Aby mieć pewność, że porządkowanie komputera nie przyczyni się do utraty danych, warto pamiętać o podstawowych wskazówkach:

Sprawdź kopię zapasową

Nim skasujesz niepotrzebne pliki i foldery z dysku, upewnij się, że kopia zapasowa działa prawidłowo. W 2014 roku aż 65 procent klientów Kroll Ontrack przyznało, że w momencie utraty danych posiadało kopię bezpieczeństwa, ale nie zadziałała ona prawidłowo: zawiodło oprogramowanie, automatyczne planowanie wykonywania kopii lub kluczowa informacja została utracona nim wykonano kopię zapasową. Dlatego przed usunięciem plików:

• Upewnij się, że kopie zapasowe są wykonywane regularnie, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

• Sprawdź raporty kopii zapasowych pod kątem ewentualnych komunikatów o błędach lub awariach.

• Przetestuj kopię zapasową, aby upewnić się, że kluczowe dane i pliki zostały zachowane w całości.

Ford Contributor / Shutterstock

Porządkuj rozsądnie

Współczesne dyski pozwalają na magazynowanie coraz większych ilości danych bez negatywnego wpływu na wydajność urządzeń. Średnia pojemność dysków trafiających do laboratoriów odzyskiwania danych Kroll Ontrack w 2014 roku wynosiła jeden terabajt, a więc wzrosła o 185 procent w ciągu ostatnich pięciu lat. Dzień Porządkowania Komputera nie musi wiązać się z masowym usuwaniem danych, lecz raczej z ich właściwą organizacją.

• Zacznij od pulpitu. Zapisywanie plików na pulpicie jest łatwym i szybkim, ale nieskutecznym sposobem organizowania danych. Poświęć chwilę na przeniesienie plików do właściwych folderów. Zwiększysz dzięki temu wydajność komputera i łatwiej znajdziesz w przyszłości potrzebne informacje.

• Sprawdź skrzynkę e-mail. Wielu użytkowników traktuje foldery „wysłane” i „usunięte” jako magazyny cennych plików, do których można sięgnąć np. aby zweryfikować historię ważnych konwersacji. Te foldery kryją jednak także wiele zbędnych e-maili, które jedynie spowalniają działanie systemu. Zacznij od posortowania wiadomości według rozmiaru i usuń największe, zbędne pliki. Następnie posortuj informacje według typu i wyeliminuj zbędne powiadomienia o przeszłych spotkaniach czy autorespondery. Kolejny krok – to posortowanie według kryterium odbiorcy, dzięki któremu usuniesz sporo spamu i nieistotnych wiadomości.

• Nie przesadzaj z ilością folderów. Możliwości wyszukiwania informacji są obecnie bardzo rozbudowane, więc nie musisz tworzyć skomplikowanej struktury folderów. Uprość codzienną pracę: ustal logiczny podział na zagadnienia czy projekty, stosuj konsekwentne nazewnictwo folderów i plików, a do zidentyfikowania potrzebnej ci w danej chwili informacji będziesz mógł wykorzystywać opcje wyszukiwania.

• Nie wpadaj w panikę. Jeśli podczas porządkowania komputera usuniesz kluczowe pliki pamiętaj, że jesteś w stanie je odzyskać. W tym celu możesz skorzystać z oprogramowania do samodzielnego odzyskiwania danych.

Czytaj także: 21% europejskich firm straciło istotne dane biznesowe z powodu zagrożeń wewnętrznych