W skrócie:

• Od 1 lutego 2026 KSeF obowiązkowy dla firm z obrotami powyżej 200 mln zł w 2025
• Tylko 12 proc. firm w pełni gotowych, 33 proc. deklaruje duże przygotowanie
• Odbieranie faktur z KSeF obowiązkowe dla wszystkich od 1 lutego 2026
• Rok 2026 bez kar administracyjnych za błędy techniczne w KSeF
• Mikrofirmy do 10 tys. zł miesięcznie mogą odroczyć wdrożenie do 2027

Harmonogram wdrożenia - kogo i kiedy obejmie obowiązek

Krajowy System e-Faktur wchodzi w życie etapami.

• Od 1 lutego 2026 obowiązek dotyczy przedsiębiorców, których wartość sprzedaży z VAT przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł.

• Od 1 kwietnia 2026 system obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT - zarówno czynnych, jak i zwolnionych, niezależnie od wysokości przychodów.

Według Ministerstwa Finansów, najmniejsze firmy - te wystawiające faktury do 450 zł i nieprzekraczające 10 tys. zł miesięcznego obrotu - otrzymały odroczenie do 1 stycznia 2027.

Kluczowa zmiana: odbieranie faktur kosztowych w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników już od 1 lutego 2026, niezależnie od wielkości firmy.

"Pamiętajmy, że ten obowiązek dotyczy wystawiania faktur, ale te dokumenty trzeba jeszcze w KSeF odbierać. W przypadku dużych przedsiębiorstw, takich jak operatorzy telekomunikacyjni czy sieci stacji benzynowych, wysyłka faktur do systemu stanie się faktem, ale jako odbiorcy musimy być gotowi na ich sprawne przyjmowanie" - mówi Radosław Lasota, ekspert Comarch ds. biur rachunkowych i KSeF.

Skala nieprzygotowania - co blokuje firmy przed wdrożeniem

Badanie Grant Thornton z listopada 2025 ujawnia niepokojące dane:

• tylko 12 proc. firm czuje się w pełni przygotowanych do KSeF, a 33 proc. ocenia swoje przygotowanie jako duże.

• Pozostałe 55 proc. zgłasza niewielki lub bardzo niski poziom gotowości.

Raport Exorigo-Upos pokazuje, że priorytetowość wdrożenia KSeF spadła z 66 proc. w 2023 do zaledwie 38 proc. w 2025 roku.

Główne bariery to:

• 21 proc. firm nie zna szczegółów systemu,
• 18 proc. ma problemy z procedurami wewnętrznymi,
• a 17 proc. zgłasza brak wsparcia programistów.

Czytaj także: Jak wdrożyć KSeF w firmie - praktyczny przewodnik.

Koszty wdrożenia dla małych firm wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie. Biura rachunkowe muszą liczyć się z opłatami rzędu kilkudziesięciu groszy za każdą pobraną fakturę klienta - przy dużej liczbie klientów to wydatek nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie.

Brak kar w 2026 roku - ale nie brak konsekwencji

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że w 2026 roku nie będą nakładane kary administracyjne za błędy techniczne związane z KSeF. To okres przejściowy, który ma umożliwić firmom bezpieczne wdrożenie systemu. Jednak od 1 stycznia 2027 sytuacja się zmieni - przedsiębiorcy mogą zostać ukarani za:

• Błędy w pliku JPK_VAT wynikające z problemów z fakturami - kara 500 zł za każdy błąd
• Wystawianie faktur poza systemem KSeF - kara do 100 proc. kwoty podatku VAT
• Celowe oszustwa podatkowe - pełna moc Kodeksu Karnego Skarbowego

Brak kar nie eliminuje konsekwencji biznesowych. Faktury wystawione poza KSeF mogą zostać odrzucone przez kontrahentów, co wpłynie na płynność finansową. Problemy z odliczeniem VAT i zakwestionowanie dokumentów przez organy skarbowe to realne zagrożenia dla firm nieprzygotowanych na zmiany.

Warto zapamiętać

• Odbieranie faktur z KSeF obowiązkowe dla wszystkich od 1 lutego 2026 - nawet jeśli firma ma odroczenie wystawiania
• Rok 2026 to okres przejściowy bez kar administracyjnych, ale z pełną odpowiedzialnością za rozliczenia VAT
• Ponad połowa firm zgłasza problemy z procedurami, wiedzą lub wsparciem technicznym - wdrożenie wymaga czasu
• Koszty integracji dla małych firm i biur rachunkowych mogą sięgać kilku tysięcy złotych miesięcznie

Źródło: Comarch S.A., Grant Thornton, Ministerstwo Finansów, Exorigo-Upos, biznes.gov.pl, prawo.pl