Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Akademię Koźmińskiego i Ideo*, platformy do komunikacji wewnętrznej pozwalają pracować sprawniej, szybciej i efektywniej. Tak uważa ponad 65% respondentów. Z kolei prawie połowa badanych (48%) postrzega intranet jako korzystne rozwiązanie z uwagi na polepszenie komunikacji pomiędzy zarządem a pracownikami. Niemal jedna trzecia badanych (31%) wskazuje, że dzięki intranetowi poprawia się kultura organizacyjna przedsiębiorstwa. Niemal drugie tyle zaznacza, że dzięki intranetowi można zapewnić kontrolę nad pracownikami i procesami wewnątrz organizacji.

Intranet jest bardzo dobrym narzędziem nie tylko dla pracowników, ale też dla zarządu organizacji. Pomaga w skutecznej komunikacji oczekiwań wobec podwładnych i stanowisk.

Intranet sprzyja mobilności

Co trzeci badany korzysta z intranetu poza miejscem pracy (ponad 30 proc.), a zawarte w nim funkcje są bardzo przydatne lub niezbędne według większości ankietowanych. Chodzi tu o dostęp do wiedzy (66 proc. wskazań), załatwianie spraw pracowniczych (60 proc. wskazań) czy przekazywanie informacji (59 proc. wskazań). Korzystanie z intranetu nie oznacza zatem uwiązania do stanowiska pracy – jak twierdzą autorzy.

Intranet jest najczęściej elementem większej całości systemów komunikacyjnych w przedsiębiorstwach lub jest połączony z innymi systemami (76 proc. odpowiedzi). W 30 proc. przypadków respondenci wskazali, że intranet jest osobnym, autonomicznym rozwiązaniem.

Intranet nie tylko dla korporacji

Korzyści z wdrożenia intranetu płyną zarówno dla małych, jak i dla dużych firm. Intranety jako systemy komunikacji nie są zarezerwowane wyłącznie dla korporacji.

Niezależnie od typu i specyfiki organizacji w każdym przypadku celem wdrożenia portalu intranetowego jest przyniesienie korzyści wszystkim w organizacji i poza nią. Usprawnienie codziennej pracy i kontaktu między pracownikami, integracja zespołu, dobre relacje pomiędzy decydentami a podwładnymi, lepsze, bardziej satysfakcjonujące wyzwania wnoszące wartość czy po prostu oszczędności czasu i innych zasobów to tylko wybrane korzyści płynące z dobrego wdrożenia dobrze zaprojektowanej platformy intranetowej.

Pracownicy nie muszą być specjalnie zachęcani do korzystania z intranetu. Z badań wynika, że najczęstszą „zachętą” jest po prostu fakt, że platforma oferuje funkcje niezbędne w pracy, do których nie ma dostępu w inny sposób. Między innymi z tego powodu intranet jest o wiele bardziej popularny niż narzędzia typu Facebook Workforce, Lync, Yammer czy Trello.

Choć wyników badań nie można uznać za reprezentatywne dla całej populacji, to z pewnością stanowią ciekawy głos w dyskusji nad stanem wykorzystania narzędzi intranetowych w przedsiębiorstwach działających na terenie Polski, szczególnie tych średnich lub dużych.

Autorzy:

dr hab. Grzegorz Mazurek, prof. Akademii Leona Koźmińskiego

Urszula Kandefer, ekspert ds. systemów komunikacji wewnętrznej w Ideo.

*Badania przeprowadzono w okresie od czerwca 2017 roku do maja 2018 roku na próbie 232 respondentów (menedżerów i specjalistów) z kilkunastu branż działających w usługach, handlu i produkcji.