Istnieje co najmniej kilka metodologii, które ułatwiają sprawną organizację pracy – jedną z najpopularniejszych bez wątpienia jest Getting Things Done autorstwa Davida Allena. Niemniej jednak każdy system, zbiór reguł czy metodologia wskazuje na kluczowy dla efektywności element – konieczność wykorzystania zewnętrznych narzędzi.

Po co nam narzędzia?

Celem używania narzędzi przy wykonywaniu jakiejkolwiek czynności jest ułatwienie sobie pracy. W przypadku efektywnego wykorzystania czasu naszym podstawowym narzędziem jest pamięć, w której w sposób naturalny gromadzimy informacje na temat zadań do wykonania. Niestety praktyka dowodzi, że im więcej mamy „w pamięci”, tym mniej skuteczne jest to narzędzie.

Ludzki umysł w tym konkretnym wypadku można przyrównać do pamięci operacyjnej komputera. Podczas wykonywania określonego zadania, musi je kontrolować i optymalizować na bieżąco. W sytuacji, gdy nie używamy narzędzi zewnętrznych usprawniających zarządzanie pracą, umysł zmuszony jest, dodatkowo pamiętać o wszystkich innych przyszłych zadaniach, a także o szczegółach, notatkach, ważnych terminach, kontaktach wykorzystywanych w przyszłych zadaniach itp. Nie trzeba być ekspertem komputerowym, by wyobrazić sobie, jak taki zasób informacji w pamięci operacyjnej jest w stanie spowolnić nawet najprostsze zadanie.

Dlatego wszystkie informacje, które nie są potrzebne przy wykonywaniu aktualnego zadania, warto… zapisać. Dokładnie tak, jak na komputerze zapisuje się dane na dysku twardym, by wrócić do nich dopiero wówczas, gdy będą potrzebne. Taką rolę „dysku twardego” spełniają zewnętrzne narzędzia do wspomagania efektywności osobistej.

Dzięki „zapisaniu” wszelkich danych dotyczących zadań, terminów i kontaktów „na zewnątrz”, możemy o wiele sprawniej zająć się bieżącym zadaniem, poświęcając mu 100% uwagi i kreatywności, co wpłynie na szybsze jego ukończenie. Z drugiej strony zaś nie tracimy istotnych informacji, takich jak przemyślenia, notatki czy wskazówki dotyczące pozostałych zadań, które będą nam potrzebne, gdy bieżące zadanie zostanie ukończone.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie?

To pytanie nie ma jednoznacznej i prostej odpowiedzi. Gdy wybieramy młotek, którego używać będziemy raz na jakiś czas, w zasadzie nieistotny jest jego ciężar ani wygodny uchwyt. Jeśli jednak młotek wybiera cieśla lub kowal, każdy z nich dobierze inne narzędzie, dostosowane zarówno do przyszłych zadań, jak i do własnych preferencji użytkowania. Dokładnie tak samo powinniśmy podejść do wyboru narzędzia, jakiego użyjemy do poprawy efektywności osobistej. Jest to bowiem narzędzie, którego używać będziemy niemal bez przerwy.

Narzędzia „analogowe”

Najprostszym możliwym narzędziem jest kartka papieru czy zwykły notatnik. Wystarczy spisać listę zadań do wykonania i wybrać to, które zrealizowane zostanie w pierwszej kolejności. Niezaprzeczalnym plusem kartki papieru jest jej dostępność i prostota użycia – każdy z nas potrafi przecież pisać :)

Problem pojawić się może, gdy przybywa zadań, a każdemu z nich towarzyszy szereg informacji dodatkowych, jak notatka, dokument, kontakt lub termin realizacji. Wówczas potrzebne będzie narzędzie, które z jednej strony będzie umożliwiało przechowywanie tych informacji „pod ręką”, a jednocześnie nie utrudni nam „nawigacji” i przeglądania listy zadań.

Z pomocą może przyjść kalendarz jako nieco bardziej zorganizowana forma notatnika. Dzięki temu każde zadanie można przypisać do określonego terminu. Większość kalendarzy posiada również podręczna książkę kontaktów oraz miejsce na notatki. Mamy również pełen wybór kalendarzy elektronicznych, które zainstalować można na komputerze.

Zdecydowanym minusem kalendarza jest jednak konieczność zapisywania zadań w określonym terminie. Z kolei częste przesuwanie terminów i przenoszenie całej listy zadań na kolejne dni wpływa bardzo demotywująco i frustrująco. Zatem jest to narzędzie mało elastyczne i nieodpowiednie, jeśli nie potrafimy trafnie oszacować własnych „mocy przerobowych”.

Narzędzia „cyfrowe”

O wiele większą elastyczność i wygodę użytkowania zapewniają programy komputerowe ułatwiające zintegrowane zarządzanie informacjami i zadaniami, jakie mamy do wykonania. Zdecydowana większość z nasz w swojej codziennej pracy wykorzystuje komputer, zatem dlaczego nie zorganizować się „cyfrowo”?

Podstawową zaletą organizerów komputerowych jest elastyczność i wygoda. W zapisanych zadaniach zdecydowanie łatwiej zmienić temat, datę lub priorytet zadania. W każdej chwili można także uzupełnić listę zadań o nowe lub usunąć już wykonane, bez utraty przejrzystości. Listę zadań można ułożyć w najwygodniejszy dla siebie sposób, a szczegóły mieć zawsze na wyciągnięcie ręki w notatce lub osobnym pliku.

Jeśli program umożliwia również korzystanie z poczty e-mail, tym lepiej, bowiem zamiast opisywać zadanie, można po prostu podpiąć jako zadanie otrzymaną wiadomość. Zintegrowanie organizera z pocztą e-mail jest szczególnie istotne dla osób, które odbierają i wysyłają w ciągu dnia duże ilości wiadomości. W przypadku przedsiębiorców, handlowców lub osób wykonujących wolne zawody taki organizer może nawet posłużyć za prosty system zarządzania relacji z klientami (CRM).

Oczywiście program komputerowy również może mieć wady. Na przykład nie jest już tak łatwo dostępny, jak kartka papieru, bowiem nie w każdej sytuacji możemy użyć komputera. Dlatego istotne jest, aby przy wyborze odpowiedniego oprogramowania zwrócić uwagę na jego kompatybilność z innymi urządzeniami – np. z telefonem komórkowym lub palmtopem, o który już pod ręką łatwiej. Przydatną funkcją jest również eksport danych do zewnętrznego pliku lub możliwość wydrukowania notatki czy nawet całej listy zadań.

Kolejną istotną funkcją, która warto wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania jest jego mobilność. Program typu „portale”, niewymagający instalacji będzie bardzo mocnym ułatwieniem dla osób, które pracują na więcej niż jednym komputerze. Można w takim wypadku mieć organizer na pamięci USB i korzystać z dowolnego komputera.

Kolejne bardziej lub mniej przydatne funkcje organizerów osobistych można mnożyć bez końca. Tak jak wspomniano – wybór odpowiedniego programu powinien zależeć od indywidualnych preferencji. Warto wypróbować kilka na początek i samodzielnie je ocenić. Niektórym mogą w zupełności wystarczyć proste, darmowe rozwiązania, inni zapewne będą bardziej zadowoleni z płatnych, za to bardziej rozbudowanych organizerów.

Najważniejsze, aby „zaprzyjaźnić się” z wybranym narzędziem, bowiem jego stosowanie na co dzień jest sprawa kluczową. Jeśli chcemy osiągnąć cel, czyli poprawić własną efektywność, powinniśmy używać wybranego narzędzia w sposób naturalny, tak jak sztućców używamy do jedzenia.

Metodologię organizacji pracy zawsze można zmienić, zmodyfikować. Natomiast dobre narzędzie, to takie, które ułatwia pracę i da się z niego korzystać nawet bez znajomości metodologii.

Poradę dla Czytelników Dziennika Internautów przygotował Artur Ziółkowski z firmy MindFizzer.

MindFizzer jest wyłącznym dystrybutorem rodziny Organizerów LeaderTask, oprogramowania wspierającego efektywność osobistą i zarządzanie projektami. Wśród oprogramowania marki LeaderTask znajdują się zarówno Organizery osobiste – na PC i PDA, jak i wersje sieciowe dla firm, ułatwiające zarządzanie zadaniami w grupie.