Bez względu na planowany czas i kształt powrotu do pracy w biurze, firmy muszą aktywnie zaangażować się w ten proces. On nie powinien być następstwem jednego maila, w którym wskażemy odgórne rekomendacje dotyczące tego, ile czasu pracownik powinien spędzać w przestrzeni biurowej. Kluczowa jest odpowiednia i wielotorowa komunikacja, ale też technologia i jasne przedstawienie korzyści wynikających z pracy w biurze. Warto też zweryfikować dotychczasową strategię środowiska pracy, a w razie konieczności napisać ją na nowo.

Pracodawcy chcą powrotu do biur

Z raportu CBRE „EMEA Office Occupier Sentiment Survey” wynika, że czas powrotu do biur odsunął się w czasie. Jeszcze w poprzedniej edycji badania większość firm zakładała, że pracownicy zaczną pracować w biurze w połowie 2021 roku. Ze względu na wariant Omicron było to niemożliwe. Plany przesunęły się na ten rok, ale pozostają aktualne.

Czytaj także: Regały przesuwne - elastyczne rozwiązanie dla archiwów, bibliotek i przestrzeni magazynowej

Zdecydowana większość przedsiębiorców (68 proc.) będzie promować regularny powrót do biur i to nawet od połowy tego roku. W przypadku co czwartej firmy ten proces już się rozpoczął, a 45 proc. wdroży go maksymalnie od końca czerwca. 1 na 6 przedsiębiorców nie narzucił ram czasowych, kiedy powrót do biura ma się wydarzyć. Jest to raczej proces, w którym pracownicy dostosują się do nowego trybu pracy. Istnieje kilka znaczących różnic sektorowych, bo blisko 80 proc. firm finansowych planuje bardziej regularny powrót do biura do połowy roku. Dla kontrastu ponad 1/3 firm technologicznych planuje ten proces, ale bez narzucania sobie określonych ram czasowych. 

Na razie pracownicy mają wybór

Firmy zdecydowanie stawiają na wybór a nie obowiązek. Tylko 6 proc. pracodawców wymaga od zatrudnionych powrotu do biur w pełnym wymiarze czasu pracy. Zdecydowana większość, bo 7 na 10 pracodawców zezwala na dobrowolny powrót do biura według uznania pracowników. 

Firmy zastrzegają jednak, że w przyszłości mogą zostać narzucone zasady dotyczące frekwencji w biurze. Cieszy mnie to, że pojawia się świadomość, że jest to raczej proces a nie rewolucja, niemniej z deklaracji pracodawców wynika, że powrót pracowników do biur jest konieczny. To sprzyja integracji, wymianie myśli i po dwóch latach wszyscy już za tym tęsknią.

Do powrotu do biur trzeba podejść z głową

Pandemia na stałe zmieniła rynek pracy i namieszała w priorytetach pracowników. Teraz liczy się dla nich cel, wybór i odpowiednie środowisko pracy. To, że firma ma konkretne cele, do których dąży, i daje swobodę pracownikom trzeba odpowiednio zakomunikować. I to właśnie komunikacja jest w opinii aż 63 proc. firm najważniejszym narzędziem, które ma pomóc w przeprowadzeniu procesu powrotu do biura. Chodzi tu o przejrzyste i bieżące wiadomości o tym, co i kiedy się wydarzy. Na drugim miejscu według 55 proc. przedsiębiorców znajduje się jasne komunikowanie strategii, a na trzecim zapewnienie takich samych doświadczeń pracy zarówno z domu jak i z biura (48 proc.). Przedsiębiorcy podkreślają również jakość doświadczeń biurowych (39 proc.) jako jeden z kluczowych elementów procesu powrotu do biur.

Pandemia była dla wszystkich szokiem i wychodzenie z niej będzie procesem składającym się z kilku faz. Właśnie obserwujemy jedną z nich, czyli powolny proces powrotu do biur. Przez ostatnie dwa lata firmy musiały szybko reagować, wysłać pracowników na home office, przeorganizować procesy, prowadzić zespoły zdalnie. Sytuacja się stabilizuje, chociaż jesteśmy nadal w procesie transformacji na wielu płaszczyznach: procesów, przekonań kulturowych czy stylu zarządzania.

Małgorzata Niewińska, szefowa działu środowiska pracy i zarządzania zmianą w CBRE