Wysyłanie faktur w formie załącznika do e-maila z firmowego adresu jest bardzo powszechne. Taki dokument może stanowić podstawę zaksięgowania kosztu w księgach rachunkowych, bo zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2011 r. rozporządzeniem Ministra Finansów* zrezygnowano z zamkniętego katalogu dopuszczalnych technologii przesyłania e- faktur.

Czytaj także: "Wymuszane" e-faktury jednak niezgodne z prawem

Również brak podpisu elektronicznego nie oznacza, że faktura nie może być traktowana jako dokument księgowy. Jest to dozwolony przez ustawodawcę, ale nie jedyny sposób zapewniający jej autentyczność oraz integralność. Można ją wystawiać i przesyłać w dowolnym formacie elektronicznym (m.in. PDF) oraz dostarczać w formie załącznika do e-maila. Niemniej jednak należy zagwarantować autentyczność pochodzenia dokumentu. Jest to pewność co do tożsamości osoby dokonującej dostawy towarów, usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza natomiast, że nie zmieniono danych, które powinna zawierać. Dlatego format musi zapewniać, że dane zawarte w dokumencie nie mogą zostać zmodyfikowane po wystawieniu dokumentu.

Przykład: Kontrahent wysyła fakturę w załączniku e-maila z firmowego adresu. Wymóg autentyczności jest spełniony, ponieważ jej odbiorca ma możliwość zidentyfikowania osoby, która dostarcza dokument, i potwierdzić, że dotyczy on towarów czy usług zakupionych od tego wystawcy. Natomiast zapisanie faktury w formacie pliku PDF gwarantuje, że żadne dane w niej zawarte nie mogą być zmanipulowane. W ten sposób zapewniona jest integralność jej treści.

Zgodnie z dyrektywą Rady UE2010/45/UE każdy podatnik ma prawo samodzielnie ustalić, w jaki sposób zapewni autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Można to zrobić za pomocą dowolnych metod kontroli biznesowych, które pozwolą ustalić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

* Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z2010 r.nr 249, poz.1661)

>> Czytaj także: Kochanie, sam będę prowadził księgowość, nie dam zarobić księgowej!