Celem sprawdzianu nie była ocena treści klauzul czy systemów informatycznych, którymi dysponują badane podmioty. Sprawdzono jednak, czy branża public relations zdążyła się już przygotować na realizację próśb oraz praw osób, których dane przetwarza.

Badanie prowadzone było od lutego do okolic połowy maja br. Składało się z trzech etapów:

• wyrażenie zainteresowania otrzymywaniem informacji od agencji lub firmy oraz prośba o dopisanie do bazy danych – I etap;
• prośba o informację, jak przetwarzane są dane osobowe pytającego dziennikarza – II etap;
• prośba o usunięcie z bazy kontaktów – III etap.

Zaskakujące wnioski

• nawet firmy profesjonalnie zajmujące się komunikacją w wielu przypadkach nie potrafią właściwie reagować na zainteresowanie otrzymywaniem informacji o markach, dla których pracują;
• pytanie o to, w jaki sposób przetwarzane są dane, bardzo często odbierane jest jako niezadowolenie lub wręcz pretensja, a reakcje odpowiadających wręcz zaskakują – w kilku przypadkach odpowiedzią było pytanie, czy dane mają zostać usunięte z bazy, lub dane zostały usunięte nawet bez takiego pytania, choć dziennikarz wcale o to nie prosił;
• w kilku przypadkach pomimo potwierdzenia, że dziennikarz znalazł się w bazie kontaktów medialnych, podmiot nigdy nie przesłał żadnej informacji. Mogło to być wprawdzie podyktowane brakiem informacji z interesującego obszaru tematycznego w badanym okresie, ale nadal dość interesujący jest brak chęci szybkiego wykorzystania nowego kontaktu z bazy.

Wprawdzie nie ma to związku bezpośrednio z badaniem, ale warto zauważyć, że tylko jedna z agencji PR zaprosiła dziennikarza na spotkanie, aby zbudować relację. Zdecydowanie wypada wyróżnić takie podejście.

Wyniki testu – agencje PR

• dziennikarzowi udało się znaleźć w bazie kontaktów medialnych w przypadku 45% agencji,
• 55% agencji, w których bazach dziennikarzowi udało się znaleźć, dodało go do nich w pełni poprawnie – odesłało dziennikarza do formularza (22%) lub przesłało treść obowiązku informacyjnego (33%),
• zupełny brak odpowiedzi na prośbę dziennikarza o dopisanie do bazy zdarzył się w 40% przypadków, przy czym dodatkowo jeden z adresów kontaktowych okazał się nieaktywny – w skrzynce dziennikarza pojawiła się informacja zwrotna o braku doręczenia maila,
• w przypadku 10% agencji pomimo wymiany maili finalnie dziennikarz nie znalazł się w bazach, było to tłumaczone brakiem interesujących informacji (5%) – co mimo wszystko można odczytać pozytywnie, jako brak chęci spamowania – lub wynikało z nagłego i niezrozumiałego zaniechania komunikacji (pozostałe 5%),
• 78% agencji, w których bazach dziennikarz się znalazł, poprawnie odpowiedziało na prośbę o udzielenie informacji, w jaki sposób przetwarzane są jego dane,
• udzielenie odpowiedzi na pytanie o szczegóły przetwarzania danych w 29% przypadków było dopiero pierwszym momentem, kiedy dziennikarz otrzymał jakiekolwiek informacje prawne,
• 22% agencji zignorowało mail z pytaniem o szczegóły przetwarzania danych,
• 100% agencji, które poprawnie odpowiedziały na pytanie o szczegóły przetwarzania danych, niezwłocznie zrealizowało też prośbę o usunięcie z bazy (realizacja do 72h od wyrażenia takiej chęci przez dziennikarza z pominięciem weekendu).

Warto odnotować, że dopytanie o szczegóły przetwarzania danych nie było w kilku przypadkach konieczne – w stopce maili wysyłanych przez agencję umieszczono link prowadzący do miejsca, w którym o wszystkim można się było dowiedzieć.

Wyniki testu – firmy

• dziennikarzowi udało się znaleźć w bazie kontaktów medialnych w przypadku 58% firm,
• 18% firm, w których bazach dziennikarzowi udało się znaleźć, dodało go do nich w pełni poprawnie – odesłało dziennikarza do formularza (nikt nie potwierdził dodania do bazy,
• wysyłką treści obowiązku informacyjnego, jedna firma tłumaczyła się później problemami technicznymi przy dołączaniu stosownej klauzuli do treści maila),
• zupełny brak odpowiedzi na prośbę dziennikarza o dopisanie do bazy zdarzył się w 26% przypadków,
• w przypadku 16% firm pomimo wymiany maili finalnie dziennikarz nie znalazł się w bazach – było to tłumaczone brakiem chęci spamowania (11%) lub wynikało z nagłego i niezrozumiałego zaniechania komunikacji (pozostałe 5%),
• 64% firm, w których bazach dziennikarz się znalazł, poprawnie odpowiedziało na prośbę o udzielenie informacji, w jaki sposób przetwarzane są jego dane,
• udzielenie odpowiedzi na pytanie o szczegóły przetwarzania danych w 86% przypadków było dopiero pierwszym momentem, kiedy dziennikarz otrzymał jakiekolwiek informacje prawne,
• 36% firm albo w ogóle nie odpowiedziało na mail z pytaniem o szczegóły przetwarzania danych (9%), albo zrobiło to tak, że w mailu zwrotnym nie znajdowała się faktyczna odpowiedź na pytanie (27%),
• 29% firm, które poprawnie odpowiedziały na pytanie o szczegóły przetwarzania danych, niezwłocznie zrealizowało też prośbę o usunięcie z bazy (realizacja do 72 h od wyrażenia takiej chęci przez dziennikarza z pominięciem weekendu).

Komentarz

Podobnie jak w przypadku agencji PR, tak i tutaj warto odnotować, że bardzo przyjemnym rozwiązaniem jest link w stopce maila z informacją prasową prowadzący do miejsca, gdzie można dowiedzieć się wszystkiego na temat przetwarzania danych osobowych w dziale komunikacji danej firmy.

Badanie agencji PR i firm w rok po wprowadzeniu RODO miało za zadanie wskazać obszary, w których branża mogłaby się poprawić na poziomie operacyjnym – widocznym na zewnątrz dla dziennikarza. Nie oceniano zgodności podmiotów z RODO – to o wiele bardziej skomplikowana kwestia, w ramach której należałoby m.in. przyjrzeć się rozliczalności operacji prowadzonych na danych (a zatem systemom informatycznym), zbadać treść klauzul prawnych, a także przeanalizować dokumentację wewnętrzną firmy – Fundacja nie ma możliwości ani kompetencji do oceny tych obszarów.

Konkluzją wynikającą z przeprowadzonego badania jest konieczność edukacji rynku. RODO jest postrzegane jako problem, choć działa w interesie branży usług PR-owych. W praktyce reguluje obrót danymi i będzie wpływało na profesjonalizację rynku.

Źródło: InternetPR