W lutym Dziennik Internautów kilkakrotnie pisał o Systemie Rejestrów Państwowych, który stanowi jedną z większych zmian w działaniu polskich urzędów.

SRP - sprawę załatwisz w dowolnym urzędzie

Do tej pory każda gmina pracowała na odrębnym systemie, tzn. urzędnicy nie mieli dostępu do wszystkich danych zawartych m.in. w zbiorze PESEL czy ewidencji dowodów osobistych. Mieli dostęp jedynie do informacji o mieszkańcach gminy. Z tego właśnie powodu z wieloma prostymi sprawami trzeba było się zwrócić do urzędu w gminie, w której jesteśmy zameldowani. Dla wielu osób był to niemały problem. 

System Rejestrów Państwowych (SRP) połączy rejestry PESEL, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego w taki sposób, że urzędnicy będą mieli dostęp do wszystkich informacji zgromadzonych w kluczowych rejestrach państwowych. Dlatego możliwe będzie załatwianie prostych spraw urzędowych w dowolnej gminie. Urzędnicy będą pracowali w aplikacji ŹRÓDŁO, która jest prostym programem do przetwarzania danych gromadzonych w SRP. 

Dzięki tym zmianom:

• Dowód osobisty będziemy mogli wyrobić w wybranym, najbliższym urzędzie. MSW zapowiada też, że planuje uruchomienie w całym kraju możliwości sprawdzenia przez internet, czy dowód jest już gotowy do odbioru. 
• Będzie możliwość uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego w dowolnym mieście.

W sprawach załatwianych w urzędach stanu cywilnego odpisy nie będą już potrzebne. Niektóre akty stanu cywilnego, które do tej pory miały postać papierową, będą przenoszone do systemu stopniowo, np. przy okazji dokonania zmian w akcie lub żądania wydania odpisu. W praktyce obywatel nadal może udać się do dowolnego urzędu i poprosić o odpis. Będzie musiał zaczekać na dokument kilka dni, ale nie będzie musiał jechać do innego miasta.

Dziś chrzest bojowy

System Rejestrów Państwowych ruszył 1 marca. To była niedziela, zatem nie był to prawdziwy chrzest bojowy. Mimo to urzędnicy z niektórych gmin przyszli do pracy i wykonali pierwsze czynności za pośrednictwem nowego systemu. Jak podaje MSW, w czasie tych pierwszych prób zarejestrowano 31 aktów zgonu, 110 aktów urodzeń, 469 zameldowań na pobyt stały i nadano 112 numerów PESEL.

MSW przygotowało także procedury awaryjne i pomoc dla urzędników. Będą oni mogli zadzwonić pod specjalny numer, gdzie 25 konsultantów będzie odpowiadać na pytania. Ten Service Desk ma być czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00-19:00. Wczoraj Service Desk również uczestniczył w "rozruchu systemu", przyjmując pierwsze zgłoszenia. 

- Musimy pamiętać, że jutro wszystkie urzędy rozpoczną pracę w nowym systemie i w normalnym trybie z udziałem obywateli. SRP to jedno z najbardziej skomplikowanych rozwiązań informatycznych w Polsce. Każda wielka zmiana może nieść ze sobą początkowe trudności i komplikacje. Większość tak złożonych projektów potrzebuje czasu na ustabilizowanie, a użytkownicy na przyzwyczajenie się do niego - czytamy na stronie MSW.  

Jeśli chodzi o procedury awaryjne, to z punktu widzenia obywatela istotne jest jedno. Awaria systemu informatycznego nie powinna przeszkodzić w przyjęciu wniosku o dowód osobisty, w zastrzeganiu dowodu osobistego, rejestrowaniu nowo narodzonego dziecka albo w pochowaniu zmarłego. Urzędnicy powinni przyjmować wnioski i realizować je później, kiedy system będzie już dostępny. W przypadku śmierci urzędnik powinien dokonać odpowiedniego wpisu bezpośrednio na karcie zgonu, aby umożliwić pochówek. Akty urodzenia i zgonu mogą też zostać sporządzone w postaci papierowej. 

Zameldowanie i wymeldowanie też nie powinno być problemem w razie awarii. Urząd powinien przyjąć zgłoszenie i w przypadku zameldowania wydać odpowiednie zaświadczenie. Wydłużeniu może ulec czas przekazania odpowiednich danych do rejestru PESEL i w konsekwencji do rejestru mieszkańców.

Nowe dowody osobiste

Również od wczoraj obowiązuje nowy wzór dowodu osobistego. Te dokumenty nie będą zawierać adresu zameldowania, informacji o kolorze oczu i wzroście ani skanu podpisu posiadacza. Będą lepiej zabezpieczone.

UWAGA: Dotychczasowe dowody osobiste zachowają ważność do upływu terminów w nich określonych. Nie ma konieczności wymiany dokumentów.

W nowym dowodzie nie będzie adresu zameldowania. Oczywiście w wielu miejscach trzeba ten adres potwierdzić, ale zdaniem MSW powinna wystarczyć deklaracja petenta, że mieszka on pod danym adresem. Związek Banków Polskich poinformował, że nie będzie wymagał od swoich klientów zaświadczeń o zameldowaniu. Informację o adresie banki pozyskają z pisemnych oświadczeń.

Nie powinno być też problemów u notariusza. Może on przyjąć oświadczenie o adresie zamieszkania. Jeśli chodzi o załatwianie spraw na poczcie, to zgodnie z przepisami prawa pocztowego przesyłkę odbieramy pod adresem wskazanym przez nadawcę. Nie musi on być zgodny z adresem zameldowania. Jeśli listonosz zostawi awizo, przesyłkę odbierzemy we wskazanej placówce pocztowej. Tam potrzebujemy jedynie zweryfikować tożsamość odbiorcy, bez konieczności potwierdzania adresu.

Jeszcze raz powtórzmy, że wydane wcześniej dowody osobiste zachowują swoją ważność. Nowe dowody będą wprowadzane stopniowo, a urzędnicy i pracownicy różnych instytucji powinni mieć czas, by się do nich przyzwyczaić. 

Są też inne zmiany. Dzieciom będzie można bardziej swobodnie nadawać imiona i będzie możliwość brania ślubów poza urzędem. Poniżej film MSW przypominający o zmianach.