W skrócie:

• KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 dla firm z obrotami powyżej 200 mln zł
• Od 1 kwietnia 2026 KSeF dla pozostałych przedsiębiorców
• JPK_CIT, JPK_KPiR, JPK_EWP - nowe struktury od stycznia 2026
• Tylko 13 proc. firm deklaruje pełną gotowość do zmian
• Brak kar za błędy w KSeF do końca 2026 roku

KSeF w dwóch falach - kto musi być gotowy już w lutym

Od 1 lutego 2026 roku 4213 największych przedsiębiorców, którzy osiągnęli w 2024 roku obroty powyżej 200 mln zł, muszą wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF.

• Pozostałe firmy dołączą 1 kwietnia 2026 roku.

• Jak podaje Ministerstwo Finansów, najmniejsze podmioty z obrotami poniżej 10 tys. zł brutto miesięcznie otrzymają dodatkowy czas - do stycznia 2027 roku.

System wymusza zmianę sposobu obiegu dokumentów - koniec z plikami PDF i papierowymi fakturami. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku wystawienia. Problem w tym, że wiele firm dopiero teraz analizuje, jak wdrożyć nowe rozwiązanie.

Według badania inFakt Indeks 2025 tylko 29 proc. przedsiębiorców potrafi poprawnie wskazać termin obowiązywania KSeF. Z kolei raport fillup k24 pokazuje, że zaledwie 16 proc. firm jest gotowych na zmiany, a 30 proc. wciąż czeka na wytyczne.

• Więcej o przygotowaniach do KSeF przeczytasz w artykule jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur.

Nowe struktury JPK - co dokładnie zmienia się w raportowaniu

Równolegle z KSeF od 1 stycznia 2026 roku wchodzą nowe obowiązki raportowe. Podatnicy CIT, spółki niebędące osobami prawnymi oraz podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe i składający JPK_V7M muszą przesyłać do fiskusa:

• JPK_KR_PD - księgę rachunkową z pełną ewidencją zapisów
• JPK_ST_KR - ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych
• JPK_PKPIR - podatkową księgę przychodów i rozchodów
• JPK_EWP - ewidencję przychodów dla ryczałtowców

Według Krajowej Administracji Skarbowej, struktury te dają organom dostęp do znacznie bardziej szczegółowych danych niż dotychczas. Termin przesłania plików JPK za dany rok to 30 kwietnia roku następnego. Pozostali podatnicy CIT i PIT - w tym składający JPK_V7K - dołączą od 1 stycznia 2027 roku.

Ministerstwo Finansów zwolniło podatników CIT z obowiązku przesyłania JPK_ST_KR za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024, a przed 1 stycznia 2026. To drobne ustępstwo w lawinie nowych wymogów.

Brak kar w 2026, ale nie brak konsekwencji

Wiceminister finansów Marcin Łoboda zapowiedział, że do końca 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani za nieprzystąpienie do KSeF ani za błędy w systemie.

• Sankcje wejdą w życie dopiero 1 stycznia 2027 roku.

Wtedy za wystawienie faktury poza KSeF grozi kara do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez VAT - do 18,7 proc. kwoty brutto.

Brak kar nie oznacza jednak braku problemów.

• Eksperci ostrzegają, że fiskus może zakwestionować prawo do odliczenia VAT z faktur otrzymanych poza KSeF, jeśli nabywca wiedział o obowiązku systemu. 

• Dodatkowo kontrahenci mogą odmówić płatności za faktury wystawione niezgodnie z przepisami.

Warto zapamiętać

• Nowe struktury JPK wymagają uporządkowania ewidencji, planów kont i polityk rachunkowości
• Brak kar w 2026 nie chroni przed utratą prawa do odliczenia VAT lub problemami z kontrahentami
• Przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo mogą korzystać z dotychczasowych form fakturowania do września 2026

Źródło: Ministerstwo Finansów, Krajowa Administracja Skarbowa, inFakt Indeks 2025, fillup k24