Pracodawca ma prawo wiedzieć, w jaki sposób pracownicy spędzają czas w pracy, w jaki sposób korzystają z komputerów, telefonów czy samochodów służbowych. Działania te mają na celu nie tylko zwiększenie efektywności pracowników, ale także ochronę ważnych danych oraz zapobieganie popełnianiu przestępstw.

Nie oznacza to jednak, że wolno im wszystko. Granice stawia polskie prawo, a także przyzwoitość. Spośród najważniejszych aktów prawnych należy wymienić Konstytucję RP (art. 47 i 49), Prawo cywilne w zakresie ochrony dóbr osobistych, Prawo karne (m.in. ochrona korespondencji) i Prawo Pracy (obowiązek pracodawcy poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracowników).

Stosowane do kontroli pracowników metody muszą być przede wszystkim zgodne z prawem, proporcjonalne do wyznaczonych celów. Ich wprowadzenie musi być uzasadnione, a pracownicy o tym fakcie muszą być poinformowani. Odpowiednie zapisy mogą się znaleźć w regulaminie pracy, politykach wewnętrznych czy jako część umowy o pracę.

Dość popularnym sposobem wykorzystywania sprzętu biurowego do celów prywatnych są rozmowy telefoniczne niezwiązane z pracą. Pracodawca może kontrolować sposób, w jaki korzystamy z telefonu (może sprawdzać billingi - ilość i czas połączeń), nie wolno mu jednak podsłuchiwać rozmów. Na to bowiem konieczna jest zgoda sądu. Niezgodne z prawem jest także przetwarzanie danych dotyczących numerów wybieranych przez pracowników.

Dość powszechnym sposobem kontroli są także karty dostępu do pomieszczeń, chroniące je jednocześnie przed dostępem przez osoby trzecie. Aby jednak efektywnie kontrolować w ten sposób pracowników, konieczny jest system kamer przemysłowych, rzadko stosowany w biurach.

Ponieważ komputery występują obecnie powszechnie w miejscach pracy, mogą być także swobodnie wykorzystywane przez pracowników do celów prywatnych. Warto jednak pamiętać, że o ile pracodawca ma prawo do kontroli stron, które odwiedzamy i wysyłanej korespondencji służbowej, nie może on jednak czytać korespondencji prywatnej, nawet jeśli jest ona wysyłana z komputerów służbowych.

Złamanie obowiązujących zasad i prawa może skutkować odpowiednimi sankcjami - pracownikom grożą środki dyscyplinarne, łącznie z natychmiastowym zwolnieniem z pracy, pracodawcom z kolei pozwy o odszkodowania za naruszenie dóbr osobistych.