Faktura VAT w myśl ustawy o podatku od towarów i usług to podstawowy dokument poświadczający dokonanie transakcji sprzedaży. Nabywca sporządzając tego rodzaju dokumentację musi jednakże liczyć się ze związanymi z tym ograniczeniami i licznymi wymogami, które należy spełnić jednocześnie, aby wystawione faktury posiadały moc prawną.

Prawo do wystawiania faktur przysługuje tylko czynnym podatnikom VAT

Regulacje dotyczące wystawiania przez nabywców faktur VAT zostały przedstawione w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Nabywcy mogą wystawiać dokumenty oznaczone jako „faktura VAT” pod warunkiem, że są - podobnie jak i dostawcy towarów - zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT oraz spełnili pozostałe warunki.

Konieczna umowa pomiędzy nabywcą a dostawcą towarów i usług

Strony muszą zawrzeć umowę upoważniającą nabywcę do wystawiania faktur (korekt i duplikatów) – w imieniu i na rachunek sprzedawcy. Bardzo ważne jest, aby podatnik, zawierając tę umowę ze swoim kontrahentem, określił zarówno rodzaj towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury, jak i założony okres jej obowiązywania (maksymalny to 2 lata).

O fakcie utraty statusu czynnego podatnika VAT trzeba powiadomić

Poza wymienionymi wyżej informacjami, nie wolno zapomnieć o zawarciu we wspomnianej umowie stosownej adnotacji, zgodnie z którą obie strony zobowiązują się do poinformowania w trybie natychmiastowym partnera biznesowego w przypadku wykreślenia z rejestru podatników czynnych VAT lub o zbyciu prowadzonego przez nich przedsiębiorstwa.

Wymogi związane z wystawianiem faktur przez odbiorcę

Faktury wystawiane przez nabywców zasadniczo nie różnią się od standardowych dokumentów sprzedaży. Jednakże przedsiębiorca musi pamiętać, że powinny na nich znaleźć się informacje dotyczące tego, kto jest wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

W związku z przeniesieniem prawa do wystawiania dokumentacji poświadczającej dokonanie transakcji sprzedaży nabywający zobowiązany jest do przedstawienia drugiej stronie umowy oryginału i kopii faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy. Warto zaznaczyć także, że w przypadku obrotu fakturami drogą elektroniczną akceptacji dokonuje się również w tej formie. Długość okresu, w którym należy dopełnić tej formalności, powinna zostać określona we wspomnianej wcześniej umowie. Jednak musi on być tak określony, by pozwalał na terminowe rozliczenie podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi.

14 dni na zgłoszenie zawarcia umowy organowi podatkowemu

Należy także pamiętać, że zawarcie takiej umowy podlega obowiązkowemu zgłoszeniu do naczelnika urzędu skarbowego w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od momentu jej podpisania. Dokonuje tego nabywca. Zgłoszenie to powinno zawierać informacje dotyczące stron umowy, daty zawarcia, a także okresu, na który została ona zawarta.

Wewnątrzwspólnotowy obrót także z samofakturowaniem

Poza krajowym obrotem polscy przedsiębiorcy realizują transakcje z partnerami z krajów należących do Wspólnoty Europejskiej. Także w tym przypadku możliwość wystawienia faktur przez nabywców lub usługobiorców została przewidziana przepisami prawa podatkowego.

Regulacje w tej kwestii są analogiczne do przepisów dotyczących dostaw krajowych. Należy zatem pamiętać, że prawo do wystawiania tego rodzaju dokumentów przysługuje tylko nabywcom towarów, którzy są podatnikami podatku od wartości dodanej zidentyfikowanymi dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium innego państwa członkowskiego. Ponadto dostawca krajowy musi posiadać status podatnika VAT UE. Warunkiem koniecznym jest także zawiadomienie organu podatkowego o zawarciu umowy upoważniającej zagranicznego nabywcę do wystawiania stosownej dokumentacji. Zawiadomienie to musi zostać złożone w formie pisemnej przez dokonującego dostawę.

Elżbieta Węcławik, Tax Care,
Iwona Cackowska, księgowa Tax Care

Czytaj także: Z pustej faktury musisz zapłacić VAT