Koszty uzyskania przychodów dla pracowników zostały określone kwotowo. Ich wysokość zależy od ilości zawartych umów oraz miejsca zamieszkania podatnika. 

Jeden stosunek pracy 

W przypadku, gdy podatnik otrzymuje wynagrodzenie z tytułu jednego stosunku pracy sprawa wydaje się dość prosta, gdyż przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprost wskazują maksymalne wartości, o jakie można obniżyć przychód. W zależności od tego, czy zakład pracy, w którym zatrudniony jest pracownik, znajduje się w miejscowości jego zamieszkania, czy też nie, zryczałtowane miesięczne koszty uzyskania przychodu m.in. z tytułu jednego stosunku pracy  różnią się i wynoszą odpowiednio: 

• 111,25 zł (nie więcej niż 1 335 zł za rok),
• 139,06 zł (nie więcej niż 1 668,72 zł za rok) w sytuacji, gdy miejsce czasowego lub stałego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie otrzymuje on dodatku za rozłąkę (tzw. podwyższone koszty uzyskania przychodu).

Miejsce zamieszkania osoby fizycznej to miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu.

Należy w tym miejscu zauważyć, że warunkiem zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu jest złożenie przez pracownika stosownego oświadczenia o spełnianiu wymaganych warunków dotyczących miejsca zamieszkania (miejsce zamieszkania nie musi być bowiem tożsame z miejscem zameldowania). Dopiero na podstawie takiej informacji płatnik podatku, a w tym przypadku pracodawca, nalicza odpowiednie wartości zmniejszające podatek. 

Dwa etaty czyli podwójny zysk

W sytuacji gdy podatnik podejmuje dodatkową  pracę, pojawiają się niejednokrotnie wątpliwości dotyczące tego, w jaki sposób powinny zostać ujęte koszty uzyskania przychodu z tytułu stosunku pracy. Dodatkowo należy uwzględnić sytuację, w której co najmniej  jedno miejsce pracy znajduje się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania pracownika. Co w takiej sytuacji?

W przypadku gdy pracownik zatrudniony jest na więcej niż jedną umowę o pracę (lub uzyskuje przychody z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy, pracy nakładczej), koszty uzyskania przychodów przysługują mu z tytułu każdego stosunku pracy oddzielnie. Warto też dodać, że wysokość tych kosztów nie jest uzależniona od tego, jaki jest wymiar pracy (cały, pół, ćwierć etatu itd.). Ale uwaga! Koszty te łącznie nie mogą przekroczyć za dany rok 2 002,05 zł, gdy zakład (zakłady) pracy znajduje się w tej samej miejscowości, w której zamieszkuje pracownik. 

1 pracownik 2 umowy, 2 miejscowości  

Inaczej sytuacja wygląda, gdy pracownik ma zawarte np. dwie umowy, przy czym jeden z zakładów pracy znajduje się w innej miejscowości. W odniesieniu do zakładu pracy znajdującego się poza miejscem zamieszkania podatnika należy zastosować miesięczne podwyższone koszty uzyskania przychodu (139,06 zł), natomiast  przychód uzyskany tytułem drugiego stosunku służbowego może zostać pomniejszony tylko i wyłącznie o kwotę 111,25 zł miesięcznie. Tu również obowiązuje łączny limit roczny. Wynosi on 2 502,56 zł, w przypadku gdy pracownik uzyskał przychody z więcej niż jednego stosunku pracy (stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej), a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. 

Przykład: Podatnik zatrudniony jest w firmie A, znajdującej się poza miejscem zamieszkania pracownika, oraz równocześnie w przedsiębiorstwie B, zlokalizowanym w tym samym mieście, w którym mieszka. Oznacza to, że przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy firma A powinna zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu, tj. 139,06 zł, natomiast zakład pracy B przy ustalaniu zaliczki na podatek powinien stosować zwykłe koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł. 

Możliwość korekty kosztów w zeznaniu rocznym

Analizując problem dotyczący pracowniczych kosztów uzyskania przychodów, warto zaznaczyć, że w razie gdy pracodawca, obliczając zaliczki, uwzględnił niższe lub wyższe koszty niż przysługujące pracownikowi w konkretnej sytuacji, ma on prawo i obowiązek w rozliczeniu rocznym przyjąć podwyższone lub obniżone koszty uzyskania przychodu. Sytuacja taka często wynika z niedopatrzenia pracownika, polegającego na niedostarczeniu pracodawcy oświadczenia o konieczności zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu w związku z tym, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Nie stanowi to jednakże przeszkody, aby móc „odzyskać” nadpłacony podatek, uwzględniając wyższe koszty w rozliczeniu rocznym.

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Małgorzata Jawińska, księgowa Tax Care

Czytaj także: Przychód poniżej 200 zł z umowy zlecenia poza rocznym PIT-em