcą działać w Polsce lub pełnić funkcje zarządcze.

W skrócie:

• Od 1 stycznia 2026 nowe zasady PESEL
• Osobiste stawiennictwo wymagane dla większości cudzoziemców
• Brak możliwości działania przez pełnomocnika
• Wyjątki dla obywateli UE, EFTA, Szwajcarii i wybranych Brytyjczyków
• Zmiany szczególnie ważne dla spółek z kapitałem zagranicznym

Dlaczego to ważne?

Zmiany obejmą wszystkich cudzoziemców spoza UE, EFTA, Szwajcarii oraz wybranych obywateli Wielkiej Brytanii, którzy od 2026 roku będą musieli osobiście pojawić się w polskim urzędzie, aby uzyskać numer PESEL.

• Dotyczy to tysięcy osób pełniących funkcje zarządcze w polskich spółkach z kapitałem zagranicznym.

• Brak numeru PESEL uniemożliwi im m.in. podpisywanie sprawozdań finansowych czy składanie deklaracji podatkowych w polskich systemach teleinformatycznych.

Najbardziej zaskakującą zmianą jest całkowite wykluczenie możliwości działania przez pełnomocnika, co do tej pory było standardową praktyką. Nowe przepisy mogą wymusić na zagranicznych firmach powoływanie do zarządu osób z polskim PESEL lub obywatelstwem państw UE.

• To duże utrudnienie organizacyjne i kosztowe, zwłaszcza dla podmiotów, które nie mają przedstawicieli w Polsce.

Jakie są kluczowe zmiany w procedurze PESEL?

Od 1 stycznia 2026 roku cudzoziemcy spoza UE, EFTA i Szwajcarii nie będą mogli uzyskać numeru PESEL przez pełnomocnika. Oznacza to, że wniosek będzie można złożyć wyłącznie osobiście w polskim urzędzie.

• Wymóg ten nie dotyczy dzieci urodzonych na terytorium Polski oraz obywateli UE, EFTA, Szwajcarii i wybranych Brytyjczyków, którzy spełniają określone warunki pobytu przed końcem okresu przejściowego po Brexicie.

W praktyce osoby zainteresowane uzyskaniem PESEL będą musiały przyjechać do Polski, a w przypadku braku znajomości języka polskiego – skorzystać z usług tłumacza przysięgłego. Dodatkowo, po uzyskaniu numeru PESEL, konieczne będzie jego ujawnienie w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) i Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

Kogo dotyczą nowe obowiązki – geografia i wyjątki

Nowe przepisy obejmą cudzoziemców, którzy nie są obywatelami państw członkowskich Unii Europejskiej, EFTA, Szwajcarii ani wybranymi obywatelami Wielkiej Brytanii (z prawem pobytu lub pracy przygranicznej przed końcem okresu przejściowego). Pozostali będą zobowiązani do osobistego stawiennictwa w Polsce.

• Wyjątek stanowią dzieci urodzone w Polsce, dla których procedura pozostaje uproszczona.

Zmiana jest szczególnie istotna dla spółek z kapitałem zagranicznym, w których zarządach często zasiadają wyłącznie obcokrajowcy. Brak możliwości uzyskania PESEL przez pełnomocnika może wymusić modyfikację składu zarządu lub zmianę praktyk korporacyjnych.

„Nowe regulacje mogą wpłynąć na decyzje inwestorów zagranicznych dotyczące formy obecności na polskim rynku oraz składu organów zarządzających. Firmy powinny już teraz analizować potencjalne skutki i przygotować się na zmiany proceduralne.”
dr Anna Kowalska, ekspert ds. prawa gospodarczego

Jakie będą skutki dla spółek z kapitałem zagranicznym?

Spółki z kapitałem zagranicznym, w których zarządach zasiadają wyłącznie cudzoziemcy spoza UE, będą musiały zapewnić obecność w Polsce co najmniej jednego członka zarządu w celu uzyskania PESEL.

• Alternatywą może być powołanie do zarządu osoby posiadającej polski PESEL lub obywatelstwo UE.

Brak numeru PESEL uniemożliwi podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych w polskich systemach elektronicznych. Dla wielu firm oznacza to konieczność przeorganizowania zarządu lub poniesienia dodatkowych kosztów związanych z podróżami i tłumaczeniami przysięgłymi.

Warto zapamiętać:

• Od 2026 roku cudzoziemcy spoza UE muszą osobiście uzyskać PESEL w Polsce
• Brak możliwości działania przez pełnomocnika dla większości obcokrajowców
• Numer PESEL jest wymagany do podpisywania sprawozdań i deklaracji podatkowych
• Zmiany szczególnie dotkną spółki z kapitałem zagranicznym
• Wyjątki obejmują obywateli UE, EFTA, Szwajcarii oraz wybranych Brytyjczyków

Podsumowując, od 1 stycznia 2026 roku cudzoziemcy spoza UE, EFTA i Szwajcarii będą zobowiązani do osobistego stawiennictwa w polskim urzędzie w celu uzyskania numeru PESEL. Zmiana ta wpłynie na praktyki korporacyjne spółek z kapitałem zagranicznym oraz na procedury formalne związane z rejestracją i raportowaniem w Polsce.

Źródło: EY