Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, o ile nie korzystają ze zwolnienia, zobowiązani są do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwanych potocznie kasami fiskalnymi.

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej pod groźbą kary

Niewywiązanie się z tego obowiązku pociąga za sobą negatywne konsekwencje w postaci obciążenia podatnika dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług za okres, w którym podatnik nie stosował właściwego urządzenia rejestrującego. Ponadto, w przypadku osób fizycznych dokonujących transakcji podlegających opodatkowaniu VAT, możliwe jest, iż niezdyscyplinowany przedsiębiorca zostanie pociągnięty do odpowiedzialności za wykroczenie lub nawet przestępstwo skarbowe.

Zakup kasy rejestrującej to nie lada wydatek

Niestety, wyposażenie się w odpowiednie urządzenie to dość kosztowna sprawa. Ceny kas rejestrujących, które zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów muszą być używane w celu rejestrowania kwot sprzedaży, mających wpływ na wysokość zobowiązania względem organu podatkowego, wahają się w granicach 600–1000 zł (ale są też droższe wersje, które kosztują ponad 3000 zł). Dla wielu przedsiębiorców to stanowczo za dużo. Dodatkowo sytuacja komplikuje się w przypadku, gdy konieczne jest zaopatrzenie się w więcej niż jedną kasę rejestrującą.

Zwrot nawet do 90% poniesionych kosztów

Na szczęście, ustawodawca przewidział dla podatników rozpoczynających ewidencjonowanie za pomocą kasy możliwość częściowej refundacji kosztów zakupu właściwego urządzenia. Mogą oni odliczyć od podatku należnego kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu netto, jednak nie więcej niż 700 zł. Warto również pamiętać o tym, że odliczenie to przysługuje także przedsiębiorcom zwolnionym z VAT, jak również wykonującym wyłącznie czynności zwolnione od tego podatku.

Tryb i warunki odliczenia wydatków na zakup kasy fiskalnej

Tryb i warunki odliczenia od podatku należnego, a także zwrotu kwoty poniesionej w związku z nabyciem kasy rejestrującej zostały określone w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie odliczenia i zwrotu wydatków na zakup kas rejestrujących. Aby móc ubiegać się o choć częściową refundację zakupu kasy fiskalnej, przedsiębiorca powinien złożyć do naczelnika urzędu skarbowego pisemne zgłoszenie, określające nie tylko liczbę urządzeń, ale także przewidywane miejsce ich użytkowania. Powinno być ono złożone przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Należy przy tym pamiętać, że ewidencjonowanie należy rozpocząć w obowiązujących terminach przy użyciu kas nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają wymagania określone w ustawie. Ponadto konieczne jest posiadanie dowodu zapłaty całej należności z tytułu nabycia kasy fiskalnej, gdyż tylko ten dokument daje podstawę do skorzystania z prawa do odliczenia.

W przypadku gdy wspomniane zgłoszenie dotyczy tylko i wyłącznie jednego urządzenia rejestrującego, może być ono zawarte na formularzu zgłoszenia wskazującego miejsce instalacji kasy fiskalnej, pod warunkiem że zostało ono złożone przed terminem obowiązkowego rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego. Warto zauważyć, że odliczenie wartości z tytułu nabycia kasy fiskalnej możliwe jest w momencie składania deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie stosownej ewidencji lub też za kolejne okresy.

Podatnikom zwolnionym z VAT, jak również wykonującym wyłącznie czynności zwolnione, zwrot kosztów poniesionych w celu nabycia kasy rejestrującej dokonywany jest na wyraźny wniosek, zawierający informacje identyfikujące podatnika, takie jak imię i nazwisko, dane adresowe czy też NIP. Ponadto do wniosku należy dołączyć informację o serwisie, w którym odbyła się fiskalizacja urządzenia, kopię faktury wraz z dowodem wpłaty całej należności, a także określić numer rachunku bankowego lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowej, na który ma zostać dokonany zwrot kosztów zakupu kasy. W takiej sytuacji zwrot kosztów nabycia urządzenia rejestrującego dokonywany jest bezpośrednio na wskazany rachunek bankowy, w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika.

Wartość odliczenia

Zasadniczo przyjmuje się, że kwota odliczenia dokonywana w danym okresie rozliczeniowym nie może przekraczać wartości różnicy między podatkiem należnym a naliczonym. Jednak limitowane odliczenie jest dopuszczone także w sytuacji, gdy kwota podatku naliczonego jest większa lub równa wartości podatku należnego, czyli powstaje kwota do zwrotu lub brak jest podatku do zapłaty. Podatnicy składający deklarację podatkową mogą w takim przypadku odliczyć w danym okresie rozliczeniowym:

• 25% wartości odpowiadającej 90% ceny netto nabytego urządzenia (gdy rozliczają się miesięcznie),
• 50% kwoty odpowiadającej 90% tej ceny (gdy rozliczają się kwartalnie).

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Małgorzata Jawińska, księgowa Tax Care

Czytaj także: Kwoty na fakturze i podatek wykazywany w deklaracji trzeba zaokrąglać